Šių dienų Achilo kulnas – dokumentų valdymas

Publikuota: 2015-11-11

Popierinis dokumentas vis dar turi nenuginčijamą galią prieš elektroninį giminaitį, tad saugi jo vieta vis dažniau kelia galvos skausmą jį apskaitantiems ir saugantiems biuro darbuotojams. Daug dokumentų jau persiunčiami ir apskaitomi elektroniniu būdu, tačiau kur dėti brangų sutarties originalą? Laikyti spintoje kabinete, kur užklysta valytojos ir sistemų prižiūrėtojai nėra geriausia išeitis, seifas taip pat nėra guminis.

Archyvuoti dokumentus įstatymo įpareigotos visos įmonės, tačiau dažnai tikrasis iššūkis yra surasti pakankamai vietos tokiam bendrovės archyvui ir tinkamai jį įrengti. Bėgant metams jis didėja, saugomų dokumentų apskaita sudėtingėja, o peržiūrėti sąskaitas, sutartis ir jų priedus reikia kasdien. Kai lentynų metrai įmonės archyve ima tirpti, kreipiamasi į dokumentų saugojimo profesionalus.

Pasak dokumentų ir duomenų valdymo sprendimus diegiančios UAB REISSWOLF LT vadovo Juliaus Jauniškio, Vakarų Europoje įprasta dokumentus saugoti ir archyvuoti naudojant specialią sistemą bei kaupti skaitmeninį jų archyvą. „Sklandų darbą ir informacijos saugumą užtikrina dokumentų archyvavimo sistema RWAS, kurios pagalba klientams pateikiami norimi skaitmeniniai dokumentai iš mūsų duomenų saugyklų. Įmonės bet kada gali pasiekti norimus dokumentus, operatyviai ir saugiai juos valdyti. Siūlomas atskiras skaitmeninis įmonės archyvas, kuriame saugomi gausūs duomenys, neprieinami jokiai trečiajai šaliai“, – sako J.Jauniškis.

Pasak jo, norint apdoroti tokį kiekį dokumentų reikalinga speciali įranga, kurią turi specializuotos įmonės. Skaitmeninėms dokumentų kopijoms daryti reikalingas spartusis dokumentų skeneris, kuris gali nuskaityti apie 30 tūkst. puslapių per dieną. Taip pat būtina specializuota dokumentų valdymo sistema. Jos pagalba efektyviai susisteminti dokumentai pagreitina darbo procesus ir sumažina darbo sąnaudas.

Dokumentai naikinimui kaupiami konteineriuose

Anot J.Jauniškio, dokumentams kaupti naikinimui įmonėse gali būti pastatomi specialūs metaliniai konteineriai su elektronine rakinimo sistema, neleidžiančia pašaliniams asmenims atidaryti talpyklos. „Tokiu būdu išsprendžiame dokumentų naikinimo darbo vietoje klausimą. Ši talpykla turi elektroninį užraktą ir signalizacijos sistemą, o išgabenti ją iš biuro į archyvą turi teisę tik mūsų darbuotojai“, – Lietuvoje neįprastą naujovę pristato vadovas.

Specialia kortele, kurios darbas pagrįstas RFID technologija atrakinama talpykla yra tarsi seifas, kuriame kaupiami naikinimui skirti dokumentai. Darbuotojams suteikiamos asmeninės šio konteinerio užrakinimo teisės, kiekvienas talpyklos atidarymo procesas yra fiksuojamas. Jei darbuotojas pamiršo užrakinti talpyklą, pastaroji elektroniniu signalu primena, jog būtina tai padaryti.

Ingrida Turskienė, bendrovės REISSWOLF LT komercijos skyriaus vadovė sako, kad užpildyti dokumentais metaliniai konteineriai saugiai transportuojami į archyvą specialia tam skirta mašina. „Dokumentai ir duomenys neatkuriamai sunaikinami naikinimo įrenginiu naudojant Vokietijos specialistų parengtą uždarą procesą bei laikantis tarptautinių saugumo standartų“, – teigia ji.

Dokumentų saugyklos įrengtos pagal aukštą saugumo lygį ir dėl saugumo procedūrų primena banko saugyklą. Iki pat sunaikinimo prie dokumentų gali prieiti tik tam tikri darbuotojai, kurie, siekiant užtikrinti įmonės patikimumą, yra kruopščiai atrenkami ir patikrinami.

Sekite „Mano verslo“ naujienas, dalinkitės nuomone, užduokite klausimus „Facebook“ puslapyje „Verslo žinios. Mano verslas“

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą MANO VERSLO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Iš anksto augimui nesiruošiama Premium 9

Verslo plėtra kupina iššūkių, kuriems, atrodytų, galima pasirengti, tačiau verslo konsultantai tikina, kad...

Vadyba
2018.07.03
Verslo plėtra: kyla pavojus tapti konkurentu pačiam sau Premium

Verslą plėsti galima ne tik geografiškai, bet ir imantis naujos veiklos. Bet kuriuo atveju plėtros...

Vadyba
2018.07.03
Anykščių verslininkė: nežiūrėkite serialų ir viską spėsite Premium 1

Suvaldyti 4 skirtingus verslus nėra paprasta, tačiau Rita Šimkienė su vyru jau išmoko, kaip tai padaryti.

Parduotuvę atidarę kelioms savaitėms ir parduoda, ir patyrinėja

Laikinosios (angl. Pop up) parduotuvės – vienas iš būdų e. prekybą papildyti fizine, taip pat tiesiogiai...

Plėtros kryptį nurodo patys klientai 1

Tie, kas imasi maitinimo verslo, stengiasi būti ten, kur daugiausia praeivių, o dar geriau – turistų. Vis...

Rinkodara
2018.07.01
9 paslaugų Mažeikiams buvo per daug – liko dvi ir ramūs pirmadieniai Premium

Pirmas ramus pirmadienis per penkerius metus ateina tada, kai tiksliai žinai, kokią paslaugą verslas siūlys...

A. Juškos šiltnamių ūkis: elgėsi kitaip negu stambieji, dabar patys – tarp didžiausiųjų Premium

Pirkėjai ieško lietuviškų daržovių, todėl prekybos tinklai dairosi ūkininkų, galinčių jas tiekti. Šie galėtų...

Agroverslas
2018.06.28
Verslo pradžia: kada pirkti veikiančią įmonę naudingiau nei kurti patiems Premium

Tie, kurie įsigyja dirbančią įmonę, išvengia verslo kūrimo klaidų ir gali pradėti dirbti iš karto. Vis dėlto...

Vadyba
2018.06.26
Kaip pasiekti, kad pirkėjas sugrįžtų

Kuo smulkesnis verslas, tuo jis turi užmegzti artimesnį ryšį su pirkėju. Ir nesvarbu, ar prekiaujama...

Mentorius sutaupo 5 metus ieškojimų ir išlaidų, bet gali ir supykdyti Premium

Kai jauni verslininkai bando stotis ant kojų ar sėkmės atveju siekia suvaldyti neplanuotą augimą, retas...

Vadyba
2018.06.25
Naujų vėjų į verslą įneša vaikai

Jei į tėvų sukurtą įmonę įsijungia vaikai, dažnai toks verslas įgauna pagreitį. Tiesa, su viena išlyga – jei...

Vadyba
2018.06.23
Smulkieji išlaukia progos: parduotuvę Vilniaus senamiestyje įkūrė už 2.000 Eur Premium 1

Nedideli gamintojai, jau pažįstami savo pirkėjui, atsisako brangiai nuomojamų prekybos vietų ir pasikliauna...

Kavinės gamykloje ypatumai: jokio alkoholio, bet garantuoti klientų srautai Premium

Tas pats miestas – skirtingi lankytojų poreikiai: tuo įsitikino UAB „Maisto sistemos“ įkūrėjai, kai prieš...

Požiūris niekada nepasiduoti kainavo nuostolių, bet užaugino iki 9 šalių Premium 1

Vienas baldų prekybos internetu UAB „Baldai1“ verslo modelis devyniose rinkose, kone pusantro šimto...

Mano verslas
2018.06.20
VMI reido „Regitroje“ metu nustatyta 30 nelegalių sutarčių 9

Savaitę laiko trukusių vizitų VĮ „Regitra“ padaliniuose metu, Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI)...

Finansai
2018.06.20
Atidarė restoraną, kuriame nesiginčijama dėl to, kas lėkštėje: lankytojų apstu Premium 2

Maitinimo verslas – sudėtingas, bet įtraukia: tie, kas perpranta jo taisykles, dažniausiai imasi plėtros, nes...

Laikinųjų darbuotojų gamybininkams randa pasiūlę ramybę ir „komandines darbo vietas“ Premium

Jei darbo rinka nebūtų tokia sekli ir darbdaviai patys rastų darbuotojų, vargu ar įdarbinimo agentūroms...

Vadyba
2018.06.19
Kodas, padedantis paslaugų teikėjams surinkti įmokas greičiau ir tiksliau Rėmėjo turinys

Kiekvienam paslaugų teikėjui svarbu kuo efektyviau surinkti klientų įmokas, todėl klientų patogumui siūlomi...

Mano verslas
2018.06.18
Šeimos verslo dalybos: joms ruoštis nesmagu, bet verta Premium

Šeimos verslas turi ne vieną pranašumą, tačiau tol, kol viskas sekasi. Jei tarpusavio santykiai pašlyja,...

Vadyba
2018.06.18
Nuo garažo išaugę iki gamyklos, kalviai smulkių užsakymų vis tiek neatsisako Premium 1

Net kai verslas įsibėgėja, o gamyba ir užsakovai stambėja, nederėtų atsisakyti smulkių pavienių klientų...

Pramonė
2018.06.18

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau