Biuras be popieriaus ir be reklaminių lankstinukų

Nekilnojamojo turto agentūra „Capital“ „biuro be popieriaus“ politiką pradėjo kryptingai įgyvendinti tik persikėlę į naująjį biurą „City“ verslo centre šių metų kovą.

Bendrovės komanda popierių iškeitė į papildomus ekranus ir dizainerių kurtus elektroninių dokumentų bei prezentacijų šablonus.

„Mūsų darbe vienas didžiausių popieriaus ryklių buvo lankstinukų ir įvairios reklaminės medžiagos spausdinimas. Nusprendėme, kad pasitelkę grafinio dizaino programas, dizainerių kurtus prezentacijų, objektų pristatymo šablonus mes ne tik sutaupysime popieriaus, tačiau gerokai padidinsime ir darbuotojų našumą. Dabar nebereikia derinti nesibaigiančių maketų, visą informaciją galima sudėti į 30 skirtingų iš anksto paruoštų elektroninių dokumentų šablonų, o bendrovės maketuotojai padeda, jeigu dokumento negali užbaigti pats darbuotojas“, – sprendimą pasakoja Mantas Mikočiūnas, „Capital“ vadovas.

Sunki tik pradžia

Pasak pašnekovo, biuro darbuotojai tik įvedus elektroninius dokumentų, maketų šablonus, sakydavo, jog sunku dirbti su klientu, jeigu negali palikti jam spausdintos medžiagos.

„Tačiau mūsų sprendimas mažinti popieriaus kiekius yra sąmoningas ir apgalvotas, todėl siekiame lengvais naudojamas šablonais, maketais sumažinti ir darbuotojų abejones, ir kartu pratinti klientus prie naujo medžiagos pateikimo būdo“,– kalba p. Mikočiūnas, pridurdamas, kad klientų reakcijos priklauso nuo to, ar jų darbovietės, įmonės laikosi „biuro be popieriaus“ principų.

„Gerai apgalvojus ir sukūrus biuro bei reikiamos įrangos infrastruktūrą pavyko popieriaus naudojimą sumažinti net derinant ir pasirašant sutartis. Iki šiol, kol pasirašydavome vieną tipinę sutartį, sunaudodavome 40 – 50 popieriaus lapų: pirminės sutarčių versijos buvo spausdinamos, tada susirinkus visų šalių atstovams redaguojamos susitikimo metu, tada vėl spausdinamos naujos dokumento redakcijos, kol galų gale po trijų – keturių derinimų sutartis buvo pasirašoma. Dabar didžioji dauguma sutarčių yra derinamos ekranuose. Visiems susitikus pas mus specialiai įrengtose posėdžių salėse, sutartis redaguojama tiesiai ekrane, o ir pats procesas, įjungus šiek tiek interaktyvumo, tapo patrauklesnis“, – teigia p. Mikočiūnas.

Specialių patalpų

Prieš metus į „Hanner“ plėtotą „City“ biurų pastatą persikrausčiusios draudimo bendrovės „Gjensidige“ komunikacijos vadovė Baltijos šalims Jovita Aukštuolytė – Minderienė antrina, jog kėlimasis į naują biurą taip pat leido šiai bendrovei pradėti kurti „biuro be popieriaus“ kultūrą.

„Pradėjome nuo švaraus stalo politikos. Tai reiškia, kad darbo pabaigoje paliekame savo stalus tuščius. Taigi, kuo mažiau juos apkrauname, tuo geriau. Kai kraustėmės iš senųjų biurų kiekvienas darbuotojas gavo po nedidelę dėželę savo daiktams susidėti. Daliai tai buvo sprendimas, gerokai sumažinęs persikraustymo rūpestį, daliai tai buvo iššūkis atsisakyti popierių, segtuvų ir kitų kanceliarinių įrankių, kurie buvo sukaupti ant stalų ir stalčiuose“, – teigia p. Aukštuolytė – Minderienė.

Pasak draudimo bendrovės komunikacijos vadovės, ruošiantis persikraustymui iš viso buvo išvežta perdirbti apie 1,5 t nereikalingų popierių.

„Dabar dalis darbuotojų vis dar naudojasi užrašinėmis ar šratinukais, taip pat spausdina dalį dokumentų, tačiau spausdinimas vyksta ne įprastose biuro erdvėse, o tam specialiai įrengtose spausdinimo patalpose. Pastebime, kad tas atstumas iki spausdintuvo daliai žmonių tapo stimulu, pagalvoti, ar tikrai verta kažką spausdinti“, – nusišypsp p. Aukštuolytė – Minderienė.

Retas atrankos kriterijus

Anastasija Pocienė, „Hanner“ komercinio nekilnojamojo turto nuomos vadovė teigia, jog bendrovės ieškodamos biuro vis dar retai deklaruoja, jog nori specialaus patalpų, darbo vietų plano pritaikymo, kad darbuotojai galėtų dirbti su mažiau popierių.

„O įmonės, kurios kelia sau tokius tikslus, turėtų atsižvelgti į keletą veiksnių – pasistengti, kad spausdintuvai stovėtų tam paskirtose patalpose, toliau nuo darbo vietų, taip pat biure turėtų būti įdiegtos elektroninių dokumentų, šablonų formos, naudojamos specialios programėlės, kurios sumažintų poreikį informaciją spausdinti“, – kalba p. Pocienė.