Šių dienų Achilo kulnas – dokumentų valdymas

Publikuota: 2015-11-11

Popierinis dokumentas vis dar turi nenuginčijamą galią prieš elektroninį giminaitį, tad saugi jo vieta vis dažniau kelia galvos skausmą jį apskaitantiems ir saugantiems biuro darbuotojams. Daug dokumentų jau persiunčiami ir apskaitomi elektroniniu būdu, tačiau kur dėti brangų sutarties originalą? Laikyti spintoje kabinete, kur užklysta valytojos ir sistemų prižiūrėtojai nėra geriausia išeitis, seifas taip pat nėra guminis.

Archyvuoti dokumentus įstatymo įpareigotos visos įmonės, tačiau dažnai tikrasis iššūkis yra surasti pakankamai vietos tokiam bendrovės archyvui ir tinkamai jį įrengti. Bėgant metams jis didėja, saugomų dokumentų apskaita sudėtingėja, o peržiūrėti sąskaitas, sutartis ir jų priedus reikia kasdien. Kai lentynų metrai įmonės archyve ima tirpti, kreipiamasi į dokumentų saugojimo profesionalus.

Pasak dokumentų ir duomenų valdymo sprendimus diegiančios UAB REISSWOLF LT vadovo Juliaus Jauniškio, Vakarų Europoje įprasta dokumentus saugoti ir archyvuoti naudojant specialią sistemą bei kaupti skaitmeninį jų archyvą. „Sklandų darbą ir informacijos saugumą užtikrina dokumentų archyvavimo sistema RWAS, kurios pagalba klientams pateikiami norimi skaitmeniniai dokumentai iš mūsų duomenų saugyklų. Įmonės bet kada gali pasiekti norimus dokumentus, operatyviai ir saugiai juos valdyti. Siūlomas atskiras skaitmeninis įmonės archyvas, kuriame saugomi gausūs duomenys, neprieinami jokiai trečiajai šaliai“, – sako J.Jauniškis.

Pasak jo, norint apdoroti tokį kiekį dokumentų reikalinga speciali įranga, kurią turi specializuotos įmonės. Skaitmeninėms dokumentų kopijoms daryti reikalingas spartusis dokumentų skeneris, kuris gali nuskaityti apie 30 tūkst. puslapių per dieną. Taip pat būtina specializuota dokumentų valdymo sistema. Jos pagalba efektyviai susisteminti dokumentai pagreitina darbo procesus ir sumažina darbo sąnaudas.

Dokumentai naikinimui kaupiami konteineriuose

Anot J.Jauniškio, dokumentams kaupti naikinimui įmonėse gali būti pastatomi specialūs metaliniai konteineriai su elektronine rakinimo sistema, neleidžiančia pašaliniams asmenims atidaryti talpyklos. „Tokiu būdu išsprendžiame dokumentų naikinimo darbo vietoje klausimą. Ši talpykla turi elektroninį užraktą ir signalizacijos sistemą, o išgabenti ją iš biuro į archyvą turi teisę tik mūsų darbuotojai“, – Lietuvoje neįprastą naujovę pristato vadovas.

Specialia kortele, kurios darbas pagrįstas RFID technologija atrakinama talpykla yra tarsi seifas, kuriame kaupiami naikinimui skirti dokumentai. Darbuotojams suteikiamos asmeninės šio konteinerio užrakinimo teisės, kiekvienas talpyklos atidarymo procesas yra fiksuojamas. Jei darbuotojas pamiršo užrakinti talpyklą, pastaroji elektroniniu signalu primena, jog būtina tai padaryti.

Ingrida Turskienė, bendrovės REISSWOLF LT komercijos skyriaus vadovė sako, kad užpildyti dokumentais metaliniai konteineriai saugiai transportuojami į archyvą specialia tam skirta mašina. „Dokumentai ir duomenys neatkuriamai sunaikinami naikinimo įrenginiu naudojant Vokietijos specialistų parengtą uždarą procesą bei laikantis tarptautinių saugumo standartų“, – teigia ji.

Dokumentų saugyklos įrengtos pagal aukštą saugumo lygį ir dėl saugumo procedūrų primena banko saugyklą. Iki pat sunaikinimo prie dokumentų gali prieiti tik tam tikri darbuotojai, kurie, siekiant užtikrinti įmonės patikimumą, yra kruopščiai atrenkami ir patikrinami.

Sekite „Mano verslo“ naujienas, dalinkitės nuomone, užduokite klausimus „Facebook“ puslapyje „Verslo žinios. Mano verslas“

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą MANO VERSLO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
„Gazelių“ patirtis: motyvuoja darbuotojus taip, kad šie į konkurentus nesižvalgo Premium

Kone kiekvienos įmonės, patekusios į „Gazelių“ sąrašą, vadovai pabrėžia, kad svarbiausias sėkmės veiksnys yra...

Vadyba
05:45
Darbuotojus iš svetur samdo ne vien dėl to, kad nėra savų 1

Jei ne darbuotojai iš Baltarusijos ar Ukrainos, daugelis Lietuvos įmonių jau būtų pakabinusios spyną ant...

Vadyba
2019.01.01
Kodėl gamintojams naudingas Paveldo sertifikatas

Produkcija, pažymėta tautinio paveldo ženklu, garantuoja, kad ji yra skani, nes teisę naudoti šį ženklą turi...

Rinkodara
2019.01.01
Smulkiųjų patirtis: kodėl verta vykti į mokymus 1

Be žinių, profesionalų patarimų verslą išjudinti sudėtinga, todėl semtis patirties dažnas įmonių vadovas...

Vadyba
2018.12.31
Įmonės biudžete eilutė, skirta mokymams, kone privaloma

Net smulkiausia įmonė, skirianti lėšų darbuotojų mokymams, išlošia – žmonės jaučiasi ne tik vertinami, bet,...

Vadyba
2018.12.30
2019 m. laukia 30 mokesčių pakeitimų, amnestija ir gėdos stulpas 15

Kitais metais laukia mažesnė mokesčių našta darbo užmokesčiui, kitokių pajamų mokesčių lengvatų. Taip pat bus...

Finansai
2018.12.28
Klaipėda aplinkiniams regionams – ir donorė, ir varžovė  Premium

Patogi miesto geografinė padėtis, išvystyta infrastruktūra ir labiausiai Baltijos jūroje į rytus nutolęs...

Pramonė
2018.12.27
Kūrė žvakes, kurios atrodytų „nelietuviškai“ 1

Prekybinės mugės didina ne tik smulkiųjų pardavimus, bet ir padeda susipažinti su klientais, sužinoti, ko jie...

Prekybininkai, neapsikentę nelygybės, randa sprendimų 8

Daugelis verslininkų, įkūrusių įmones, kaip pagrindinį savo konkurentą įvardija ne kitą bendrovę, užsiimančią...

Startuolis nišą atrado netikėtai, investuotoją – irgi atsitiktinai 4

Dažnas verslininkas, prisiminęs verslo pradžią, pasakoja nesitikėjęs ir juo labiau neplanavęs, kaip įmonė...

Technologijos
2018.12.22
Mažo biudžeto mažos dovanos – ir reklamai 1

Jau beveik Kalėdos, bet smulkieji dar turi laiko sugalvoti kūrybiškų dovanų klientams ir partneriams. Mažos...

Rinkodara
2018.12.22
550.000 Eur investiciją pritraukęs lietuvių startuolis ištiesino kelią iki paslaugos teikėjo Premium 4

Šiemet 550.000 Eur investiciją pritraukęs startuolis „Serfy“ – užduočių ir mobilių darbuotojų valdymo sistema...

Technologijos
2018.12.21
Smulkieji agroverslo milžinams nepasiduoda: siūlo tai, ko pastarieji neturi ar nenori daryti Premium 1

Didelė konkurencija agrotechnikos rinkoje skatina smulkiuosius ieškoti neužimtų nišų, lanksčiai prisitaikyti...

Agroverslas
2018.12.21
Kalėdinių mugių šiemet vyksta daugiau, bet pardavėjų joms neranda Premium

Gruodžio pardavimai smulkiųjų pajamas pašokdina kartais, tačiau šiemet kai kurie skaičiuoja mažesnes pajamas...

Tendencija: į skatinamąsias keliones važiuoja visi įmonės darbuotojai Premium 1

Anksčiau kelione įprastai būdavo apdovanojami tik geriausi darbuotojai, dabar vis dažniau išvyksta visa...

Vadyba
2018.12.18
Lietuvos gamintojai turi galimybių įsijungti į ekologiškų produktų varžybas

Ekologiški produktai darysis įvairesni, o jų pardavimai augs – tokios jų vartojimo tendencijos visai...

Agroverslas
2018.12.17
Leidus gaminti namuose, tikisi daugėsiant naujų ir legalių maitintojų 6

Smulkieji nuo šiol gali užsiimti maisto gamyba namuose. Iki šiol namudininkai, gaminantys saldumynus, vieno...

Agroverslas
2018.12.16
Jei ne mentoriai, kai kurie produktai nebūtų išvydę dienos šviesos Premium

Tinkamas mentorius padeda rasti savo vietą gyvenime, pasiryžti kurti verslą, o jau veikiančioms įmonėms gali...

Vadyba
2018.12.15
Kokių dovanų kolegos norėtų, bet jų dovanoti nepatariama

Dauguma organizacijų turi tradicijų, kaip pasitinka šventes, – kolegų pusryčiai, pietūs ar vakarėlis po...

Etiketės „aš ekologiškas“ nebeužtenka: Lietuvos gamintojai stiprūs sukurti, bet turi pramokti vystyti Premium

Palyginti su Latvija ir Esti­ja, Lietuva eksportuoja di­džiau­sią dalį – 45% – ekologiškų produktų. Mūsiškių...

Agroverslas
2018.12.14

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau