Plečiant e-prekybą, svarbus vaidmuo teko efektyviems IT sprendimams

Pakitusios rinkos sąlygos ragina įsivertinti rizikas ir toliau svarstyti veiklą skaitmeninėje erdvėje. Tuo tarpu čia jau seniai veikiantiems tokia rinkos situacija tik paskatino plėstis. Tai įrodo „Barbora“ – verslas spurtavo į Lenkiją, o, siekiant veiklos efektyvumo, ypatingą dėmesį skyrė patikimų, veiklos procesus optimizuojančių skaitmeninių įrankių diegimui.

Andriaus Mikalausko, maisto ir kasdienio vartojimo prekių el. parduotuvės „Barbora Polska“ valdybos pirmininko, teigimu, plėstis būtent į Lenkiją nuspręsta dėl itin perspektyvios šios šalies rinkos.

„Plėtrą į Lenkiją, o pirmiausia – Varšuvą, paskatino jos dydis ir gyventojų skaičius. Taip pat ir tai, kad e-komercijos rinka čia turi dar labai daug potencialo – tik sąlyginai nedidelė gyventojų dalis maisto produktus karantino laikotarpiu pirko internetu“, – dėsto jis.

Andrius Mikalauskas, maisto ir kasdienio vartojimo prekių el. parduotuvės „Barbora Polska“ valdybos pirmininkas.

Pirmam plėtros etapui, anot pašnekovo, užsibrėžtas tikslas startuoti su paprastesniais procesais ir kiek įmanoma patikrintais bei namų rinkoje ištobulintais standartiniais IT sprendimais.

„Kadangi šiam startui įgyvendinti turėjome tik kiek mažiau nei 3 mėnesius, orientavomės į mums gerai žinomus verslo valdymo įrankius. Pagrindiniai procesai, kuriuos skaitmenizavome, buvo finansai, pirkimų planavimas, atsargų valdymas, – aiškina A. Mikalauskas. – Pagal galimybes norėjome turėti vienodus ir centralizuotus IT sprendimus tiek Baltijos šalyse, tiek Lenkijoje.“

Rinkosi patikrintus įrankius

Lenkijoje IT sistemų klausimais „Barbora“ bendradarbiavo su lokaliu „Microsoft“ atstovu, su kuriuo ryšį palaikė projekto partnerė „Softera Baltic“. Pasak Giedriaus Norkevičiaus, „Microsoft Dynamics 365“ skaitmenizavimo sprendimus teikiančios bendrovės „Softera Baltic“ verslo vystymo vadovo, vykdant veiklą keliose rinkose, pastarojo gamintojo teikiamas naujausias verslo valdymo sprendimas „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ – itin palankus pasirinkimas. Ypač dėl produkto suteikiamos galimybės lengvai atnaujinti versijas ir jungti kelias šalis – pradėti naudoti sistemą naujoje rinkoje tiesiog pridedant vadinamąją „lokalizaciją“ (vietinę kalbą, atitiktis įstatymų reikalavimams ir kt.).

Giedriaus Norkevičiaus „Softera Baltic“ verslo vystymo vadovas.

„Svarbu ir tai, kad sistema – intuityvi, ja paprasta naudotis, o ypatingai tiems, kurie jau pratę prie „Microsoft Office 365” programų, tokių kaip „Excel“ ar „Word“, – papildo jis. – Beje, dar vienas šio verslo procesų valdymo įrankio privalumas – plečiantis į bet kurią pasaulio šalį, joje lengva rasti aptarnavimo partnerį, kadangi „Microsoft“ kompanija jų turi kelis tūkstančius visame pasaulyje.“

Vertinant naujos rinkos dydį ir prekių logistikos kompleksiškumą, Barboros“ komanda didelį dėmesį skyrė ir atsargų valdymo sistemai. Ją renkantis svarbiausiais galimo įrankio kriterijais laikyti jo lankstumas, automatizacija, suderinamumas su apskaitos sistema, valdymo paprastumas bei kaina. Visą tai įvertinus, pasirinkta „SOFT4Inventory“ atsargų valdymo programa. Jau šiandien įžvelgiami ir šio IT sprendimo privalumai, susidedantys iš sistemos valdymo paprastumo, aiškių ir tikslių duomenų pateikimo (pavyzdžiui, realios esamų prekių likučių statistikos) bei automatizuotos užsakymų prognozės, kurią nesudėtinga koreguoti.

„Siūlydami atsargų valdymo sprendimą, visada atidžiai įvertiname kliento verslo specifiką. „Barboros“ atveju atsižvelgėme į tai, kad iki šiol įmonė neturėjo išvystytos likučių valdymo praktikos. Dirbant maisto pramonėje su trumpais prekių galiojimo terminais, poreikiu greitam jų papildymui, atsargų valdymo sprendimas turi tapti idealiu pagalbininku ir pateisinti lūkesčius, – akcentuoja G. Norkevičius. – „SOFT4Inventory“ tokiomis sąlygomis yra tinkamiausias produktas – kai prekių papildymas būtinas kone kasdien, sistema žaibiškai reaguoja į pardavimų pokyčius, o tai yra ypač svarbu įsteigus verslą šalyje, kurioje augimas – neprognozuojamas, galintis tiek viršyti, tiek nepasiekti numatytų planų.“

Startuoti laiku padėjo efektyvi komunikacija

G. Norkevičius dalinasi, kad trumpas, vos kelių mėnesių, plėtros projekto starto terminas iš pradžių pasirodė gana rizikingas, tačiau efektyvi abipusė komunikacija bei aiškiai apsibrėžti tikslai, nekitę viso projekto metu, padėjo tiek „Barboros“, tiek „Softeros“ komandai neišlįsti iš numatytų projekto rėmų.

„Mūsų veikloje pagrindiniai trikdžiai atsiranda tuomet, kai klientas keičia iš anksto numatytus uždavinius, atsiranda papildomų poreikių. Tokiu atveju primename, jog kiekvieno papildomo poreikio įgyvendinimas kelia riziką nespėti projekto įgyvendinti užsibrėžtu laiku, taigi visus iš anksto nenumatytus uždavinius kėlėme tik po starto datos“, – komentuoja jis.

Tiesa, anot G. Norkevičiaus, daugiau rizikų įžvelgta kliento pusėje – „Barborai“ teko atsakyti ne tik į visus dėl IT sistemų diegimo kilusius klausimus, tačiau pasirūpinti ir kitais verslo starto naujoje rinkoje aspektais: darbuotojais, sandėliais, krovos įranga bei teisiniais niuansais.

„Pripažinsiu, tikrai abejojome, ar „Barborai“ pavyks startuoti laiku, tačiau panašu, kad pamatuota strategija vedamam verslui neįmanomų dalykų nėra“, – atvirauja jis.

„Grafikas buvo labai įtemptas, tad glaudžiai dirbome su visa projekto komanda. Tuo metu, kai buvo diegiamos IT sistemos, vyko ir kiti organizaciniai darbai – įmonės steigimas, sandėlio paieška ir nuoma, įrangos pirkimas, darbuotojų bei tiekėjų paieška ir kt., – priduria A. Mikalauskas – Vis tik kasdieniai susirinkimai ir glaudi komunikacija tiek įmonės viduje, tiek su IT partneriu padėjo startuoti laiku, kaip ir buvo planuota.“