Kad darbostogos nevirstų galvosopiu: ką žinoti jas organizuojant svarbiausia?

Kai kartais prireikia vežtis visą biuro įrangą

„Jau organizavome penkias darbostogas, šiuo metu planuojame šeštas. Esame turėję įvairių formatų, anksčiau stengdavomės dienomis dirbti, o pramogauti vakarais bei savaitgaliais, tačiau supratę, kad atsakingai planuodami laiką iš anksto galime susiorganizuoti darbostogas beveik be darbų ir koncentruotis tik į komandos stiprinimą, dabar renkamės tokį formatą. 

Dirbame keliose šalyse ir pilnai nuotoliu, darbostogos tampa vieninteliu būdu visiems susitikti vienoje vietoje. Būna, kad žmonės toje pačioje komandoje dirba kurį laiką, bet niekada nėra gyvai matęsi, tai įsivaizduokite, kiek džiaugsmo teikia pagaliau realiai susitikti ir pasikalbėti“, – pasakoja Ieva Puodžiukaitė, „Cloudvisor“ plėtros vadovė. 

Jai antrina ir Giedrė Kunigonė, darbostogas organizuojančios komandos „OnWorkation by AirGuru“ vadovė:  „Darbostogų sąvoka yra labai plati: vieni renkasi išvykti į kitą šalį ir ten skirti nemažai laiko realiam darbui, o pramogauti tik vakarais, kiti daugiau turistauja, pramogauja, treti – fokusuojasi į tobulėjimą, klausosi užsienio lektorių paskaitų, kurias jiems organizuojame. Ir visa tai drąsiai galima vadinti darbostogomis. Vis dėlto norint, kad darbostogos pavyktų, reikia aiškiai žinoti įmonės lūkestį jų formatui bei apgalvoti labai daug aspektų. Pavyzdžiui, būna įmonių, kurios nori pilnavertiškai dirbti išvykos metu ir į darbostogas skraidinasi savo kompiuterius, monitorius; darbostogų vietoje turi darbo erdves, atitinkančias visus įmonės reikalavimus. Negana to, organizuodami tokias darbostogas visada žinome, kuriuose viešbučiuose yra konferencijų salės su tikrai geru internetu, o atsargai turime papildomus modemus. Darbostogos yra gerokai daugiau nei tik skrydžių bilietų ir viešbučio užsakymas, apgalvoti reikia labai daug detalių“.

Klientai supranta, kad poilsis reiškia gerą darbo kokybę

Paklausta, kaip klientai reaguoja, kai visa įmonė pasiima atostogų kelioms dienoms, nes vyksta į darbostogas, Ieva Puodžiukaitė pasakoja, kad tai šiandien yra priimama itin pozityviai. „Darbostogas planuojame labai iš anksto. Šiuo metu esame nusprendę, kad per metus organizuojame dvejas darbostogas, mūsų verslas turi labai aiškų cikliškumą, tad galime numatyti ramesnius periodus ir jų metu iš anksto paskirti datą komandos išvykai. 

Tokiu būdu galime susiplanuoti darbus taip, kad darbostogų metu nebūtų likę nepabaigtų galų; klientus informuojame iš anksto, nurodome, kad esant ekstra atvejams, visada esame pasiekiami. Ir iki šiol iš klientų sulaukėme tik teigiamų reakcijų: verslas šiandien supranta, kad gerai dirbti gali tik motyvuoti, pailsėję žmonės, supranta tai ir klientai, todėl linki pailsėti, seka mūsų nuotykius socialiniuose tinkluose, džiaugiasi matydami mus visus vienoje vietoje. Viskas atsiremia į atsakingą planavimą, o kai toks egzistuoja ir bendrovė veikia kaip geras laikrodis, galima rasti laiko ir darbostogoms, skirtoms komandiškumui ir poilsiui“, – pasakoja  „Cloudvisor“ plėtros vadovė. 

Vis dėlto ne visos bendrovės gali sau leisti visą komandą kelioms dienoms „atleisti“ nuo darbų, tačiau ir tokiais atvejais sprendimų yra. „Yra įmonių, kurios negali vienu metu išsivežti viso kolektyvo į užsienį, pavyzdžiui, įvairios gamybinės bendrovės, klientų aptarnavimas ir panašiai. Sprendimų yra ir tokiais atvejais: galima per metus organizuoti kelias darbostogas ir vežti darbuotojus komandomis, nebūtina, kad visa komanda išvyktų vienu metu“, – patarimais dalijasi „OnWorkation“ vadovė.

embedgallery::https://foto.vz.lt/embed/2563?placement=

Savarankiškas organizavimas gali kainuoti ne tik pinigų, bet ir klaidų

„Cloudvisor“ plėtros vadovė pasakoja, kad su kiekvienų darbostogų organizavimu, tai daryti tampa vis lengviau: „Darbostogas nuo sprendimo jas rengti iki galutinių kelionės planų patvirtinimų kartu su jas organizuojančiais partneriais suplanuoti galima ir per porą mėnesių, tačiau dabar tam skiriame daugiau laiko, nes nenorime verstis per galvą. Niekada nesiėmėme tokios biuro kelionės organizuoti patys, nes suprantame, kad tai nėra paprasta, reikalauja daug žmogiškųjų, laiko resursų. Negana to, manau, kad jei imtumėmės organizuotis patys, be šitą darbą išmanančių specialistų, ne tik, kad pridarytume daug klaidų, bet ir sumokėtume daug daugiau. Dėl to nuo pirmų darbostogų kreipėmės į „OnWorkation“: jie žino, kurie viešbučiai atitinka mūsų lūkesčius, gali be problemų suorganizuoti ir sustyguoti skrydžius kolegoms iš visų šalių, pasirūpina absoliučiai visomis detalėmis, išgirsta visus mūsų norus ir mums lieka tik atvykti“.

Pasak I. Puodžiukaitės, kryptį darbostogoms įmonės viduje parenka vadovai, po kiekvienų darbostogų yra renkamas grįžtamasis ryšys tam, kad kita išvyka būtų dar geresnė už buvusią: „Patys darbuotojai pasako, ko jie tikisi ir norėtų iš darbostogų. Štai vieną kartą daugelis sakė, kad norėtų daugiau laiko praleisti tokioje įmonės išvykoje, todėl dabar ketiname organizuoti kiek ilgesnes darbostogas. Suformulavę savo lūkesčius, apsibrėžę biudžetus juos nešame „OnWorkation“, o jų komanda grįžta su keliais pasiūlymais, iš kurių renkamės mums tinkamiausią, koreguojame, kol galiausiai priimame visus sprendimus“.

„OnWorkation“ vadovė Giedrė Kunigonė pasakoja, kad jų kaip darbostogas organizuojančios komandos pagrindinis tikslas yra išgirsti ir atliepti klientų lūkesčius: „Darbostogų organizavimas yra sudėtingas mechanizmas: čia veikia daugybė trečiųjų šalių: oro linijos, viešbučiai, pervežimai, pramogų, ekskursijų užsakymai. Ir tai tėra darbostogų techninis rėmas, šalia to veikia žmogiškasis faktorius: ko komanda iš tiesų nori? Kas jai patiktų? Darome daug ekstra žingsnių, nes norime, kad visa komanda grįžtų pilna įspūdžių ir gerų emocijų, nes juk tam ir organizuojamos darbostogos. Tad mūsų komanda laiko darbostogas ant savo pečių, kad į jas vykstančiai įmonei nereikėtų sukti galvos apie nieką“.