Efektyvumo ABC: sklandūs procesai – didesnė nauda

Publikuota: 2018-09-01
Įmonės nuotr.
Įmonės nuotr.
„Nordgain“ generalinė direktorė

Lietuvoje vis garsiau skamba nuogąstavimai dėl kvalifikuotų darbuotojų stygiaus – vieni sektoriai tą jaučia mažiau, kiti daugiau, tačiau problema akivaizdi. Iš dalies ją galima spręsti, įmonėse diegiant efektyvumą didinančius sprendimus, susijusius su dokumentų valdymu ir tvarkymu.

Patys būdami finansų apskaitos verslo atstovai, kasdien susiduriame su didžiuliu kiekiu dokumentų, todėl nuolat ieškome galimybių paspartinti, palengvinti darbą su jais. Nors apskaita – palyginti siaura sritis, tačiau joje dirbdami privalome diegti geriausios praktikos modelius, susijusius su įmonės vidinių procesų efektyvumu, o šie modeliai gali būti pritaikomi kur kas plačiau, ne tik apskaitoje. Mūsų patirtis rodo, kad keletas palyginti paprastų instrumentų gali palengvinti gyvenimą ir įvairiose srityse veikiančioms įmonėms, ir jų finansininkams, be to, nuo neefektyvaus darbo išvaduoti žmonės gali būti skirti kitoms užduotims atlikti.

Vienas svarbiausių žingsnių – dokumentų valdymo sistemos įdiegimas bendrovėje. Norint geriau įsivaizduoti, kam tai reikalinga, pakanka įsivaizduoti situaciją: artėjant susitikimui, staiga prireikia kritiškai svarbaus dokumento. „Nieko tokio“, – pagalvojame ir pradedame ieškoti skaitmeninėse įmonės laikmenose. Pradedame nuo savo departamento – nėra. Nieko tokio, pamėginsime pagal raktinį žodį, ir gauname dešimtis rezultatų su tais pačiais raktiniais žodžiais. O dar turėkime galvoje, kad įmonės laikmenose tikriausiai yra aibė pasenusių dokumentų. Taip gali ir panika ištikti.

Bet tai – tik įsivaizduojama situacija, jei įmonėje veikia dokumentų valdymo sistema – metodas, kuris suteikia organizacijoms galimybę saugoti ir atsekti visus dokumentus vienoje vietoje, naudojant tam tikrą programinę įrangą. Tokios sistemos įdiegimas turi nemažai privalumų. Pirmiausia – palengvina bendradarbiavimą ir komunikaciją bendrovėje, kadangi, turėdami greitą prieigą prie dokumentų ir galėdami jais nesunkiai dalytis, keli darbuotojai gali dirbti ties tuo pačiu projektu, nepatirdami sunkumų. Dokumentai sistemoje atnaujinami, neaktualūs – šalinami. Į komandiruotes vykstantiems darbuotojams tokia sistema suteikia prieigą prie reikiamų dokumentų per atstumą. Aiški struktūra, „kur kas padėta“ – didžiulis palengvinimas darbuotojams ir mažesni kaštai įmonei. Sutaupoma laiko: brangios darbo valandos nėra eikvojamos, skirtingose vietose ieškant reikalingos informacijos, kadangi tam pakanka poros kompiuterio pelės paspaudimų.

Labai svarbu, kiek į šiuos procesus investuojama dar juos diegiant: kuo reikšmingesnės investicijos, tuo didesnę naudą įmonė skaičiuoja vėliau. Daugiau investavus į programą, galima taip sutvarkyti procesus, kad nuskanuoti dokumentai pagal sistemoje numatytas taisykles gautų visus reikalingus patvirtinimus, patys sukristų į dokumentų valdymo sistemą, o iš ten jau automatiškai iškeliautų apskaitai, vadybininkams, pardavimų skyriui ar kitur, priklausomai nuo įmonės poreikio.

Kitas žingsnis – teksto atpažinimo (optical character recognition, OCR) programinės įrangos įdiegimas įmonėje. Tai – įranga, leidžianti popieriuje atspausdintus dokumentus, PDF rinkmenas ir fotografuotus dokumentus paversti redaguojamomis rinkmenomis. Paprasčiau tariant, tais atvejais, kai įmonėje tenka apdoroti šūsnis dokumentų, pateiktų „paveikslėlių“ formatu, nereikia juose esančių duomenų suvedinėti ranka – tai atliekama pasitelkus OCR. Nuo greitesnės paieškos ir paprastesnio redagavimo iki skaitmeninės ir fizinės erdvės taupymo – tai ir yra OCR privalumai. Ši įranga „atpalaiduoja“ žmones nuo laikui imlaus spausdintų ar skanuotų dokumentų turinio perrinkinėjimo, leidžia atlikti greitą paiešką dokumentuose.

Tiesa, kaip rodo mūsų patirtis, norint kiek įmanoma efektyviau panaudoti OCR, itin „sveika“ įmonėje įdiegti ir papildomą programinę įrangą, kuri nuskaito OCR atpažintus dokumentus, atrenka juose esančią reikalingą informaciją ir ją sumeta į apskaitos bei kitas sistemas. „Vienišas“ OCR įrankis to padaryti negali, kadangi jis skirtas tik pačiam dokumentui paversti į skaitmeninį formatą.

OCR ir ją lydinti papildoma programinė įranga – kiek reikšmingesnė finansinė investicija įmonei, tačiau ši technologija daugelį kasdienių procesų paverčia efektyvesniais ir ypač pasiteisina didesnėse įmonėse, kuriose apdorojami dideli kiekiai dokumentų.

Norint žengti dar sparčiau šiuolaikinių technologijų keliu, įmonėms siūloma susikurti ir įsidiegti kelionių išlaidų programėles, kurios leistų daug keliaujantiems darbuotojams lengviau pateikti dokumentus. Tokios programėlės sudaro galimybę nufotografuotus dokumentus siųsti tiesiai buhalterijai, taigi, pradiniame etape pateikiant dokumentus reikia tik minimalių pastangų. Toks įrankis itin patogus daug keliaujantiems ir nuolat užsiėmusiems vadovams.

Įtakos efektyvumui turi ir tokie iš pirmo žvilgsnio nereikšmingi patobulinimai kaip dviejų monitorių naudojimas vienoje darbo vietoje. Tai palengvina darbą vienu metu su keliomis programomis, be to, leidžia lengviau atsisakyti „popierių“ įmonėje, nes informaciją galima peržiūrėti viename iš monitorių, o ne spausdintame lape. Tokie sprendimai daugelyje įmonių jau yra savaime suprantami.

Prieš diegiant bet kurį iš šių sprendimų bendrovė turėtų kruopščiai įsivertinti savo specifiką: tai gali būti didelė įmonė, turinti daug darbuotojų, bet dokumentų – sąlyginai nedaug. Ir atvirkščiai, tai gali būti bendrovė, teturinti kelis darbuotojus ir tūkstančius dokumentų. Taigi, reikia išsiaiškinti, kurie procesai užima daugiausia laiko ir būtent tose srityse siekti efektyvumo.

Išvardyti įmonės darbo patobulinimai – tikrai ne revoliucija, tačiau tai nesunkiai leidžia pakeisti mažiau efektyvų žmogaus darbą į tokį, kuriame pridėtinė vertė – didesnė.

Komentaro autorė - Agnė Jasinskaitė, „Nordgain“ generalinė direktorė

Autoriaus nuomonė nebūtinai sutampa su redakcijos pozicija.
Žinote, ką norite žinoti?
Užsisakykite personalizuotą naujienlaiškį.
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

„Philip Morris“ kuria draudimo bendrovę, teiks nuolaidas metusiems cigaretes

Tabako gamybos milžinė „Philip Morris International“ steigia gyvybės draudimo bendrovę, kurios klientai gaus...

Vadyba
19:20
Didžiausios darbdavio reputacijos kūrimo klaidos Premium 2

Lietuvoje darbdavio įvaizdžio kūrimas vis dar yra suprantamas klaidingai. Pradėjus kurti įvaizdį ne nuo to...

Vadyba
18:22
Kaip išlaikyti darbuotojus: neišnaudota galimybė – pensijų kaupimas Verslo tribūna

Naujus specialistus pritraukti ir esamus išlaikyti siekiančios įmonės konkuruoja ne tik atlyginimais, bet ir...

Finansai
06:00
Ar darbdaviui privalu reikalauti darbuotojo pasiaiškinimo dėl darbo pareigų pažeidimo? Verslo tribūna 1

Atsakymas į šį klausimą visuomet būdavo: taip. Ar tikrai visais atvejais?

Verslo aplinka
2019.04.23
„Gelsauga“ turi naują vadovę 1

Valstybės valdomų „Lietuvos geležinkelių“ antrinei įmonei „Gelsauga“ vadovauja Daiva Pivoriūnienė, dirbanti...

Vadyba
2019.04.23
Registrų centras turi naują finansų vadovą 3

Nuo antradienio Registrų centro finansų ir administravimo direktoriaus pareigas pradėjo eiti Sergejus...

Vadyba
2019.04.23
Darbdavio įvaizdis: „Lidl“, „Lietuvos geležinkelių“ ir „Mars Lietuvos“ pamokos Premium

Šiais laikais žmonėms svarbu ne tik algos dydis, bet ir ją mokančio darbdavio reputacija. Kokių klaidų...

Vadyba
2019.04.23
Darbuotojai nori prasmingo darbo, bet retas darbdavys gali tokį pasiūlyti

Darbuotojai nori dirbti prasmingą darbą, tačiau tik nedaugelis darbdavių moka paaiškinti komandai, kokia jų...

Vadyba
2019.04.22
Darbuotojų stebėjimas: nuo klaviatūros paspaudimo iki nėštumo Premium

Vaizdo stebėjimo kameros įmonėje nėra jokia naujiena, tačiau besivystant technologijoms darbdaviai žengia...

Vadyba
2019.04.22
Verslo įkūrėjų patirtis: net ir nedidelė klaida kainuoja 

Verslo pradžioje klaidų pridaroma daugiausia – pirmaisiais metais uždaroma kone pusė pradėjusių dirbti...

Gazelė
2019.04.21
Pasitenkinimas darbu ima mažėti jau po vienų metų įmonėje

Pirmieji metai darbe – laimingiausi, vėliau entuziazmas, įsitraukimas bei motyvacija blėsta, rodo tyrimas.

Vadyba
2019.04.21
Ar jau esame pasirengę atvirai ir skaidriai kalbėti apie darbo užmokestį? 9

Lietuviams kalbėti apie atlygį dar tikrai nedrąsu. Tačiau poreikis gerinti darbuotojų patirtį – motyvuoti bei...

Vadyba
2019.04.20
Stresas darbe: pagrindiniai kaltininkai

Beveik pusė darbuotojų šiuo metu jaučia stresą savo darbe, rodo „LinkedIn“ tyrimas, kuris taip pat...

Vadyba
2019.04.20
Bankrutavo įmonė: ką daryti su savo karjera Premium

Darbo praradimas sukelia didelį stresą ir įtampą. Praktika rodo, kad nemalonų laikotarpį greičiau įveikia tie...

Vadyba
2019.04.19
Kalbėti reikia daryti – būtina spręsti socialines problemas pasitelkiant socialines inovacijas ir socialinį verslą Verslo tribūna

Balandžio 17d. Rise Vilnius, kasmetinio Socialinio verslo forumo išvakarėse aptarti socialinių inovacijų,...

2019.04.19
Fintech įmonės „Bankera“ ir „SpectroCoin“ plečiasi: įdarbins per 50 specialistų Lietuvoje Verslo tribūna

Lietuvių įkurtos finansinių technologijų įmonės — kriptovaliutų keitykla „SpectroCoin“ ir technologijų...

FinTech sprendimai
2019.04.19
Susirgusių lietuvių pajamos nukenčia mažiausiai Baltijos šalyse  5

Susirgę ir savaitę negalėdami dirbti Lietuvos gyventojai patirtų mažiausių finansinių praradimų, lyginant su...

Vadyba
2019.04.18
„Auga group“ dovana darbuotojams – akcijos 11

Lietuvos ekologiškų produktų gamintoja „Auga group“ savo valdomų įmonių darbuotojams paskirstys 2,55 mln.

Rinkos
2019.04.18
„Alibaba“ įkūrėjas: dirbti 12 val. per parą, 6 dienas per savaitę – palaima Premium 15

Kai vis aktyviau diskutuojama apie darbo savaitės trumpinimą bei tokio pokyčio naudą darbuotojams, Jacko Ma,...

Vadyba
2019.04.17
Darbuotojus motyvuoja robotai Algis ir Pūkis Premium

Robotai ir darbų automatizacija dažnai įsivaizduojami kaip žmogiškosios darbo jėgos priešai. Tačiau bent jau...

Vadyba
2019.04.17

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau