Vadovauti nuotoliniu būdu reikia naujų įgūdžių

Publikuota: 2020-11-15
Įmonės nuotr.
svg svg
Įmonės nuotr.
Efektyvios vadybos praktikų „Nortus“ įkūrėjas ir vadovas

Nuotolinio darbo tema šiais metais aptarinėjama kaip niekad aktyviai. Daug bendrovių džiaugiasi pradėjusios dirbti distanciniu būdu, tačiau iš vadovų toks darbo stilius reikalauja kitokių įgūdžių. Mūsų įmonė jau dešimt metų veikia išskirtinai nuotoliniu būdu, todėl nutarėme pasidalinti vadybos praktikomis, kurios padeda ir pasiekti rezultatų, ir puoselėti organizacijos kultūrą.

Kompiuteris, vaizdo kamera ir ausinės – tai tik minimaliausios darbo priemonės, kurių reikia pradedant dirbti nuotoliniu būdu. Įmonės vadovui kur kas svarbiau pasirūpinti kitais įrankiais, padedančiais teisingai planuoti darbus, stebėti rezultatus, laiku pastebėti ir ištaisyti trūkumus, taip pat užtikrinti darbuotojų tobulėjimą ir stiprinti komandinę dvasią. Praktiškai įgyvendinti šias užduotis sėkmingai padeda „Congruence“ vadybos modelis, sukurtas Harvardo universiteto profesoriaus Michaelio Tušmano (Michael L. Tushman). Šio modelio esmė – užtikrinti nuoseklų įmonės strategijos įgyvendinimą ir numatytų rezultatų pasiekimą, pasirūpinant keturiais esminiais elementais: efektyviu darbo organizavimu, struktūra, žmonėmis ir organizacine kultūra. Nuotoliniu būdu įgyvendinti „Congruence“ modelį dar sunkiau nei kasdien susitinkant įmonėse, tačiau tinkami principai ir įrankiai padeda tai padaryti.

Susirinkimų struktūra ir standartai krizės metu

Dirbant nuotoliniu būdu labai svarbu užtikrinti, kad visos problemos, trukdančios pasiekti norimų rezultatų, būtų aptinkamos ir išsprendžiamos kuo operatyviau. Dažnai net nepastebime, kad dirbdami įprastu būdu ir kasdien gyvai susitikdami su komanda, daug klausimų išsprendžiame tiesiog susitikę koridoriuje ar prie pietų stalo. Vadovai mato darbuotojus, jų indėlį ir motyvaciją, todėl daug sprendimų priima čia ir dabar. Veikiant distanciniu būdu tampa dar svarbiau tiksliai įvardinti, kuriais rodikliais matuosime kiekvieno padalinio ir darbuotojo efektyvumą, bei susitarti, kaip spręsime problemas.

Daug bendrovių jau įprato žymėti pasiektus rodiklius žaliai, o nepasiektus – raudonai. Šviesoforo principas patogus, nes vaizdžiai parodo, ar organizacijai sekasi gerai, ar ne. Jei visi rodikliai „žaliuoja“ – puiku, reiškia dirbate efektyviai. Būtinai padėkojame darbuotojams ir judame toliau į priekį. Tačiau kaip elgtis, kai tenka keisti planus, nustatyti kitus tikslus ar dalies rodiklių nepavyksta pasiekti?

Nemokami naujienlaiškiai į savo el. pašto dėžutę:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Tokiu atveju daug naudos suteikia principas PDCA (Plan Do Check Act; lietuviškai – Planuok Daryk Tikrink Veik). Jis reiškia, kad virtualių susirinkimų metu kiekvieną „raudonuojantį“ rodiklį kruopščiai išanalizuojame: kas konkrečiai nutiko ir sutrukdė pasiekti šį rodiklį, ką reikia daryti, kad kito aptarimo metu jis „sužaliuotų“. Iš karto suformuojame konkrečią užduotį – kas, kada ir ką turi padaryti, kad galėtume pasiekti norimo rezultato.

PDCA principą paprasta suprasti, lyginant darbą su apsilankymais pas gydytoją. Jei visi sveikatos tyrimai yra normos ribose ir jaučiatės gerai, kartu su gydytoju pasidžiaugiate puikia savijauta. Jei turite nusiskundimų, tyrimai padeda atskleisti, kur kyla problemų, o gydytojas pateikia rekomendacijas: kokius vaistus vartoti, kaip maitinis ir keisti gyvenimo būdą. Ir būtinai nurodo, kada reikėtų vėl susitikti ir pakartoti tyrimus. O kito susitikimo metu vėl kartu aptariate, ar rekomendacijos padėjo, ar būklė pagerėjo.

Taip pat ir darbe. Jei matome, kad parinkti veiksmai padeda pagerinti rodiklius, iškeliame kitą klausimą – ką reikia daryti, kad anksčiau užfiksuota problema niekada nepasikartotų? Kitaip tariant, išsprendžiame problemą iš esmės, ir tokiu būdu uždarome PDCA ratą.

Skaidrus darbuotojų laiko valdymas

Kitas svarbus aspektas – skaidrus darbuotojų laiko valdymas. Dažnai tenka išgirsti, kad komandai dirbant nuotoliniu būdu vadovai abejoja, ką darbuotojai veikia tada, kai vadovas jų nemato, ar efektyviai išnaudoja darbo valandas. Šiuo atveju padeda visų darbų ir asmeninių reikalų planavimas visai komandai matomame kalendoriuje. Jame turi būti numatyta laiko ne tik konkrečių užduočių ir projektų įgyvendinimui, bet ir pietums, kelionėms iš vienos lokacijos į kitą, taip pat tokiems darbams kaip e. laiškų tikrinimas, mokymasis, skaitymas, darbų planavimas ir atsiskaitymas.

Laiko planavimas kalendoriuje suteikia daug lankstumo: susitaręs su vadovu, darbuotojas gali darbo valandomis pasirūpinti asmeniniais reikalais, svarbiausia, kad savo reikmėms panaudotą laiką jis kompensuotų kitu metu. Toks darbų ir asmeninio laiko planavimas suteikia skaidrumo ir pasitikėjimo.

Dar efektyviau galėsite pasiekti rezultatų, jei integruosite e. kalendorius su užduočių valdymo sistemomis. Yra sukurta nemažai programinės įrangos, padedančios ne tik planuoti veiksmus ir fiksuoti jų atlikimą, bet ir laiku priminti darbuotojams, ką ir kada reikia padaryti.

Gerąsias praktikas susisteminome ir standartizavome

Organizacijoje vis dar neretai praktikuojama paprotinė vadyba: ilgiau dirbantys darbuotojai pasidalina pasiteisinusiomis praktikomis su naujokais, iš lūpų į lūpas perduoda žinias apie įmonėje susiklosčiusias tradicijas. Tokie principai veikia, kol organizacijoje dirba vienas kitas žmogus, jei įmonės istorija nėra labai ilga. Tačiau augant darbuotojų skaičiui, pačiai organizacijai kaupiant vis daugiau ir įvairesnių žinių, labai tikėtina, kad net pats įmonės savininkas ar vadovas gali primiršti gerąsias praktikas. Arba kyla kita rizika – kai kuriuos darbus organizacijoje ilgainiui pradedame atlikti mechaniškai, ne visuomet aiškiai įvardinant, kodėl to reikia ir ar vis dar reikia.

Visas gerąsias praktikas mūsų įmonėje susisteminome ir standartizavome. Darbuotojai gauna reguliarius priminimus, ką ir kada reikėtų padaryti – pavyzdžiui, kada geriausia skambinti klientams, kada pateikti atnaujintą darbų atlikimo statusą, nusiųsti ataskaitą ir pan. Tuo pačiu pateikiame ir instrukcijas, kaip reikėtų užpildyti vieną ar kitą dokumentą. Tai padeda pasikartojančias užduotis atlikti efektyviau, o naujokams – greičiau įsitraukti į darbus ir suprasti įmonės kultūrą.

Susitarkite dėl komunikacijos principų

Komunikacijos priemonių dabar yra itin gausu, tačiau efektyviau veiksite, jei sutarsite dėl priemonių ir reagavimo greičio. Mūsų komandoje esame sutarę laikytis „nulio neatsakytų laiškų“ politikos darbo dienos pabaigoje. Į visus laiškus stengiamės atsakyti ne vėliau kaip per 24 valandas. O jei laiške iškelto klausimo sprendimas reikalauja daugiau nei 15 minučių, tokios užduoties atlikimą atskirai suplanuojame kalendoriuje. Naudodami greitąsias komandas e. pašto programoje vienu paspaudimu išmokome teisingai išrūšiuoti laiškus – nebeaktualius pašaliname, kitus iš karto nukreipiame į archyvą.

Žmonės ir jų kompetencijos turi augti nepaisant jokių krizių

Pasiekti „kietuosius“ rodiklius galime tik tinkamai pasirūpinę organizacijos žmonėmis. Būsimų darbuotojų patirtį įvertiname prieš priimdami į darbą, tačiau ne mažiau svarbios yra ir bendrosios kompetencijos, tokios kaip naudojimasis skaičiuoklėmis, prezentacijų kūrimo programomis. Net toks įgūdis, kaip teksto įvedimo sparta, gali keletą kartų pagreitinti užduočių atlikimą. Mūsų komandoje nustatome šių kompetencijų standartus, o kalendoriuje skiriame laiko įgūdžiams tobulinti.

Organizacinė kultūra – per konkrečius veiksmus

Lyderystės stilius sukuria vertybes ir darbo principus. Kaip mes tuo rūpinamės, ar pakankamai dažnai aptariame su savo komanda? Svarbu kas savaitę bent keletą minučių skirti padėkoms: kurio kolegos patarimas pravertė, kas padėjo išspręsti iškilusią problemą?

Per pirmąją pandemijos bangą mūsų komandą mobilizavome ne tik krizei suvaldyti, bet dar daugiau dėmesio skyrėme neformaliam bendravimui. Netekę galimybės susitikti gyvai, sugalvojome kitų užsiėmimų – pavyzdžiui, po darbo nuotoliniu būdu kartu žaisti „Alias, „I know“ ar net kompiuterinius žaidimus. Taip pat užtikrinome, kad visa komanda būtų aprūpinta greitaisiais Covid-19 testais, vitaminais, būtiniausiais vaistais ir saugos priemonėmis. Dėmesys žmogiškiesiems aspektams šiuo metu yra dar svarbesnis nei kasdien susitinkant įmonėje.

Kasdien tobulėti ir išlaikyti konkurencingumą padeda Kaizenai

Krizinis laikotarpis atveria didžiulių tobulėjimo galimybių. Mūsų organizacijoje išpažįstame japonišką nuolatinio tobulėjimo filosofiją – Kaizen. Jos esmė – kasdien stengtis organizuoti darbą vis efektyviau, siūlyti konkrečius veiksmus ir paskaičiuoti jų finansinę naudą. Šiuo metu mūsų komandoje artėjame prie pirmojo tūkstančio įgyvendintų Kaizenų. Organizacijoje yra žmonių, kurie kasmet pasiūlo po 20-30 patobulinimų.

Vienos kolegės siūlymu visiškai atsisakėme bet kokių popierinių dokumentų. Kitas darbuotojas pasiūlė, kaip du kartus sutrumpinti naujokų įvedimo laikotarpį. Dažnai keliaujantiems konsultantams nupirkome pagalvių, kurias jie patys pasirinko, kad komandiruočių metu galėtų geriau išsimiegoti. Rūpindamiesi darbuotojų sveikata dar pernai vasarą sukūrėme saugaus bendravimo taisykles, visus aprūpinome dezinfekcinėmis priemonėmis. Tuo metu net nenujautėme, kad įprotis naudotis jomis taps svarbus ne tik mūsų komandai, bet ir visiems gyventojams pasaulyje.

Tačiau svarbu suprasti, kad vertingi net ir nedideli patobulinimai – jie ne tik padeda efektyviau pasiekti tikslų, bet ir kuria pozityvią nuolatinio tobulėjimo dvasią – ji užtikrina konkurencingumą ir greitą augimą vėl, kai krizės praeis.

Komentaro autorius — Vidas Petraitis, efektyvios vadybos praktikų „Nortus“ įkūrėjas ir vadovas

Autoriaus nuomonė nebūtinai sutampa su redakcijos pozicija.

Pasirinkite jus dominančias įmones ir temas – asmeniniu naujienlaiškiu informuosime iškart, kai jos bus minimos „Verslo žiniose“, „Sodros“, Registrų centro ir kt. šaltiniuose.

Tema „Vadyba“
„Financial Times“ surikiavo geriausias mokymosi programas vadovams Premium

Geriausių pasaulyje verslo programų reitinge „Executive Education“, kurį daugiau nei du dešimtmečius sudaro...

Laisvalaikis
19:20
Didžiausios balandžio algų medianos Premium

Naujausi „Sodros“ duomenys rodo, kurios šalies bendrovės ketvirtąjį šių metų mėnesį darbuotojams mokėjo...

Vadyba
12:21
Vidutinis darbo užmokestis pernai padidėjo 10,6%

Vidutinis darbo užmokestis iki mokesčių Lietuvoje pernai augo 10,6% iki 1.579 Eur, o atskaičius mokesčius –...

Vadyba
11:08
Teismas: kol neišspręsta byla, VVT profsąjunga negali stabdyti darbuotojų sutarčių

Teismas neleido „Vilniaus viešojo transporto“ (VVT) profesinei sąjungai stabdyti darbuotojų sutarčių, kadangi...

Logistika
11:50
Vadovo distancijos ir atvirumo kaina - kiek arti prisileisti komandą? Verslo tribūna 1

Kokį santykį kompanijos lyderis turi palaikyti su savo komanda – šiltą ir draugišką, ar paremtą griežtomis...

Vadyba
05:00
Žingsniu arčiau atviros darbo rinkos – Seimas imasi neįgaliųjų įdarbinimo reformos

Seimas po pateikimo priėmė svarstyti Užimtumo įstatymo pataisas, numatančias paramą įdarbinant neįgaliuosius...

Vadyba
2022.05.24
Ir ilsėtis reikia motyvacijos: neatostogaujantys darbuotojai – įspėjimas apie darbovietės ydas Premium

Artėjant vasaros atostogų bumui, personalo atrankos specialistai rekomenduoja įsigilinti, dėl kokių...

Vadyba
2022.05.24
A. Grabinskė: geriausias vadovas yra tas, kuris pajaučia, kad komandoje yra nebereikalingas Premium

Pastarieji keleri metai visam pasauliui dosniai pametėjo iššūkių – COVID-19 pandemija, jai rimstant – karas...

Vadyba
2022.05.24
Nemokumo administravimo bendrovė „Finance Guru“ tapo „Lifosos“ administratore

Dėl Vakarų sankcijų sustabdytos Kėdainių fosforo trąšų gamyklos „Lifosa“ laikinąja administratore pirmadienį...

Pramonė
2022.05.23
„NanoAvionics“ vadovas: kitais metais planuojame išaugti iki 300 darbuotojų Premium 3

Lietuvos mažųjų palydovų gamintoja „NanoAvionics“ šį birželį jau bus visiškai persikėlusi į naujas patalpas...

Vadyba
2022.05.23
Verslininkas, kuris bijo baubo po lova 9

Savo kasdienėje veikloje analizuodami informaciją, įvairius duomenis ir rašydami straipsnius dažniausiai...

VŽ požiūris
2022.05.23
J. Adomavičius: sunku uždaryti įmonę Rusijoje, kai du mūsų akcininkai sėdi Baltarusijos kalėjime Premium 1

Jurgis Adomavičius, muitinės tarpininko paslaugas teikiančios įmonės „Bunasta“ vadovas, VŽ podkaste pasakoja,...

Logistika
2022.05.23
Verslas sukūrė platformą „Svetingi.lt“: kaip pakviesti vakarienės ukrainiečius ir prasmingai įtraukti darbuotojus Premium

Verslas ir visuomenė nuo pat karo Ukrainoje pradžios vasario 24 d. skyrė visokeriopą paramą: kuriam laikui...

Gazelė
2022.05.23
Kaip auginti verslą: 13-oje „Spiečių“ praktinė verslo akceleravimo programa

13-oje Lietuvos miestų veikiančiuose „Spiečiuose“ gegužę ir birželį prasideda verslo akceleravimo programa,...

Gazelė
2022.05.21
E. Gliaudelytė. Net gerai sutariantys darbdaviai ir darbuotojai gali susipykti 2

Nors pastaraisiais metais pandemijos pastūmėtas verslas į darbo laiko organizavimą ėmė žiūrėti gerokai...

Nuomonės
2022.05.21
Kas šiemet labiausiai motyvuoja Lietuvos darbuotojus 2

Darbo užmokestis ir stipri komanda yra labiausiai darbuotojus motyvuojantys veiksniai, rodo žmogiškųjų...

Vadyba
2022.05.21
Nuotolinis darbas: kaip motyvuoti, kad tai netaptų mirusių sielų komanda Premium

Dauguma vadovų pritaria, kad visų pirma pats žmogus turi būti motyvuotas, o tada jau galima pagalvoti ir apie...

Vadyba
2022.05.21
Brangi draugystė: premijos už rekomenduotą kolegą dažniausiai pasiteisina, už IT specialistą – auga Premium 2

Įdarbinimo specialistai teigia, kad būdas ieškoti naujų darbuotojų tarp jau esamų kolegų draugų dažniau...

Vadyba
2022.05.20
„SME Finance“ su „SME Bank“ steigia bendrą IT centrą: bus sukurta 50 darbo vietų

Lietuvos finansų technologijų bendrovė „SME Finance“ kartu su neobanku „SME Bank“ įkurs vidinį informacinių...

Vadyba
2022.05.20
Žemės ūkio informacijos ir kaimo verslo centrui ieškoma naujo vadovo

Žemės ūkio ministerija paskelbė konkursą Žemės ūkio informacijos ir kaimo verslo centro vadovo pareigoms...

Vadyba
2022.05.20

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku