Teisininkai pataria, kaip „išgyventi“ pirmąjį BDAR atitikimo patikrinimą

Publikuota: 2019-02-21

Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai paskelbus sąrašą įmonių , kuriose 2019 m. bus vykdomi planiniai prevenciniai patikrinimai, į sąrašą įtrauktoms įmonėms iškilo tinkamo pasirengimo inspekcijos patikrinimui klausimas. Nors patikrinimų forma ir apimtis atskirose įmonėse gali smarkiai skirtis, „Verslo žinių“ el. žinyno „Darbo teisės vadovas“ autorė, JUREX advokatų kontoros teisininkė Viktorija Aponavičiūtė pateikia keletą bendrųjų patarimų, padėsiančių pasiruošti ir „išgyventi“ inspekcijos patikrinimą.

Pirma, įvertinkite, kokiu būdu vyks patikrinimas ir kas jo metu bus tikrinama, nes nuo to priklauso ir pasiruošimo patikrinimui apimtis. Vieni patikrinimai bus vykdomi raštu (el. susirašinėjimo būdu), kiti – tikrinant faktinį asmens duomenų tvarkymo teisėtumą ir privatumo apsaugą duomenų tvarkymo vietoje. Tik 16 iš 75 tikrinamų duomenų valdytojų bus tikrinami atvykus į vietą. Dauguma patikrinimų bus vykdomi susirašinėjimo būdu siekiant patikrinti, kaip yra įgyvendinamas duomenų kiekio mažinimo principas ir duomenų subjektų informavimas. Jei patikrinimas vykdomas raštu, duomenų subjektui bus pateikiamas raštiškas paklausimas, nustatytas ne trumpesnis kaip 10 darbo dienų terminas atsakymui pateikti. Jei patikrinimas bus vykdomas vietoje, reikalingas rimtesnis pasiruošimas. Jei nurodyta, kad patikrinime vietoje dalyvaus ir inspekcijos IT skyriaus atstovas, vadinasi, bus tikrinamos ir informacinės sistemos, taikomos techninės saugumo priemonės ir kiti techniniai aspektai. Apie prevencinį patikrinimą vietoje būsite papildomai informuoti ne vėliau kaip prieš 10 dienų iki patikrinimo, jums bus pateiktas preliminarus sąrašas dokumentų, kuriuos inspekcija prašys pateikti.

Antra, įvertinkite, kaip faktiškai vykdote asmens duomenų tvarkymo procedūras. Peržvelkite užsakymo formas, sutartis, vaizdo kamerų įrengimo vietas, informacinėse sistemose saugomus duomenis. Įvertinkite, ar užtikrinamas informacinių sistemų saugumas, tinkama asmens duomenų, esančių fizinėse laikmenose, apsauga ir kaip įmonėje įgyvendinamos kitos techninės apsaugos priemonės.

Trečia, įvertinkite, ar esate pasirengę reglamento įgyvendinimui būtinas tvarkas. Tuo atveju, jei nesate iki galo paruošę visų reglamento įgyvendinimui skirtų tvarkų, pradėkite nuo duomenų tvarkymo veiklos įrašų. Juose nurodomi duomenų tvarkymo tikslai, asmens duomenų ir duomenų subjektų kategorijos, duomenų gavėjai, saugojimo terminai, taikomos saugumo priemonės ir kita su duomenų tvarkymu susijusi informacija. Šis dokumentas yra pirmoji pagalba atsakant į inspekcijos pateiktus klausimus, nes jame saugoma visa esminė su asmens duomenų tvarkymu susijusi informacija. Taip pat pasitvirtinkite asmens duomenų tvarkymo įmonėje tvarką arba taisykles, o visi kiti dokumentai priklauso nuo tikrinamo dalyko. Jei inspekcija tikrins, kaip apie asmens duomenų tvarkymą informuojate duomenų subjektus, būtina turėti informavimo formas, įrodymus arba paaiškinimą apie tai, kaip saugote įrodymus apie informavimą. Jei inspekcija tikrins, kaip įgyvendinate duomenų kiekio mažinimo principą, gali būti, kad didžiąją dalį atsakymų rasite tinkamai parengtuose duomenų tvarkymo veiklos įrašuose.

Ketvirta, sudarykite pasiruošimo patikrinimui komandą. Jei patikrinimas vyks raštu, paskirkite asmenį ar asmenis, atsakingus už informacijos surinkimą. Jei patikrinimas bus vykdomas vietoje, paskirkite asmenis, kurie bendraus su inspekcija. Patikrinime turėtų dalyvauti bent vienas darbuotojas ar išorės konsultantas, išmanantis patikrinimo procedūrą reglamentuojančius teisės aktus ir galintis kontroliuoti, ar inspekcija laikosi procedūrinių reikalavimų. Svarbu, kad vykstant patikrinimui darbuotojai galėtų greitai surasti ir pateikti reikiamus dokumentus, konkrečiai ir išsamiai atsakyti į inspektoriaus klausimus.

Penkta, išmokykite darbuotojus, kaip elgtis vykstant patikrinimui. Itin svarbu išmokyti ne tik vadovaujančius ir duomenų tvarkymo tikslus nustatančius darbuotojus, bet ir tuos, kuriuos inspekcijos darbuotojai sutiks pirmiausia – recepcijos ir kitus klientus aptarnaujančius darbuotojus. Siekiant patikrinti, ar darbuotojai yra tinkamai pasiruošę inspekcijos apsilankymui, galima net inscenizuoti patikrinimą – identifikuosite rizikas, turėsite laiko joms pašalinti ir per patikrinimą jausitės ramiau.

Šešta, įgyvendinę reglamentą ta apimtimi, kuria būsite tikrinami, neatidėliokite ir likusių reglamento įgyvendinimo darbų. Inspekcija tikrindama gali užduoti ir papildomų, su patikrinimo dalyku tiesiogiai nesusijusių klausimų, ypač jei aptiks akivaizdžių reglamento įgyvendinimo spragų. Peržiūrėkite ir įvertinkite, ar turite susitarimus su duomenų tvarkytojais, ar apie asmens duomenų tvarkymą informavote darbuotojus, ar turite jų sutikimus, jei tokie reikalingi. Taip pat patikrinkite, ar interneto svetainėje pateikiate visą su asmens duomenų tvarkymu susijusią informaciją, kurią turite pateikti, ar neliko nepatvirtintų vidinių tvarkų arba su jomis nesupažindintų darbuotojų.

Į inspekcijos vykdomą patikrinimą patartume žiūrėti kaip į galimybę pasitikrinti, ar įmonė tinkamai įgyvendino reglamentą. Jei ėmėtės veiksmų reglamentui įgyvendinti, didelė tikimybė, kad inspekcija, net ir nustačiusi neatitikimus, tiesiog pateiks nurodymus juos pašalinti. Jei reglamento įgyvendinti dar nespėjote, planuojamas inspekcijos patikrinimas yra puiki proga pasirūpinti tvarkomų asmens duomenų apsauga. Žinoma, rūpintis tinkamu reglamento įgyvendinimu turėtų ir į inspekcijos patikrinimų planą neįtrauktos įmonės – inspekcija turi teisę vykdyti ir neplaninius patikrinimus, o, gavusi skundą, patikrinimą gali organizuoti ir be išankstinio įspėjimo.

„Darbo teisės vadovas“ – „Verslo žinių“ kuriamas interaktyvus ir nuolat atnaujinamas darbo teisės žinynas, teikiantis teisinę pagalbą ir BDAR taikymo klausimais.

Žinyne šiuo metu galite rasti parengtą 12-os žingsnių interaktyvų BDAR pritaikymo įmonėje veiksmų planą su išsamiais teisininkų komentarais kiekvienam jų, visa reikalinga dokumentacija ir galimybe užduoti rūpimus klausimus teisininkams.

„Darbo teisės vadovą“ užsisakyti galite ČIA.

Gauk nemokamą VERSLO VALDYMO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Dveji metai su nauju Darbo kodeksu skaičiais 5

Lygiai prieš dvejus metus įsigaliojo naujas Darbo kodeksas, turėjęs įvesti į darbo rinką daugiau lankstumo.

Vadyba
2019.07.01
„Deutsche Bank“ svarsto panaikinti 20.000 darbo vietų

Vokietijos bankas „Deutsche Bank“ svarsto sumažinti savo darbo jėgą daugiau nei penktadaliu, arba 20.000,...

Vadyba
2019.07.01
Nepabūgę „prarijo“ konkurentus ir klientų skaičių išaugino dvigubai Premium

Pirkti vos vegetuojantį verslą yra gana rizikinga, tačiau jei pritaikoma teisinga vadyba, jį kur kas lengviau...

Gazelė
2019.07.01
Kodėl svarbu darbe turėti draugų 1

Santykiai su bendradarbiais yra pagrindinė darbuotojų gerovės dedamoji dalis, rodo tarptautinis tyrimas.

Vadyba
2019.06.30
Geidžiamiausių darbdavių algų medianos: nuo 1.540 iki 4.766 Eur 8

Naujausi „Sodros“ duomenys atskleidžia, kokie atlyginimai vyravo gegužės mėnesį tarp geidžiamiausių šalies...

Vadyba
2019.06.29
Atsistatydina aplinkos viceministrė R. Brandišauskienė 7

Aplinkos viceministrė Rėda Brandišauskienė nusprendė atsistatydinti iš pareigų.

Vadyba
2019.06.28
„Ford“ Europoje naikina 12.000 darbo vietų 11

Automobilių gamintoja „Ford“ iki kitų metų galo ketina Europoje panaikinti 12.000 darbo vietų.

Vadyba
2019.06.28
TOP20 didžiausių darbdavių algų medianos gegužę 3

Naujausi „Sodros“ duomenys leidžia pažiūrėti, kokie atlyginimai gegužę vyravo tarp daugiausia darbuotojų...

Vadyba
2019.06.28
Išbandymas darbuotojams – kasdienė darbo stalo medžioklė Premium 2

Įmonės suka galvas, kaip padidinti darbuotojų efektyvumą. Vienas būdų – „hot desking“, kai kasdien dirbama...

Vadyba
2019.06.28
A. Skardžiuvienė: posakis „tai tik verslas, jokių asmeniškumų“ nebetinkamas Premium

Viena vertus, darbdaviai skatinami vertinti tik žmogaus kompetenciją, o ne tam tikrus asmens bruožus, kita...

Vadyba
2019.06.27
Gyventojų pritraukia mokėdami už jų darbą iš namų 1

Miestai, regionai, o kartais ir valstijos, spręsdamos demografines problemas, daro įtaką ir darbo rinkai.

Vadyba
2019.06.27
„Orion Asset Management” turi naują vadovą 6

Investicijų valdymo UAB „Orion Asset Management“ generaliniu direktoriumi paskirtas Martynas Nenėnas, ėjęs...

Vadyba
2019.06.27
ISM EMBA rekomenduoja: pavojaus signalas vadovui – 5 priežastys, kodėl organizacijose žlunga pokyčiai Verslo tribūna

Tinkamai valdomi ir įgyvendinami pokyčiai sukuria kompanijų sėkmės istorijas. Tačiau šiuolaikiniai verslo...

Vadyba
2019.06.27
Nieko asmeniško, tik verslas: ką išgelbėjo vaikų pastangos Premium

Šeimos versle asmeniškumų būti negali, tikina tie, kurie atrado formulę, kaip ne tik suderinti šeiminius...

Gazelė
2019.06.27
Ar darbdavys gali išsiųsti darbuotoją atostogauti privalomai?  Verslo tribūna 3

Ar darbdavys gali išsiųsti darbuotoją atostogauti privalomai? Ar gali darbuotojas atsisakyti eiti...

Vadyba
2019.06.27
Britiškas švietimas atkeliauja į Vilnių Verslo tribūna 5

Britų švietimo sistema daugelį metų – lyg kelrodė žvaigždė, į kurią lygiuojasi įvairios šalys. Prestižinė,...

Vadyba
2019.06.27
Kad jaunoji karta verslo neiššvaistytų, geriau vadovais jų iškart neskirti Premium 5

Kai prie šeimos verslo prisijungia vaikai – tėvams džiaugsmas. Tačiau su jaunosios kartos atėjimu kyla...

Gazelė
2019.06.26
Abonementai į „Žalgirio“ rungtynes – nuolatinėms emocijoms ir verslui stiprinti Verslo tribūna

Pasibaigusiame sezone Kauno „Žalgirio“ krepšinio klubas užfiksavo rekordinį lankomumą – Eurolygos...

Paslaugos
2019.06.26
Pradėti verslą – efektyviausia dieta Premium 1

Kuo daugiau darai, tuo para, atrodo, tampa ilgesnė. Tuo įsitikinę verslininkai – jiems pasakymas „trūksta...

Gazelė
2019.06.25
Kokio pripažinimo už gerą darbą trokšta darbuotojai 4

Pripažinimas, kad darbuotojas gerai atliko savo darbą, — vienas geriausių ir pigiausių kolektyvą...

Vadyba
2019.06.25

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau