Ne Džeimsas, bet visgi Bondas: skaitmeninis asistentas HR ryšiams stiprinti

Šūsnys popierių, neišvengiamos klaidos juos tvarkant, o dar baisiau – pasimetę ar pamiršti dokumentai. Visa tai gerai pažįstama personalo reikalus tvarkantiems įmonės specialistams. Kaip ir nesibaigiančios darbuotojų užklausos dėl atostogų likučio ar ilgai besitęsiantis supažindinimo su naujomis tvarkomis procesas renkant visų kolegų parašus. Skaitmeninis asistentas „Bond HR“ ne tik gali visas šias sekinančias procedūras supaprastinti, bet ir gerokai palengvinti komunikaciją įmonės viduje. 

„Ieškojome sprendimo, kaip lengviau ir efektyviau valdyti atostogų suteikimo dokumentus, administruoti darbuotojų skirtinguose miestuose prašymus. Buvome turbūt vieni pirmųjų, į pagalbą pasitelkusių šį virtualų HR asistentą, ir sėkmingai juo naudojamės. Jis labai palengvino mūsų kasdieninę rutiną: įprastas dokumentų šūsnis pakeitė trumpi prisijungimai prie platformos, o sutaupytą laiką skiriame bendravimui su kolegomis ir kitiems kūrybiniams darbams“, – apie „Bond HR“ kalba Erika Pareigytė, interjero sprendimų bendrovės „Dubingiai“ personalo vadybininkė. 

Mažiau rutinos ir popierių, daugiau – tvarumo ir vertės 

Platforma „Bond HR“ – žmogiškųjų išteklių valdymo asistentas, ateinantis į pagalbą administruojant įmonės personalo reikalus: planuojant atostogas ir kitus laisvadienius bei komandiruotes, supažindinant darbuotojus su vidaus dokumentais, derinant pamainų ar nuotolinius darbo grafikus ar tvarkant ligonlapius. Jis naudingas absoliučiai visiems įmonės darbuotojams, nes supaprastina dokumentų pildymo, derinimo ir pateikimo procedūras. Tačiau daugiausia vertės neabejotinai šis įrankis atneša personalo specialistams, buhalteriams ir vadovams. 

Virtualus padėjėjas leidžia išsivaduoti iš šūsnių popierinių dokumentų, jų tikrinimo ir suvedimo į sistemą, visa tai pakeisdamas nesudėtingu skaitmeniniu procesu. Atostogų prašymą užpildyti pakaks trijų pelės paspaudimų, o supažindinti įmonės darbuotojus su nauja tvarka – ir vieno spustelėjimo, kuriuo visiems bus išsiųstas naujas dokumentas. Sistemoje galima peržiūrėti, kiek žmonių su nauju dokumentu susipažino, o tiems, kurie delsia, automatiškai primenama apie neperžiūrėtą dokumentą. Atitinkamai paprasta ir tvirtinti prašymus, komandiruočių planus ar kitus anksčiau kur kas daugiau laiko ir derinimo reikalavusius darbus. 

„Bond HR“ ne tik palengvina rutininį darbą ir supaprastina užduočių atlikimą. Sistema „žino“, kiek atostogų, mamadienių ir tėvadienių priklauso kiekvienam įmonės darbuotojui, turi visų bendrovės žmonių darbo, atostogų bei komandiruočių grafikus ar nedarbingumo laikotarpius. Tai – tarsi momentinė įmonės darbuotojų užimtumo nuotrauka su visa reikalinga informacija. Dėl to pastebimai sklandesnis tampa bendradarbiavimas įmonės viduje, ypač, kai reikia tarpusavyje susiderinti atostogų, komandiruočių ar susitikimų grafikus. 

Pavyzdžiui, matant prieš akis viso skyriaus arba įmonės darbuotojų atostogų planą, daug lengviau organizuoti bendrus darbus. Nuotolinio darbo grafikai leidžia išsyk įvertinti, kuri diena tinkamiausia gyvam susitikimui biure aptarti bendrus projektus su kolegomis. Ir net padeda optimaliau valdyti biuro poreikius, užtikrinant, kad jame būtų pakankamai vietos tuomet, kai jos labiausiai reikia. Sąsaja su „Sodra“ įgalina „Bond HR“ gauti greitą ir tikslią informaciją apie darbuotojų nedarbingumą, taigi galima efektyviau organizuoti bendrą darbo grafiką, perdėlioti jau suplanuotus darbus ir tikslingai reaguoti į numatomą darbuotojų trūkumą. 

„Bond HR“ gerokai  supaprastino kasmetinių atostogų ar kitų darbuotojams suteikiamų laisvų nuo darbo dienų suteikimo procedūras. Pateiktas prašymas sistemoje matomas iškart, todėl galima greičiau ir efektyviau organizuoti darbus bei atliepti darbuotojų poreikius. Labai palengvėjo ir bendravimas su įmonės padaliniais. Turime 10 nutolusių padalinių ir dokumentus archyvuojame tik originalius, todėl dokumentų siuntinėjimas ir jų sutikrinimas užimdavo tikrai daug laiko. Dabar viskas yra vienoje virtualioje sistemoje ir matoma realiu laiku“, – pasakoja didmenine prekyba užsiimančios ir interjero salonus Lietuvoje valdančios UAB „Dubingiai“ personalo vadybininkė. 

Visada pasiekiamas 

Jau beveik metus „Bond HR“ naudojantys „Dubingių“ specialistai sako ne tik lengviau susidorojantys su kasdienėmis užduotimis ir sklandžiau bendraujantys tarp skyrių. Pasak E. Pareigytės, džiugina ir tai, kad sistema intuityvi ir naudotis virtualaus asistento paslaugomis išties nesudėtinga. 

„Prisijungėme prie „Bond HR“ labai lengvai ir greitai, be didesnių iššūkių susikėlėme visus reikalingus duomenis. Pradėjome nuo kasmetinių atostogų modulio ir sėkmingai jį naudojame įmonės veikloje.Matome, kaip produktas vystomas, ir kartais stebimės, kad tai vyksta itin sparčiai ir atidžiai, išanalizuojant kiekvieną individualų atvejį“, – sako daugiau nei 100 darbuotojų turinčios įmonės specialistė. 

Įmonių vadovai ir žmogiškųjų išteklių specialistai vertina ir tai, kad „Bond HR“ informuoja apie svarbias darbo santykių reguliavimo naujienas: Darbo kodekso pokyčius, naujausią teismų praktiką. Visus šiuos pasikeitimus lydi išsamus vienos profesionaliausių verslo ginčų advokatų kontoros teisininko komentaras. Virtualus asistentas naudotojams siūlo daugiau nei 120 teisininkų parengtų bei nuolat atnaujinamų dokumentų formų, o kilus nestandartinei situacijai – ir galimybę pasikonsultuoti su teisininku. 

„Ir, žinoma, labai patogu, kad prie „Bond HR“ galima prisijungti iš bet kur. Įmonės darbuotojai taip pat gali būti bet kurioje pasaulio vietoje, bet dokumentais apsikeičiama iškart, kai jie įkeliami į sistemą. Tai didelis privalumas, kai komanda dirba nuotoliu arba skirtinguose miestuose, kaip mūsų atveju“, – sako E. Pareigytė. 

Išbandyti nemokamai „Bond HR“ galite HRasistentas.lt