Efektyvumo ABC: sklandūs procesai – didesnė nauda

Publikuota: 2018-09-01
Įmonės nuotr.
Įmonės nuotr.
„Nordgain“ generalinė direktorė

Lietuvoje vis garsiau skamba nuogąstavimai dėl kvalifikuotų darbuotojų stygiaus – vieni sektoriai tą jaučia mažiau, kiti daugiau, tačiau problema akivaizdi. Iš dalies ją galima spręsti, įmonėse diegiant efektyvumą didinančius sprendimus, susijusius su dokumentų valdymu ir tvarkymu.

Patys būdami finansų apskaitos verslo atstovai, kasdien susiduriame su didžiuliu kiekiu dokumentų, todėl nuolat ieškome galimybių paspartinti, palengvinti darbą su jais. Nors apskaita – palyginti siaura sritis, tačiau joje dirbdami privalome diegti geriausios praktikos modelius, susijusius su įmonės vidinių procesų efektyvumu, o šie modeliai gali būti pritaikomi kur kas plačiau, ne tik apskaitoje. Mūsų patirtis rodo, kad keletas palyginti paprastų instrumentų gali palengvinti gyvenimą ir įvairiose srityse veikiančioms įmonėms, ir jų finansininkams, be to, nuo neefektyvaus darbo išvaduoti žmonės gali būti skirti kitoms užduotims atlikti.

Vienas svarbiausių žingsnių – dokumentų valdymo sistemos įdiegimas bendrovėje. Norint geriau įsivaizduoti, kam tai reikalinga, pakanka įsivaizduoti situaciją: artėjant susitikimui, staiga prireikia kritiškai svarbaus dokumento. „Nieko tokio“, – pagalvojame ir pradedame ieškoti skaitmeninėse įmonės laikmenose. Pradedame nuo savo departamento – nėra. Nieko tokio, pamėginsime pagal raktinį žodį, ir gauname dešimtis rezultatų su tais pačiais raktiniais žodžiais. O dar turėkime galvoje, kad įmonės laikmenose tikriausiai yra aibė pasenusių dokumentų. Taip gali ir panika ištikti.

Bet tai – tik įsivaizduojama situacija, jei įmonėje veikia dokumentų valdymo sistema – metodas, kuris suteikia organizacijoms galimybę saugoti ir atsekti visus dokumentus vienoje vietoje, naudojant tam tikrą programinę įrangą. Tokios sistemos įdiegimas turi nemažai privalumų. Pirmiausia – palengvina bendradarbiavimą ir komunikaciją bendrovėje, kadangi, turėdami greitą prieigą prie dokumentų ir galėdami jais nesunkiai dalytis, keli darbuotojai gali dirbti ties tuo pačiu projektu, nepatirdami sunkumų. Dokumentai sistemoje atnaujinami, neaktualūs – šalinami. Į komandiruotes vykstantiems darbuotojams tokia sistema suteikia prieigą prie reikiamų dokumentų per atstumą. Aiški struktūra, „kur kas padėta“ – didžiulis palengvinimas darbuotojams ir mažesni kaštai įmonei. Sutaupoma laiko: brangios darbo valandos nėra eikvojamos, skirtingose vietose ieškant reikalingos informacijos, kadangi tam pakanka poros kompiuterio pelės paspaudimų.

Labai svarbu, kiek į šiuos procesus investuojama dar juos diegiant: kuo reikšmingesnės investicijos, tuo didesnę naudą įmonė skaičiuoja vėliau. Daugiau investavus į programą, galima taip sutvarkyti procesus, kad nuskanuoti dokumentai pagal sistemoje numatytas taisykles gautų visus reikalingus patvirtinimus, patys sukristų į dokumentų valdymo sistemą, o iš ten jau automatiškai iškeliautų apskaitai, vadybininkams, pardavimų skyriui ar kitur, priklausomai nuo įmonės poreikio.

Kitas žingsnis – teksto atpažinimo (optical character recognition, OCR) programinės įrangos įdiegimas įmonėje. Tai – įranga, leidžianti popieriuje atspausdintus dokumentus, PDF rinkmenas ir fotografuotus dokumentus paversti redaguojamomis rinkmenomis. Paprasčiau tariant, tais atvejais, kai įmonėje tenka apdoroti šūsnis dokumentų, pateiktų „paveikslėlių“ formatu, nereikia juose esančių duomenų suvedinėti ranka – tai atliekama pasitelkus OCR. Nuo greitesnės paieškos ir paprastesnio redagavimo iki skaitmeninės ir fizinės erdvės taupymo – tai ir yra OCR privalumai. Ši įranga „atpalaiduoja“ žmones nuo laikui imlaus spausdintų ar skanuotų dokumentų turinio perrinkinėjimo, leidžia atlikti greitą paiešką dokumentuose.

Tiesa, kaip rodo mūsų patirtis, norint kiek įmanoma efektyviau panaudoti OCR, itin „sveika“ įmonėje įdiegti ir papildomą programinę įrangą, kuri nuskaito OCR atpažintus dokumentus, atrenka juose esančią reikalingą informaciją ir ją sumeta į apskaitos bei kitas sistemas. „Vienišas“ OCR įrankis to padaryti negali, kadangi jis skirtas tik pačiam dokumentui paversti į skaitmeninį formatą.

OCR ir ją lydinti papildoma programinė įranga – kiek reikšmingesnė finansinė investicija įmonei, tačiau ši technologija daugelį kasdienių procesų paverčia efektyvesniais ir ypač pasiteisina didesnėse įmonėse, kuriose apdorojami dideli kiekiai dokumentų.

Norint žengti dar sparčiau šiuolaikinių technologijų keliu, įmonėms siūloma susikurti ir įsidiegti kelionių išlaidų programėles, kurios leistų daug keliaujantiems darbuotojams lengviau pateikti dokumentus. Tokios programėlės sudaro galimybę nufotografuotus dokumentus siųsti tiesiai buhalterijai, taigi, pradiniame etape pateikiant dokumentus reikia tik minimalių pastangų. Toks įrankis itin patogus daug keliaujantiems ir nuolat užsiėmusiems vadovams.

Įtakos efektyvumui turi ir tokie iš pirmo žvilgsnio nereikšmingi patobulinimai kaip dviejų monitorių naudojimas vienoje darbo vietoje. Tai palengvina darbą vienu metu su keliomis programomis, be to, leidžia lengviau atsisakyti „popierių“ įmonėje, nes informaciją galima peržiūrėti viename iš monitorių, o ne spausdintame lape. Tokie sprendimai daugelyje įmonių jau yra savaime suprantami.

Prieš diegiant bet kurį iš šių sprendimų bendrovė turėtų kruopščiai įsivertinti savo specifiką: tai gali būti didelė įmonė, turinti daug darbuotojų, bet dokumentų – sąlyginai nedaug. Ir atvirkščiai, tai gali būti bendrovė, teturinti kelis darbuotojus ir tūkstančius dokumentų. Taigi, reikia išsiaiškinti, kurie procesai užima daugiausia laiko ir būtent tose srityse siekti efektyvumo.

Išvardyti įmonės darbo patobulinimai – tikrai ne revoliucija, tačiau tai nesunkiai leidžia pakeisti mažiau efektyvų žmogaus darbą į tokį, kuriame pridėtinė vertė – didesnė.

Komentaro autorė - Agnė Jasinskaitė, „Nordgain“ generalinė direktorė

Autoriaus nuomonė nebūtinai sutampa su redakcijos pozicija.
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą VERSLO VALDYMO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Tyrimas: vis dažniau darbuotojai patiria emocinį perdegimą 3

Nors darbuotojų perdegimas tampa vis skaudesne rykšte šiandienos bendrovėms, bet praktika rodo, kad toli...

Vadyba
2019.01.19
Trys žingsniai bebaimės bendrovės link Premium

Baimė bendrovės kolektyve užkerta kelią tobulėti ir daro žalą ne tik darbuotojų moralei, bet ir įmonės...

Vadyba
2019.01.18
„Tesla“ naikina 3.000 darbo vietų 8

Elektromobilių gamintoja „Tesla“ po sunkių praėjusių metų nusprendė sumažinti savo darbo jėgą 7%. Tai...

Vadyba
2019.01.18
Kaip samdomam vadovui užsitarnauti sprendimų laisvę Premium

Verslo įkūrėjui atsitraukti nuo tiesioginio vadovavimo – rizikinga, bet naujas vadovas dažnai ateina su...

Vadyba
2019.01.17
Kurios Lietuvos įmonės pernai sukūrė daugiausia naujų darbo vietų Premium 19

„Verslo žinių“ sudarytame daugiausia pernai naujų darbo vietų sukūrusių bendrovių sąraše dominuoja logistikos...

Vadyba
2019.01.16
Rinkodaros ir pardavimų jungtuvės „Deeper“ - galimybė augti ar eksperimentas Premium 1

Išmaniųjų echolotų žvejybai gamintoja „Deeper“, pernai nepasiekusi tikslų ir ieškodama galimybių augti, be...

Rinkodara
2019.01.16
Vadovų viliojimo pamokos: regionų bendrovės ne ten deda akcentus Premium 1

Regionuose veikiančios bendrovės neslepia, kad pasamdyti norimos kvalifikacijos vadovą, kuris sutiktų dirbti...

Vadyba
2019.01.16
Registrų centras dėl pertvarkos apie atleidimą įspėjo 241 darbuotoją 5

Valstybės įmonė Registrų centras gruodį apie galimą atleidimą įspėjo 241 darbuotoją, rodo Užimtumo tarnybos...

Vadyba
2019.01.14
3 iliuzijos, kurios klaidina darbuotojų ieškantį verslą 17

Konkurencinę kovą norinčios laimėti bendrovės nekalba apie darbuotojų pritraukimą, jos galvoja, kaip...

Rinkodara
2019.01.13
Kodėl bent pusvalandis, rastas pabendrauti su jaunimu, atsiperka

Kai patyręs verslininkas pradedančiajam pataria, ką daryti, o kokių klaidų vengti, pastarojo verslas...

Vadyba
2019.01.13
Siūlo darbą švyturio prižiūrėtojams Kalifornijoje už 130.000 USD 1

Jeigu norisi kardinalių pokyčių, galbūt vertėtų pakeisti darbą. Pavyzdžiui, tapti istorinio švyturio...

Vadyba
2019.01.12
„Ford“ ir „Jaguar Land Rover“ atleidžia tūkstančius darbuotojų 2

Automobilių gamintojos „Ford“ ir „Jaguar Land Rover“ vienu metu pranešė apie planus naikinti po kelis...

Vadyba
2019.01.11
Pertvarkomas Raudonasis Kryžius atleidžia dalį darbuotojų

Tvaresne organizacija užsimojęs tapti Lietuvos Raudonasis Kryžius (LRK) ėmė atleidinėti darbuotojus,...

Vadyba
2019.01.11
Kaip išmatuoti atsakingumą? 7

Įsivažiavus ekonomikai, verslo įmonių produktyvumui ir investicijoms, jau keleri metai didžiausias darbdavių...

Vadyba
2019.01.11
Nedarbo lygis gruodį paaugo iki 8,9% 14

Nedarbas sausio pradžioje buvo 8,9% – 0,7 proc. punkto daugiau nei ankstesnį mėnesį. Sausio 1 dieną Lietuvoje...

Vadyba
2019.01.10
„Lietuvos geležinkeliai“ turi naują vidaus audito vadovą 7

AB „Lietuvos geležinkeliai“ vidaus audito skyriaus vadovu paskyrė Tomą Radėną, kuris bus tiesiogiai...

Vadyba
2019.01.10
Nedarbo lygis ES šalyse: nuo 1,9 iki 18,6% 18

Lapkričio mėnesį nedarbo lygis Europos Sąjungoje (ES) sudarė 6,7%, tačiau tarp šalių išlieka milžiniški...

Vadyba
2019.01.09
Rytų Europa desperatiškai vilioja darbuotojus, Lietuva neatsilieka Premium 3

Skrydžių bilietai emigrantams, auklės ir darbo vietos sutuoktiniams – tai vienos iš daugelio Rytų ir Vidurio...

Vadyba
2019.01.09
„RB Rail“ darbuotojų atrankai planuoja skirti 82.000 Eur

Baltijos šalių europinės vėžės geležinkelio projekto „Rail Baltica“ įgyvendinimą koordinuojanti bendra trijų...

Vadyba
2019.01.09
Raumenų prisiauginusios „YIT Lietuvos“ vadovas – apie planus ir iššūkius Premium 2

Suomijos statybos korporacijai YIT sujungus savo įmones Lietuvoje, į ypač aštrios konkurencijos rinką...

Statyba ir NT
2019.01.09

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau