Jei darbostogų planas A ima braškėti: kokį vaidmenį atlieka organizatorių partneriai vietoje?

Kodėl darbostogoms būtinas „tikslus žinojimas“, o ne „turėtų tikti“?

Asmeninės kelionės logika „pabandysim – prisitaikysim“ darbo kelionėse kainuoja per daug: laiko, nervų ir reputacijos. Priešingai nei pramoginėje išvykoje, čia svarbios ne tik „žvaigždutės“ ar gražios nuotraukos, bet ir triukšmo lygis konferencijų erdvėje, faktinis Wi-Fi stabilumas piko metu, salių ergonomika, elektros lizdų išdėstymas, kambarių konfigūracija (dvigulės ar atskiros lovos) ir realus viešbučio pasirengimas priimti grupę, o ne pavienius turistus. 

O toks tikslumas neatsiranda iš „Google“ paieškos: jo šaltinis yra žmonės vietoje, su kuriais turite ryšius, todėl organizuojant darbostogas geriausia yra turėti partnerių vietoje, į kurią vykstama. Darbostogoms neužtenka „užsakyti kambarį“ – reikia turėti kam skambinti, kai pasikeičia atvykimo laikas, kai salėje prireikia papildomos įrangos ar kai grupė netelpa į suplanuotą restoraną.

„Darbostogos nėra paprasta kelionė – tai darbas ar buvimas su kolegomis kitoje aplinkoje. Todėl „tiks“ ar „bus gerai“ čia neveikia. Dėl to kiekvieną sezoną skiriame laiko apžiūrėti viešbučius iš anksto, susitikti su vadybininkais ir megzti naujas partnerystes su vietos kelionių žinovais ir organizatoriais. Tai nėra „gražu/negražu“ pratimas – kalbame apie komandos produktyvumą. Partnerystės reiškia tiesioginį kontaktą su sprendimų priėmėjais, o ne su bendru el. paštu. Jei reikia pakeisti salę, perstumdyti dienotvarkę, pakeisti ekskursiją, vakarienės vietą, tai daroma valandomis, o ne dienomis. Trumpai tariant, vietiniai partneriai – tai praktinis būdas iš „žinome“ pereiti į „galime padaryti dabar“, kai to labiausiai reikia “, – sako Giedrė Kunigonė, „OnWorkation by AirGuru“ darbostogų organizavimo komandos vadovė.

Kaip atsiranda pasitikėjimas vietoje: Malagos atvejis

G. Kunigonė pasakoja, kad darbostogų organizatoriaus vienas svarbiausių privalumų yra būtent tvirtos partnerystės su tose šalyse ir tuose miestuose dirbančiais skirtingais savo sričių specialistais: nuo gidų, ekskursijų organizatorių iki viešbučių vadybininkų. „OnWorkation by AirGuru“ atstovė sako, kad vieną tokių stiprių partnerysčių yra užmezgusi su gide Andalūzijoje, Ispanijoje, Elena Sanchis.

„Prisimenu, kad susipažinome FITUR – tarptautinėje turizmo parodoje Madride. Tąkart „OnWorkation by AirGuru“ ieškojo naujo partnerio Malagoje darbostogų grupėms. Pradėjome nuo mažų bendradarbiavimų, be sudėtingos logistikos ir su aiškiai pamatuojamais rezultatais. Vėliau kartu ėmėme priimti ir gerokai didesnes grupes, su platesnėmis programomis. tai partnerystė, kuri duoda vertę visoms pusėms ir auga kartu su patirtimi. ta patirtis sukuria abipusį pasitikėjimą, o pasitikėjimas – tvarų darbą“, – sako Elena Sanchis, oficiali Andalūzijos gidė, „Plan A“ vadovė – „OnWorkation by AirGuru“ partnerė Malagoje.

Pasak jos, darbostogos nėra vien laisvalaikio kelionė ir joje būtina ne tik gebėti subalansuoti grupės poreikius, bet ir spręsti iššūkius čia ir dabar, kai jie atsiranda: „Vietinis kontaktas veikia kaip partneris vietoje. Jis pažįsta tiekėjus ir žino, kurie restoranai turi autentišką virtuvę bei tikrai gerą aptarnavimą grupėms. Jis žino, kurių valandų geriau vengti dėl spūsčių ir kur yra tokie kampeliai, kurių nerasite jokiose giduose. Jis gali numatyti problemas – transporto streikus, vietines šventes, vėlavimus – ir adaptuoti programą „čia ir dabar“. Jis tampa visų tiekėjų „vienu langeliu“. Tai taupo laiką ir stresą organizatoriui, o svarbiausia – užtikrina dalyviams turiningesnę ir autentiškesnę patirtį“.

Jai antrina ir G. Kunigonė: vietiniai partneriai nėra „pagalbininkai“, tai – projekto tąsa ten, kur sprendimai priimami gyvai, nes darbostogų sėkmę dažnai lemia laiko, atstumų ir mikroklimato realybė, o ne „vidutinis“ planas.

„Organizuojant darbostogas skirtumą padaro detalės. Kartu su partneriais vietoje esame keitę maršrutų laikus taip, kad išvengtume rytinių spūsčių į miestą ir didžiausios kaitros žygiuose – grupės mėgavosi veiklomis be streso ir kur kas patogesnėmis sąlygomis. Kitais atvejais paankstindavome ar atidėdavome turą, kad nesusidurtume su vietiniu renginiu, dėl kurio kai kurios vietos būtų uždarytos – taip dalyviai gavo pilną patirtį, o ne kompromisą. Esame adaptavę užsakytas ekskursijas, nes realūs atstumai dėl kelių būklės būtų „suvalgę“ pusę dienos. Iš anksto rekomenduodavome tinkamą aprangą, kai žinojome, jog rytoj temperatūra kris dešimčia laipsnių. Tai mažos, bet esminės sprendimų grandys, kurios vizitą paverčia sklandžia, patogia ir įsimintina patirtimi visiems“, – G. Kunigonė.

Pasak jos, darbostogoms tikslus žinojimas nėra prabanga, tai – higiena: patikrintos erdvės, realūs kontaktai vietoje ir žmonės, kurie sprendžia čia ir dabar: „Asmeninėms atostogoms tinka improvizacija; darbostogoms reikia partnerių ekosistemos, kuri mažina rizikas ir didina vertę. Būtent todėl klausimas „savarankiškai ar su partneriais?“ dažniausiai turi paprastą atsakymą: kai svarbus darbas ir komanda, renkatės ne sėkmę, o kontrolę“.