Automatizuota apskaita su „Robofina“ taupo laiką ir užtikrina tikslumą

„Labai svarbu akcentuoti, kad daugeliui įmonių trūksta drąsos pokyčiams dėl daugybės laukiančių iššūkių ir galimos nesėkmės į savo praktinę veiklą integruojant naują produktą, tačiau UAB „Apskaita visiems“ komanda imli ir atvira naujovėms. Naudojimasis „Robofina“ platforma jau dabar duoda praktinės naudos: reikšmingai taupomas laikas, sumažėjo žmogiškosios klaidos tikimybė, tobulinamos tokios kompetencijos kaip savarankiškumas, analitinis mąstymas, technologinis raštingumas bei sisteminis požiūris į duomenų valdymą, – tvirtina Dinas Geisleris, kompiuterių programinės įrangos kūrimo bendrovės „Effectus LT“ direktorius. – Pamatėme, kad šiame sektoriuje – įmonių finansinėje apskaitoje – galime ne tik pritaikyti anksčiau sukauptą patirtį, tačiau ir formuoti pažangų bei skaitmenizuotą finansų valdymą“.

UAB „Effectus LT“ keletą metų kūrė inovacijas švietimo įstaigoms, jos programomis tebesinaudoja Nyderlanduose. Tačiau, anot D. Geislerio, IT inovacijos į švietimo sektorių ateina labai lėtai, kai kurie kuriami produktai, kol įveikia visas biurokratines kliūtis, dar nepasiekę vartotojų jau būna „pasenę“.

„Kai UAB „Apskaita visiems“ pasidalino, su kokiais iššūkiais sistemingai susiduria, supratome, kaip pasitelkus IT inovacijas iš esmės būtų galima pakeisti duomenų surinkimą ir valdymą, o kompetencijų apjungimas gali duoti siekiamų rezultatų, – programos kūrimo užkulisiais dalinasi UAB „Effectus LT“ vadovas. –Tikslas – ne tik surinkti duomenis, bet ir padaryti taip, kad jie taptų naudingi buhalteriui, finansininkui, verslo vadovams.“

Iššūkiams ras sprendimų

Pavel Pochodnia, daugiau kaip 20 m. apskaitos paslaugas įmonėms teikiančios bendrovės „Apskaita visiems“ direktorius, teigia, kad sprendimas naudotis UAB „Effectus LT“ kuriamu produktu priimtas siekiant palengvinti ir pagreitinti apskaitos tvarkymo procesus.

„Mums gerai žinomi finansinės apskaitos vedimo procesai, spręstinos problemos, nuolat diskutuojame, kas ir kaip galėtų būti tobulinama, kad apskaita vyktų ne tik sparčiau, reikalautų mažiau darbo valandų tam tikriems veiksmams atlikti, bet ir didėtų tikslumas, būtų išvengiama klaidų, visos operacijos atliktos laiku, nes apskaitoje daug veiksmų pasikartoja, jie turi būti atlikti iki tam tikrų terminų, – pasakoja UAB „Apskaita visiems“ vadovas. – Šiandien puikiai suprantame, kad laikas yra ne tik pinigai, todėl jį darbe privalome išnaudoti maksimaliai tikslingai. Kai iškėlėme uždavinį, kaip pasitelkus IT mūsų darbe pasitaikančias didžiausias ir sudėtingiausias problemas išspręsti bei apskaitą atlikti sparčiau ir tiksliau, liko pasirinkti patikimus partnerius. Taip mūsų įmonėje atsirado ir į darbo procesus buvo integruotas „Robofina“ produktas.“

D. Geisleris prisimena, kad vienas iš didžiausių iššūkių buvo išsamiai išanalizuoti valstybės institucijų sistemas, kurioms ataskaitas privalo teikti finansinę apskaitą tvarkantys juridiniai ir fiziniai asmenys, išsiaiškinti, kaip iš skirtingų sistemų paimti reikalingus duomenis, jeigu reikia atlikti matematinius veiksmus bei kaip juos apdoroti ir atvaizduoti.

Padeda kurti nepriekaištingą reputaciją

„Dar vienas „Robofina“ tikslas – duomenis tinkamai ir vizualiai patraukliai pateikti įmonių vadovams ar ką tik veiklą pradėjusiam darbuotojui bei mažesnį finansinį raštingumą turinčiajam, kad jiems skaičiai būtų kuo labiau suprantami, net apskaitą menkiau išmanantieji galėtų lengviau juose orientuotis ir priimti pagrįstus sprendimus, – naujojo produkto privalumus atskleidžia kelių dešimtmečių buhalterinės apskaitos patirtį sukaupęs P. Pochodnia. – „Robofina“ taip pat padeda planuoti pinigų srautus ir laiku atlikti tam tikrus apskaitos veiksmus, pavyzdžiui, suskaičiuoti einamąjį mėnesį mokėtinus mokesčius.“

UAB „Effectus LT“ vadovas atkreipia dėmesį, kad, „Robofina“ ir toliau tobulinama, vystoma, nes įmonių finansinėje apskaitoje nuolat atsiranda pakeitimų, naujovių, taip pat privaloma atsižvelgti į besikeičiančius įstatymus, kitus norminius aktus, kurie susiję su mokesčiais, ir pan. Šiuo metu „Robofina“ duomenis renka iš 4 valstybės informacinių sistemų: „Sodros“ Elektroninės draudėjų aptarnavimo sistemos (EDAS), Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) Elektroninio deklaravimo sistemos (EDS), VMI Išmaniosios mokesčių administravimo (i.MAS) sistemos posistemio i.SAF ir Valstybės duomenų agentūros e. Statistikos portalo, o ateityje planuojama ir iš VĮ Registrų centras.

„Ne mažiau svarbu, kad šiuo metu viešai galime rasti daug duomenų apie įmones, jų veiklą, mokamus mokesčius, atsiskaitymus ir t. t. O tai susiję ir su įmonių reputacija, patikimumu. Tai dar vienas UAB „Effectus LT“ sukurto produkto tikslas – padėti įmonėms nepražiopsoti mokesčių mokėjimų, VMI, „Sodrai“ ir kitoms valstybės institucijoms, laiku atsiskaityti su partneriais, darbuotojais ir kurtis patikimos įmonės reputaciją, – pasakoja UAB „Apskaita visiems“ direktorius. – Šį produktą pasitelkusiai įmonei jis leidžia realiu laiku stebėti, ar ji laiku atlieka mokėjimus bei kitus įsipareigojimus, ar pervesta tiksli suma, ar operacija nesutriko dėl interneto trikdžių ar sistemų nesusikalbėjimų, t. y., kad „skola“ neatsirastų dėl žmogiškosios ar techninės klaidos.“

P. Pochodnia primena, kad už ne laiku sumokėtus mokesčius, deklaracijų pateikimus ne tik gresia baudos, bet ir įmonė nurodoma kaip skolininkė, o tai jai neprideda pasitikėjimo.

„Robofina“ kontroliuoja darbus

„Pavyzdžiui, UAB „Apskaita visiems“ buhalterines paslaugas teikia daugiau kaip 400 įmonių. Kai naudojame UAB „Effectus LT“ sukurtą programą, net jei kažkuris darbuotojas atostogauja ar susirgo, jo kuruojamos įmonės apskaitą perėmęs kitas darbuotojas sistemoje mato, kokias operacijas privaloma atlikti. Be to, darbuotojams nereikia prisijungti prie visų 400 įmonių valstybės informacinėse sistemoje, nes programa nurodo, kuriai įmonei kokius veiksmus privaloma atlikti, – akcentuoja P. Pochodnia. – Akivaizdu, kad „Robofina“ naudinga ir įmonių grupėms, nes taip pat leidžia racionaliai perduoti darbus ne tik esamiems kolegoms, bet ir ką tik jais tapusiais, nes programa vienoje platformoje preciziškai nurodo, kokie veiksmai kokiai įmonei privalo būti atlikti.“

Alina Pochodnia, UAB „Apskaita visiems“ projektų vadovė, akcentuoja, kad su „Robofina“ išspręsta sisteminio išskaidymo problema, nes ataskaitos teikiamos keliose informacinėse sistemose, o naudojant naująjį sprendimą viską galima matyti vienoje vietoje, pagal duomenų sritį, kiekvienas vartotojas gali matyti jam priskirtas įmones ir su jomis susijusius duomenis, t. y. galimas vartotojų teisių valdymas.. Tai ypač svarbu apskaitos paslaugas teikiančioms bendrovėms, nes „Robofina“ kontroliuoja operacijas ir padeda išvengti galimų žmogiškųjų klaidų.

„Pavyzdžiui, apskaitą tvarkantis asmuo sukelia duomenis vadovui, kad jis sumokėtų mokesčius, bet šis reikalingo mygtuko nepaspaudė, pamiršo. Tai mato apskaitos specialistas ir gali informuoti vadovą apie nesumokėtus mokesčius“, – pasakoja A. Pochodnia.

„Robofina“ naudinga ne tik apskaitos specialistams, bet ir visiems įmonių bei jų padalinių vadovams, nes visi duomenys pateikiami čia ir dabar – realiu laiku – vienoje platformoje.

Kai apskaitą siekiam atlikti preciziškai ir su mažiausiomis sąnaudomis

UAB „Effectus LT“ vadovas atkreipia dėmesį, jog „Robofina“ dar naudinga ir tuo, kad apskaitos specialistui padeda susiplanuoti darbo dieną, nes atėjęs į darbą jis mato, kokiai įmonei kokius veiksmus privalės atlikti šiandien ar šią savaitę, mėnesį, ketvirtį bei kokia seka. O jei mato, kad visų numatomų darbų atlikti nespės, gali kreiptis pagalbos į kolegą, kuris taip pat matys, kokius darbus turi atlikti. Taip naudojantis „Robofina“ taupomas laikas ne tik aiškinantis, kokius darbus privalu nuveikti, bet ir negaištamas laikas į pagalbą atėjusiam kolegai aiškinant, ką jam reikia dirbti. Personalo vadovai taip pat gali matyti informaciją apie suteiktus nedarbingumo pažymėjimus ir realiuoju laiku paskirstyti darbus tarp įmonės darbuotojų, planuoti dienos, savaitės darbus.

„Pasitelkus „Robofina“ ne tik garantuojama, kad visi apskaitos darbai bus atlikti laikantis terminų, dokumentai priduoti ir mokėjimai atlikti laiku, bet ir viskas atlikta efektyviai, tiksliai, su mažiausiomis laiko sąnaudomis, – pats naudojantis „Robofina“ konstatuoja UAB „Apskaita visiems“ direktorius. – Matome, kad UAB „Effectus LT“ sukurtas inovatyvus produktas teikia didelę vertę ne tik tokioms įmonėms kaip mūsų, kurios teikia apskaitos paslaugas kitoms bendrovėms, bet ir kelias ar keliasdešimt bendrovių jungiančioms įmonių grupėms – jų apskaitos specialistams ir finansų, padalinių bei aukščiausios grandines vadovams.“

„Robofina“ numatyta plėtoti toliau atsižvelgiant į įmonių, kurios juo naudosis, atsiliepimus ir poreikius, o taip pat valstybės institucijų poreikius ir reikalavimus, besikeičiančius norminius aktus ir kitus veiksnius, kurie turi įtakos įmonių finansinei apskaitai. Tuo pačiu UAB „Effectus LT“ direktoriaus nuomone, net ir pasiekus apskaitos robotizavimo maksimumą išliks poreikis apskaitos specialistui, nes robotai negebės atlikti kai kurių darbų, kuriems reikalinga žmogiška patirtis, mąstymas, „minkštosios“ kompetencijos. „Tačiau vienareikšmiška – dėl robotizacijos ateityje buhalterio vaidmuo įmonėje kis: mažės mechaninio darbo, svaresnę reikšmę turės jo patirtis, kompetencijos“, – įsitikinęs D. Geisleris.

UAB „Apskaita visiems“ direktorius P. Pochodnia pritaria minčiai, kad automatizacija gerokai pakeis apskaitos specialistų įmonėse darbus, ypač techninius. Bet nepakeis pačių specialistų, kurie gali kūrybingai ir žmogiškai įvertinti įvairias situacijas, įmonių vadovams padėti priimti racionalius sprendimus, geriau atsižvelgti į įmonių ne tik dabarties, bet ir ateities poreikius, vystymo vizijas, tikslus, vertės kūrimą.