Teisininkai pataria, kaip „išgyventi“ pirmąjį BDAR atitikimo patikrinimą

Publikuota: 2019-02-21

Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai paskelbus sąrašą įmonių , kuriose 2019 m. bus vykdomi planiniai prevenciniai patikrinimai, į sąrašą įtrauktoms įmonėms iškilo tinkamo pasirengimo inspekcijos patikrinimui klausimas. Nors patikrinimų forma ir apimtis atskirose įmonėse gali smarkiai skirtis, „Verslo žinių“ el. žinyno „Darbo teisės vadovas“ autorė, JUREX advokatų kontoros teisininkė Viktorija Aponavičiūtė pateikia keletą bendrųjų patarimų, padėsiančių pasiruošti ir „išgyventi“ inspekcijos patikrinimą.

Pirma, įvertinkite, kokiu būdu vyks patikrinimas ir kas jo metu bus tikrinama, nes nuo to priklauso ir pasiruošimo patikrinimui apimtis. Vieni patikrinimai bus vykdomi raštu (el. susirašinėjimo būdu), kiti – tikrinant faktinį asmens duomenų tvarkymo teisėtumą ir privatumo apsaugą duomenų tvarkymo vietoje. Tik 16 iš 75 tikrinamų duomenų valdytojų bus tikrinami atvykus į vietą. Dauguma patikrinimų bus vykdomi susirašinėjimo būdu siekiant patikrinti, kaip yra įgyvendinamas duomenų kiekio mažinimo principas ir duomenų subjektų informavimas. Jei patikrinimas vykdomas raštu, duomenų subjektui bus pateikiamas raštiškas paklausimas, nustatytas ne trumpesnis kaip 10 darbo dienų terminas atsakymui pateikti. Jei patikrinimas bus vykdomas vietoje, reikalingas rimtesnis pasiruošimas. Jei nurodyta, kad patikrinime vietoje dalyvaus ir inspekcijos IT skyriaus atstovas, vadinasi, bus tikrinamos ir informacinės sistemos, taikomos techninės saugumo priemonės ir kiti techniniai aspektai. Apie prevencinį patikrinimą vietoje būsite papildomai informuoti ne vėliau kaip prieš 10 dienų iki patikrinimo, jums bus pateiktas preliminarus sąrašas dokumentų, kuriuos inspekcija prašys pateikti.

Antra, įvertinkite, kaip faktiškai vykdote asmens duomenų tvarkymo procedūras. Peržvelkite užsakymo formas, sutartis, vaizdo kamerų įrengimo vietas, informacinėse sistemose saugomus duomenis. Įvertinkite, ar užtikrinamas informacinių sistemų saugumas, tinkama asmens duomenų, esančių fizinėse laikmenose, apsauga ir kaip įmonėje įgyvendinamos kitos techninės apsaugos priemonės.

Trečia, įvertinkite, ar esate pasirengę reglamento įgyvendinimui būtinas tvarkas. Tuo atveju, jei nesate iki galo paruošę visų reglamento įgyvendinimui skirtų tvarkų, pradėkite nuo duomenų tvarkymo veiklos įrašų. Juose nurodomi duomenų tvarkymo tikslai, asmens duomenų ir duomenų subjektų kategorijos, duomenų gavėjai, saugojimo terminai, taikomos saugumo priemonės ir kita su duomenų tvarkymu susijusi informacija. Šis dokumentas yra pirmoji pagalba atsakant į inspekcijos pateiktus klausimus, nes jame saugoma visa esminė su asmens duomenų tvarkymu susijusi informacija. Taip pat pasitvirtinkite asmens duomenų tvarkymo įmonėje tvarką arba taisykles, o visi kiti dokumentai priklauso nuo tikrinamo dalyko. Jei inspekcija tikrins, kaip apie asmens duomenų tvarkymą informuojate duomenų subjektus, būtina turėti informavimo formas, įrodymus arba paaiškinimą apie tai, kaip saugote įrodymus apie informavimą. Jei inspekcija tikrins, kaip įgyvendinate duomenų kiekio mažinimo principą, gali būti, kad didžiąją dalį atsakymų rasite tinkamai parengtuose duomenų tvarkymo veiklos įrašuose.

Ketvirta, sudarykite pasiruošimo patikrinimui komandą. Jei patikrinimas vyks raštu, paskirkite asmenį ar asmenis, atsakingus už informacijos surinkimą. Jei patikrinimas bus vykdomas vietoje, paskirkite asmenis, kurie bendraus su inspekcija. Patikrinime turėtų dalyvauti bent vienas darbuotojas ar išorės konsultantas, išmanantis patikrinimo procedūrą reglamentuojančius teisės aktus ir galintis kontroliuoti, ar inspekcija laikosi procedūrinių reikalavimų. Svarbu, kad vykstant patikrinimui darbuotojai galėtų greitai surasti ir pateikti reikiamus dokumentus, konkrečiai ir išsamiai atsakyti į inspektoriaus klausimus.

Penkta, išmokykite darbuotojus, kaip elgtis vykstant patikrinimui. Itin svarbu išmokyti ne tik vadovaujančius ir duomenų tvarkymo tikslus nustatančius darbuotojus, bet ir tuos, kuriuos inspekcijos darbuotojai sutiks pirmiausia – recepcijos ir kitus klientus aptarnaujančius darbuotojus. Siekiant patikrinti, ar darbuotojai yra tinkamai pasiruošę inspekcijos apsilankymui, galima net inscenizuoti patikrinimą – identifikuosite rizikas, turėsite laiko joms pašalinti ir per patikrinimą jausitės ramiau.

Šešta, įgyvendinę reglamentą ta apimtimi, kuria būsite tikrinami, neatidėliokite ir likusių reglamento įgyvendinimo darbų. Inspekcija tikrindama gali užduoti ir papildomų, su patikrinimo dalyku tiesiogiai nesusijusių klausimų, ypač jei aptiks akivaizdžių reglamento įgyvendinimo spragų. Peržiūrėkite ir įvertinkite, ar turite susitarimus su duomenų tvarkytojais, ar apie asmens duomenų tvarkymą informavote darbuotojus, ar turite jų sutikimus, jei tokie reikalingi. Taip pat patikrinkite, ar interneto svetainėje pateikiate visą su asmens duomenų tvarkymu susijusią informaciją, kurią turite pateikti, ar neliko nepatvirtintų vidinių tvarkų arba su jomis nesupažindintų darbuotojų.

Į inspekcijos vykdomą patikrinimą patartume žiūrėti kaip į galimybę pasitikrinti, ar įmonė tinkamai įgyvendino reglamentą. Jei ėmėtės veiksmų reglamentui įgyvendinti, didelė tikimybė, kad inspekcija, net ir nustačiusi neatitikimus, tiesiog pateiks nurodymus juos pašalinti. Jei reglamento įgyvendinti dar nespėjote, planuojamas inspekcijos patikrinimas yra puiki proga pasirūpinti tvarkomų asmens duomenų apsauga. Žinoma, rūpintis tinkamu reglamento įgyvendinimu turėtų ir į inspekcijos patikrinimų planą neįtrauktos įmonės – inspekcija turi teisę vykdyti ir neplaninius patikrinimus, o, gavusi skundą, patikrinimą gali organizuoti ir be išankstinio įspėjimo.

„Darbo teisės vadovas“ – „Verslo žinių“ kuriamas interaktyvus ir nuolat atnaujinamas darbo teisės žinynas, teikiantis teisinę pagalbą ir BDAR taikymo klausimais.

Žinyne šiuo metu galite rasti parengtą 12-os žingsnių interaktyvų BDAR pritaikymo įmonėje veiksmų planą su išsamiais teisininkų komentarais kiekvienam jų, visa reikalinga dokumentacija ir galimybe užduoti rūpimus klausimus teisininkams.

„Darbo teisės vadovą“ užsisakyti galite ČIA.

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

„Alibaba“ įkūrėjas: dirbti 12 val. per parą, 6 dienas per savaitę – palaima Premium 13

Kai vis aktyviau diskutuojama apie darbo savaitės trumpinimą bei tokio pokyčio naudą darbuotojams, Jacko Ma,...

Vadyba
11:11
Darbuotojus motyvuoja robotai Algis ir Pūkis Premium

Robotai ir darbų automatizacija dažnai įsivaizduojami kaip žmogiškosios darbo jėgos priešai. Tačiau bent jau...

Vadyba
07:05
Pesimistinis scenarijus: iki 2030 m. Lietuvoje liks 2,4 mln. gyventojų 38

Per ateinančius šešerius metus žmonių skaičius Lietuvoje gali sumažėti iki 2,5 mln. žmonių, o iki 2030 m.

Vadyba
2019.04.16
Vilniaus kino klasteris siekia užsienio dėmesio Baltijos regionui Verslo tribūna

Kartu su „Kino pavasariu“ neseniai praūžė ir svarbiausias metų kino industrijos renginys Lietuvoje „Meeting...

Paslaugos
2019.04.16
Kaip išlikti įsitraukus į savo darbą

Darbuotojo įsitraukimas – naudingas ne tik jį samdančiai įmonei, bet ir pačiam darbuotojui. Naujas tyrimas...

Vadyba
2019.04.15
Kai liežuvis tampa CEO priešu – įmonei tai gali brangiai kainuoti

Kartais nereikšminga frazė gali sukelti sumaištį, ypač jei tą frazę ištarė vadovas. Vadybos specialistai...

Vadyba
2019.04.14
Dėl prastos komunikacijos darbuotojai nori mesti darbą 2

Vidinė komunikacija – svarbus įmonės sėkmės veiksnys. Jis ne tik daro įtaką bendrovės finansiniams...

Vadyba
2019.04.13
Kokia „Amazon“ įkūrėjo J. Bezoso metinė alga 9

Jeffo Bezoso, JAV prekybos milžinės „Amazon“ įkūrėjo ir turtingiausio pasaulio žmogaus, darbo užmokestis...

Vadyba
2019.04.13
Kaip „Danske Bank“ darbuotojų mokymo trukmę sumažino 5 kartus Premium 12

Standartizuoti veiklos procesai įmonėje padeda darbuotojams taupyti laiką bei įgalina juos dirbti...

Vadyba
2019.04.12
Teatras ir verslas: ko iš režisierių gali išmokti vadovai? Verslo tribūna

Teatras ir verslas yra panašūs tuo, kad tiek spektaklio premjerą, tiek verslo projektų sėkmę nulemia stipri...

Rinkodara
2019.04.11
Kaip „Air Asia“ CEO 0,26 USD vertės bendrovę išaugino iki milijardinio verslo 1

Sėkmingam vadovui svarbu ne tik mokėti keistis pačiam, bet ir gebėti suburti gabių specialistų komandą,...

Vadyba
2019.04.11
Paskirta nauja švietimo, mokslo ir sporto viceministrė 1

Švietimo, mokslo ir sporto ministerijoje darbą pradėjo nauja viceministrė Kornelija Tiesnesytė, kuruojanti...

Vadyba
2019.04.11
Ateities profesijai specialistų reikia jau dabar Verslo tribūna

Nors praėjusiame dešimtmetyje mobilusis telefonas tebuvo daiktas paskambinti anksti ryte ar vėlai vakare, kai...

Ateities miestas
2019.04.11
Pamatyti, kad darbuotojas išeis, galima prieš 9 mėnesius 5

Pirmieji ženklai, signalizuojantys apie kolektyvo nario būsimą pabėgimą iš įmonės, matyti likus 9 mėnesiams...

Vadyba
2019.04.10
Darbas ne biure – nauja norma, su kuria darbdaviai turi susitaikyti

Galimybė dirbti nebūtinai biure yra nauja norma tarp darbuotojų. Be to, renkantis darbovietę vis didesniu...

Vadyba
2019.04.09
Vadovės ambicija: LRT – patraukliausias darbdavys Premium 11

„Tiek daug ir taip intensyviai gyvenime dar nedirbau“, — prisipažįsta Monika Garbačiauskaitė-Budrienė, metus...

Vadyba
2019.04.09
E. Musko atleistą vadovą pasamdė J. Bezosas 3

Geri vadovai be darbo nebūna, ko gero, taip būtų galima apibūdinti Jeffo Bezoso, „Amazon“ įkūrėjo, sprendimą...

Vadyba
2019.04.08
Grįžtamasis ryšys veikia, kai vadovas supranta tokios praktikos svarbą Premium

Efektyvus grįžtamasis ryšys gali būti darbuotojų ugdymo, skatinimo bei motyvacijos didinimo priemonė. Kad...

Vadyba
2019.04.08
Mentorių turėti nori, bet ne visiems pavyksta tokį sutikti

Tinkamas mentorius gali padėti darbuotojui greičiau tobulėti. Bėda ta, kad toli gražu ne visiems pavyksta...

Vadyba
2019.04.07
Patrauklaus darbdavio įvaizdis: gražesnių skelbimų nepakanka 4

Susidaro įspūdis, kad patrauklaus darbdavio įvaizdis (angl. employer branding), paskutiniu metu yra...

Rinkodara
2019.04.07

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau