Šių dienų Achilo kulnas – dokumentų valdymas

Publikuota: 2015-11-11

Popierinis dokumentas vis dar turi nenuginčijamą galią prieš elektroninį giminaitį, tad saugi jo vieta vis dažniau kelia galvos skausmą jį apskaitantiems ir saugantiems biuro darbuotojams. Daug dokumentų jau persiunčiami ir apskaitomi elektroniniu būdu, tačiau kur dėti brangų sutarties originalą? Laikyti spintoje kabinete, kur užklysta valytojos ir sistemų prižiūrėtojai nėra geriausia išeitis, seifas taip pat nėra guminis.

Archyvuoti dokumentus įstatymo įpareigotos visos įmonės, tačiau dažnai tikrasis iššūkis yra surasti pakankamai vietos tokiam bendrovės archyvui ir tinkamai jį įrengti. Bėgant metams jis didėja, saugomų dokumentų apskaita sudėtingėja, o peržiūrėti sąskaitas, sutartis ir jų priedus reikia kasdien. Kai lentynų metrai įmonės archyve ima tirpti, kreipiamasi į dokumentų saugojimo profesionalus.

Pasak dokumentų ir duomenų valdymo sprendimus diegiančios UAB REISSWOLF LT vadovo Juliaus Jauniškio, Vakarų Europoje įprasta dokumentus saugoti ir archyvuoti naudojant specialią sistemą bei kaupti skaitmeninį jų archyvą. „Sklandų darbą ir informacijos saugumą užtikrina dokumentų archyvavimo sistema RWAS, kurios pagalba klientams pateikiami norimi skaitmeniniai dokumentai iš mūsų duomenų saugyklų. Įmonės bet kada gali pasiekti norimus dokumentus, operatyviai ir saugiai juos valdyti. Siūlomas atskiras skaitmeninis įmonės archyvas, kuriame saugomi gausūs duomenys, neprieinami jokiai trečiajai šaliai“, – sako J.Jauniškis.

Pasak jo, norint apdoroti tokį kiekį dokumentų reikalinga speciali įranga, kurią turi specializuotos įmonės. Skaitmeninėms dokumentų kopijoms daryti reikalingas spartusis dokumentų skeneris, kuris gali nuskaityti apie 30 tūkst. puslapių per dieną. Taip pat būtina specializuota dokumentų valdymo sistema. Jos pagalba efektyviai susisteminti dokumentai pagreitina darbo procesus ir sumažina darbo sąnaudas.

Dokumentai naikinimui kaupiami konteineriuose

Anot J.Jauniškio, dokumentams kaupti naikinimui įmonėse gali būti pastatomi specialūs metaliniai konteineriai su elektronine rakinimo sistema, neleidžiančia pašaliniams asmenims atidaryti talpyklos. „Tokiu būdu išsprendžiame dokumentų naikinimo darbo vietoje klausimą. Ši talpykla turi elektroninį užraktą ir signalizacijos sistemą, o išgabenti ją iš biuro į archyvą turi teisę tik mūsų darbuotojai“, – Lietuvoje neįprastą naujovę pristato vadovas.

Specialia kortele, kurios darbas pagrįstas RFID technologija atrakinama talpykla yra tarsi seifas, kuriame kaupiami naikinimui skirti dokumentai. Darbuotojams suteikiamos asmeninės šio konteinerio užrakinimo teisės, kiekvienas talpyklos atidarymo procesas yra fiksuojamas. Jei darbuotojas pamiršo užrakinti talpyklą, pastaroji elektroniniu signalu primena, jog būtina tai padaryti.

Ingrida Turskienė, bendrovės REISSWOLF LT komercijos skyriaus vadovė sako, kad užpildyti dokumentais metaliniai konteineriai saugiai transportuojami į archyvą specialia tam skirta mašina. „Dokumentai ir duomenys neatkuriamai sunaikinami naikinimo įrenginiu naudojant Vokietijos specialistų parengtą uždarą procesą bei laikantis tarptautinių saugumo standartų“, – teigia ji.

Dokumentų saugyklos įrengtos pagal aukštą saugumo lygį ir dėl saugumo procedūrų primena banko saugyklą. Iki pat sunaikinimo prie dokumentų gali prieiti tik tam tikri darbuotojai, kurie, siekiant užtikrinti įmonės patikimumą, yra kruopščiai atrenkami ir patikrinami.

Sekite „Mano verslo“ naujienas, dalinkitės nuomone, užduokite klausimus „Facebook“ puslapyje „Verslo žinios. Mano verslas“

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą MANO VERSLO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Esminė rinkodaros taisyklė tinka ne visiems ūkininkams

Kuo smulkesnis ūkis, tuo jo savininkui labiau apsimoka produkciją parduoti pačiam. Tačiau sprendimas imtis...

Agroverslas
2018.09.30
Moka parduoti ir nesiveldami į žaidimus kainomis 1

Smulkieji sutinka, kad viešieji pirkimai galėtų padidinti pardavimus, tačiau kol konkursų tvarka nesikeis,...

Kai kyla įtarimų dėl įmonės, VMI tikrina jos akcininką Premium 2

Jeigu įmonė dirba nuostolingai ir ją paskolomis finansuoja jos akcininkas, fizinis asmuo, tokiu atveju VMI...

Finansai
2018.09.27
Pardavimus augina ir iš darbdavių noro įtikti darbuotojams Premium

Jei užsakovas auga, partnerių pardavimai kyla kartu. Tiesa, tik tokiu atveju, jeigu nepadarai nė vienos...

Verslininkai: parodų aukso amžius baigėsi, bet dalyvauti jose vis tiek verta Premium

Namų interjero ir dizaino paroda „Maison & Objet“, rugsėjį vykusi Paryžiuje, yra viena brangiausių Europos...

Rinkodara
2018.09.26
Lenkai iš Lietuvos ūkių supirktų kad ir visą pieną – tiesa, ne bet kokį Premium

Gaminantieji produktą uždirba daugiau nei žaliavos tiekėjai, tačiau Rokiškio kooperatyvas „Eko tikslas“,...

Agroverslas
2018.09.26
Tyrimas: smulkusis verslas neįvertina IT potencialo ir pavojų

Smulkiose Lietuvos įmonėse kompiuterine ir IT įranga dažniausiai rūpinasi ne patyrę specialistai, o...

Technologijos
2018.09.24
„Metų gazelės 2018“ vadovas: niekada neturėjau įmonės, teikiančios pigias paslaugas, vizijos Premium 15

„Gazelė 2018“ titulą pelniusi „Hugaas Services“ – viena iš trijų Lietuvoje veikiančių Norvegijos „Hugaas...

Statyba ir NT
2018.09.24
Maisto rinkinių verslas – ne tik daržoves supjaustyti 1

Maisto produktų su receptais, kaip gaminti valgius, prenumeratą pakeitė dar greitesnė ir paprastesnė valgių...

Drabužių pardavėjų pajamas kilsteli ir nauja parduotuvės vieta, ir atnaujinta e. parduotuvė

Smulkūs drabužių mažmenininkai pastaraisiais metais stebi besitraukiantį pirkimą ir intensyvią konkurenciją.

„Metų gazelės“ titulas lieka Vilniuje 7

„Gazelė 2018“ nugalėtoja pripažinta sostinės „Hugaas Services“ – įmonė per 3 metus pardavimus užaugino...

Statyba ir NT
2018.09.20
„Gazelės” konferencija Vilniuje: šiemet ji kitokia

„Gazelės“ konferencija, kurią „Verslo žinios“ rengia jau 15 metų, šiemet iš esmės atsinaujino: ne tik...

Mano verslas
2018.09.20
Verslas išaugo iš pilnų lagaminų lauktuvių Premium 3

2.000 Eur – tiek siekė Vilniaus Halės turgavietėje įkurtos graikiškų produktų parduotuvės pirmosios savaitės...

Optimizuota įmonės veikla – jaukas investicijoms Rėmėjo turinys

Rugsėjo 20 d. startuosianti kasmetinė verslo konferencija „Gazelė“ sugrįžta atsinaujinusi – su daugiau...

Finansai
2018.09.18
Smulkieji apie jiems žadamą paramą: supriešinimas su stambiaisiais Premium 2

Vyriausybės planus skatinti smulkųjį verslą patys smulkieji vertina atsargiai. Juokas pro ašaras – taip jie...

Verslo aplinka
2018.09.18
Turguje sostinėje pasiūlė tailandietišką maistą – prireikė ir cepelinų Premium 3

Kai į sostinės Halės turgavietėje veikiančią tailandietišką užkandinę „Spoon Out“ užsukę lankytojai vis...

Įkūrė butiką tiems, kurie kanceliarinių reikmenų perka daugiau nei naudoja Premium 1

Vokiški „Kaweco“ rašikliai, japoniški degtukus primenantys „Hibi“ smilkalai, itališkos „Moleskine“ užrašinės...

Šokolado fontanų nuoma prigijo, bet verslą išplėtė pasiūlę kitą paslaugą Premium 1

Verslas, pradėtas nuo šokoladų fontanų nuomos, pagreitį įgavo tik jį papildžius šventine apšvietimo paslauga.

„Big data" padeda surasti, kam pasaulyje reikia 60 t mėlynių 7

UAB „Icona“ pradėjo siūlyti klientų užsienyje paieškos paslaugą pasinaudojus didžiaisiais duomenimis. Anot...

Pramonė
2018.09.16
Maisto rinkinių prenumeratorių daugėja – valgiaraščių sudarytojai konkuruoja skoniu Premium 1

Maisto produktų su receptais, kaip gaminti valgius, prenumeratą pakeitė dar greitesnė ir paprastesnė valgių...

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau