Verslo kelionėse galima ir sutaupyti

Metų pabaigoje įmonių vadovams planuojant bendrovių biudžetus, kelionių agentūros mano siūlančios būdą, kaip tinkamai parengus įmonių kelionių politiką galima sutaupyti iki ketvirtadalio kelionėms ir komandiruotėms skiriamų lėšų.

GREIČIAU
Planuojant verslo keliones ar komandiruotes visada laimi "ankstyvieji vyturiai".

BIUDŽETAS
Verslo kelionės Lietuvoje,
%
Kelionės bilietai, nakvynės viešbučiuose 50
Susitikimai, kitos organizacinės išlaidos užsienyje 24
Kelionių agentūros administracinės išlaidos 3
Įmonės vidinės sąnaudos 23
Šaltinis: "Estravel Vilnius" „Analizuodami verslo kelionių biudžetus, pastebime, kad apie 50% jų lėšų skiriama skrydžių bilietams ir nakvynėms viešbučiuose apmokėti. Tai „matomiausia
“ išlaidų dalis, kurią verslininkai pirmiausia ir siekia sumažinti, - teigia Žydrė Gavelienė, kelionių agentūros „Estravel Vilnius“ direktorė. - Todėl dažnai pamirštama atidžiau panagrinėti likusią kelionių išlaidų dalį.“
Pasak jos, apie 24% kelionių išlaidų sudaro susitikimų, vizitų, įvairių pristatymų organizavimas užsienio valstybėse. „Šią dalį galite sumažinti, jei organizacinius rūpesčius iš anksto patikėsite kelionių agentūrai. Tokiu atveju nuvykus į komandiruotę neteks rūpintis, kur išsinuomoti mašiną, salę susitikimams, į kurį restoraną verta kviesti verslo partnerius, kada jame reikėtų rezervuoti staliukus“, - mušasi į krūtinę kelionių organizatorė.
Patardama rinktis agentūrą, ji aiškina, kad visas išlaidas, patiriamas buvimo užsienyje metu, dėl Lietuvos mokesčių sistemos yra patogiau įforminti kaip bendrą kelionės sąskaitą. Be to, beveik 23% kelionių biudžeto sudaro įmonės vidinės sąnaudos, tęsia pašnekovė. Tai darbuotojų laikas, gaištamas atrenkant ir tvirtinant tinkamą kelionės pasiūlymą, informacijos paieška, įvairių dokumentų tvarkymas prieš kelionę ar pateikiant juos buhalterijai. „Šių išlaidų galima beveik išvengti įmonėje parengus ir patvirtinus aiškią kelionių politiką“, - sako ji.
Kaip pavyzdį „Estravel Vilnius“ direktorė pateikia atvejį, kai agentūra gali padėti vadovams parengti akcininkams skirtą ataskaitą dėl kelionių bei komandiruočių išlaidų.
Kuo anksčiau
Taip pat, pasak p. Gavelienės, verslo kelionėse laimi „ankstyvieji vyturiai“ – žinant iš anksto, kad įmonės atstovai vyks į parodas ar tam tikrus tradicinius renginius, galima labai daug sutaupyti, teigia ji. Šarūnas Gurklys, kelionių organizatoriaus „Holiday Link“ direktorius, pateikia tris būdus, kaip sutaupyti keliaujant, ir nors jie tinka kalbant apie visų tipų keliones, jo manymu, ypač aktualu tai verslo kelionėms. „Daugiausia sutaupoma perkant bilietus likus bent 4 mėn. prieš skrydį, draudžiantis ar naudojantis aviakompanijų lojalumo paslaugomis, - sako jis. - Pastarasis būdas pasiteisina tik tada, kai visiems skrydžiams renkiesi tą pačią skrydžių bendrovę, o surinkęs tam tikrą kiekį lojalumo taškų, gali skristi pigiau ar nemokamai.“
Ponas Gurklys pateikia pavyzdį, kad rudenį perkant bilietą pavasario skrydžiui galima sutaupyti iki 30% ar iki 1.000 Lt bilieto kainos. Apsidraudus, pasak jo, dar papildomai gali išlošti, jei tavo iš anksto nusipirkta kelionė vėliau siūloma paskutinės minutės principu. Tada skrydžių bendrovė grąžina skirtumą.
Ponia Gavelienė priduria, kad dar yra ir kitų specifinių detalių, žinomų ne kiekvienam verslo keliautojui. Pavyzdžiui, jei jūsų planai keičiasi ir į kelionę nebevyksite, galite susigrąžinti oro uosto mokesčius, kurie įprastai sudaro apie 16% bilieto kainos.