Suskaičiuota, kiek žmonių turi dalyvauti susirinkime

Robertas Suttonas, Stanfordo universiteto profesorius, priėjo išvados, kad konstruktyviausi susirinkimai vyksta 5-8 žmonių grupėse. „Harvard Business Review“ detalizuoja, jog susirinkimo nesėkmė būna užprogramuota dar jo rengimo fazėje, jeigu organizatoriai stengiasi sukviesti, kiek įmanoma daugiau žmonių. Tokios gausos rezultatas – dalyviai į tokį masinį susirinkimą ateina menkiau pasiruošę, vangiau dalyvauja diskusijoje bei skeptiškai vertina susirinkimo rengėjus, kurie nesugeba tinkamai atlikti darbo.

Profesorius rekomenduoja patiems vadovams inicijuoti susirinkimų kultūros pokyčius įmonėje. Pirmiausia vertėtų darbuotojams pranešti, kad nuo šiol susirinkimai bus kompaktiškesni, juose dalyvaus tik tiesiogiai su aptariamais klausimais susiję žmonės. Vadovai turėtų paaiškinti, kad pokyčiai daromi tam, kad susirinkimai būtų efektyvesni, kad kiekvienas jame dalyvaujantis specialistas turėtų galimybę pasisakyti. Be to, mažesnėse grupelėse lengviau ir greičiau galima priimti sprendimus.

Antra vadovo atsakomybė – į susirinkimą kviesti tik reikiamus žmones. Nuspręsti, kuriuos specialistus kviesti, bus lengviau, kai iš anksto bus žinoma susirinkimo darbotvarkė, kokius konkrečiai klausimus norima apsvarstyti ir pan. Sudarant darbotvarkę, svarbu atkreipti dėmesį, ar kiekvieno klausimo aptarimui skirta pakankamai laiko, ar visi dalyviai turės galimybę pasisakyti.

Taisyklė

Profesorius rekomenduoja paprastą taisyklę, kuri padės įvertinti, ar į susitikimą pakviesti reikiami žmonės. Tereikia atsakyti į klausimus: kurie žmonės būtini, kad diskusiją įvyktų? Dėl kurio žmogaus, jei jis staiga negalėtų dalyvauti, tektų atšaukti susirinkimą? Kokių specialistų dalyvavimas pridėtų vertės planuojamai diskusijai?

Suprantama, kad komandai prisitaikyti prie pokyčių reikia laiko, tačiau jeigu vadovas nuosekliai paaiškins, kodėl įmonei naudingas naujasis susirinkimų formatas, pats aktyviai stengsis rengti efektyvesnius susitikimus, tikėtina, kad ir komanda greičiau pripras prie naujovių.

Susirinkimai, kuriuose dalyvauja nuo 5 iki 8 žmonių, sako p. Suttonas, ne tik efektyvesni, bet juos lengviau valdyti, skirti dėmesio kiekvienam dalyviui, tokio dydžio grupėje lengviau rasti bendrą sprendimą.

VŽ anksčiau rašė apie 5 programėles, padedančias rengti efektyvesnius susirikimus.

Rašyti komentarą