Ar atostogų grafiko viešinimas yra asmens duomenų pažeidimas?

Darbo teisės vadovas — interaktyvus ir nuolat atnaujinamas darbo teisės žinynas, suteikiantis profesionalią pagalbą per visą procesą NUO DARBUOTOJO PRIĖMIMO IKI ATLEIDIMO. Išbandykite šiandien ir gaukite dovaną – 2 dokumentų formų rinkinius.

Ar galima saugoti darbuotojo asmens tapatybės kortelės arba paso kopiją įdarbinimo laikotarpiu?

Paso ar asmens tapatybės kortelės kopijų darbuotojo įdarbinimo tikslu daryti nerekomenduojame, nes daugeliu atvejų toks asmens duomenų tvarkymas bus laikomas pertekliniu. Įdarbinant aktualūs duomenys turėtų būti nurodomi kituose dokumentuose (prašyme priimti į darbą, anketoje, kurią pildo priimamas darbuotojas, ir pan.), o pasą ar asmens tapatybės kortelę galima naudoti tik sutikrinti, ar pateikti asmens duomenys yra teisingi. Jei tvarkote esamų darbuotojų asmens tapatybės dokumentų kopijas, rekomenduojame to atsisakyti. Išimtys galimos tais atvejais, kai konkretaus darbuotojo asmens tapatybės dokumento kopijos tvarkymas yra būtinas siekiant tinkamai įvykdyti darbo sutartį (pavyzdžiui, įmonė parūpina vizas į komandiruotes vykstančiam darbuotojui) ar vykdyti teisės aktuose įtvirtintas darbdavio pareigas.

Ar darbuotojų atostogų grafiko viešinimas įmonėje yra asmens duomenų apsaugos reikalavimų pažeidimas?

Atostogų grafiko viešinimas yra galimas, tačiau kiekvienu atveju reikia vertinti, kodėl toks viešinimas yra būtinas, kokia apimtimi būtinas ir pan. Pavyzdžiui, jei įmonė didelė, reikalinga įvertinti, ar tikrai visiems darbuotojams reikia žinoti vieniems kitų atostogų datas; galbūt užtenka matyti tik skyriaus, kuriame dirbama, ir atskirų pareigybių darbuotojų, su kuriais komunikuojama atliekant darbo funkcijas, atostogų datas. Taip pat svarbu, kad skelbiamas būtų tik einamųjų metų atostogų grafikas ir nebūtų viešinami ankstesnių metų grafikai. Apie atostogų duomenų viešinimą darbuotojai turi būti informuoti pranešime apie asmens duomenų tvarkymą ar kitu būdu.

Ar galime darbo bylose saugoti darbuotojų diplomų, sertifikatų, licencijų kopijas, CV? Kokį turėtume nusimatyti duomenų tvarkymo tikslą ir pagrindą?

Spręsdami, ar galite kaupti darbuotojų CV, diplomų, sertifikatų, licencijų kopijas, turite įvertinti, ar toks veiksmas būtinas siekiant tinkamai įvykdyti darbo sutartį, vykdyti teisės aktuose įtvirtintas darbdavio pareigas ar įgyvendinti teisėtus darbdavio interesus.

Norint konkrečiai atsakyti į klausimą dėl diplomų, sertifikatų ir licencijų kopijų saugojimo, svarbu žinoti, kokia yra įmonės veiklos specifika, ar teisės aktuose nėra nustatytų reikalavimų darbuotojams turėti tam tikrą išsilavinimą, būti įgijus tam tikrus sertifikatus ir pan. Pavyzdžiui, sveikatos priežiūros paslaugas teikianti įstaiga turės pareigą saugoti gydytojų išsilavinimą patvirtinančius dokumentus siekdama pagrįsti, kad paslaugas teikiantis darbuotojas yra įgijęs reikiamą kvalifikaciją. Tokio saugojimo teisinis pagrindas – teisinės prievolės vykdymas. Tuo atveju, jei darbuotojo kvalifikaciją patvirtinančių dokumentų kopijas saugote neturėdami teisinės prievolės ir negalite nurodyti konkretaus tikslo, rekomenduotume šias kopijas naikinti ir palikti darbuotojo byloje įrašą apie jums aktualią informaciją (įgytas išsilavinimas, data, diplomo numeris ir pan.).

Darbuotojo CV esantys duomenys apie įgytą kvalifikaciją, ankstesnę patirtį, įgūdžius, kalbų mokėjimą gali būti aktualūs sprendžiant dėl tolesnės darbuotojo karjeros, konkrečių užduočių jam pavedimo ir pan., jeigu tokia informacija nėra renkama darbuotojo pildomose anketose ar saugoma kita forma. Darbuotojų CV saugojimą galėtumėte pagrįsti teisėtu darbdavio interesu patikrinti esamo darbuotojo tinkamumą atlikti konkrečias užduotis, eiti naujas pareigas įmonėje.

Planuojame filmuoti įmonės pristatymo video, kuriame filmuosime ir kalbinsime esamus darbuotojus. Video bus rodomas viešai. Kokia informacija turi būti pateikta sutikime, kurį turi pasirašyti filmuojami darbuotojai?

Sutikime, kurį pasirašo darbuotojas, reikia nurodyti tvarkomų asmens duomenų pobūdį (atvaizdas, pasisakymo turinys, vardas, pavardė, pareigos ir pan.), tikslus, kuriais šie asmens duomenys bus tvarkomi, kiek laiko asmens duomenys bus tvarkomi, kam teikiami. Taip pat privalu nurodyti duomenų subjekto teises, tarp jų ir teisę nesutikti su tokiu asmens duomenų tvarkymu bei teisę atšaukti duotą sutikimą. Tuo atveju, jei filmas bus rodomas tam tikro viešo pristatymo metu, skelbiamas įmonės interneto svetainėje, socialinių tinklų paskyrose ir kitur, reikėtų gauti darbuotojų sutikimus ir dėl kiekvieno iš šių veiksmų.

Taip pat atkreipiame dėmesį į kelis aspektus, kurie yra aktualūs, kai asmens duomenys tvarkomi sutikimo pagrindu. Pirma, tam, kad darbuotojo sutikimas būtų galiojantis, jis turi būti duotas laisva valia. Jūsų atveju tai reiškia, kad darbuotojui turėtų būti palikta teisė atsisakyti filmuotis, o toks atsisakymas jam neturėtų sukelti jokių neigiamų padarinių. Antra, darbuotojas gali bet kada pasinaudoti savo teise atšaukti duotą sutikimą. Jei taip įvyktų, jums tektų redaguoti vaizdo įrašus taip, kad sutikimą atšaukęs darbuotojas taptų neatpažįstamas, todėl rekomenduojame įvertinti, ar nėra galimybės su besifilmuojančiais darbuotojais pasirašyti ne sutikimus, o sutartis dėl vaizdo klipo kūrimo. Pasirašius sutartį atvaizdo naudojimas tampa būtinas sutarties vykdymui ir darbuotojas negali bet kada vėliau pareikšti, jog nebesutinka, kad darbdavys naudotų jo atvaizdą.

Darbo teisės vadovas — interaktyvus ir nuolat atnaujinamas darbo teisės žinynas, suteikiantis profesionalią pagalbą per visą procesą NUO DARBUOTOJO PRIĖMIMO IKI ATLEIDIMO. Išbandykite šiandien ir gaukite dovaną – 2 dokumentų formų rinkinius.