XXI amžiaus produktyvumo guru: aš nuolat nieko neveikiu

Pono Alleno knyga apie GTD sistemą pasirodė 2001 m. ir pasirodo, kad šis kūrinys buvo tai, ko reikėjo perkrautoms XXI a. žmonių smegenims. Vos po kelių metų technologijų žurnalas „Wired“ GTD sistemą pavadino „naujuoju informacijos amžiaus kultu“.

Interneto laukai pilni GTD sekėjų sėkmės istorijų. Jie pasakoja, kaip sistema pakeitė jų gyvenimą ir kiek daug jie gali nuveikti per naujai įgyta laisvą laiką.

Tačiau p. Allenas teigia, kad laikas – nereikšminga sąvoka. Motina Teresė ar Johanas Sebastianas Bachas turėjo tiek pat laiko kaip ir kiti žmonės, konferencijoje „InfoShare“ Gdanske kabėjo produktyvumo guru.

„Kiek laiko užtrunka gerai idėjai šauti į galva? Nulį“, – savo logiką argumentuoja p. Allenas.

Tačiau gera idėja nešaus į galvą, jei pastarojoje nebus erdvės ir ji bus prikimšta rūpesčių ir užduočių, sako autorius. O dzen budizmą praktikuojančio p. Alleno sistema leidžia galvą išlaisvinti nuo streso ir bereikalingų minčių, įgyti veiksmų kontrolę bei matyti perspektyvą.

Anot p. Alleno, gerai įvaldyti sistema leidžia visą laiką užsiimti... niekuo.

„Tam tikru būdu, jeigu jūsų mintys yra švarios, jeigu esate zonoje, galite visą laiką nieko neveikti. Pavyzdžiui, aš šiuo momentu nieko neveikiu, nes mano galvoje šiuo metu nėra nieko daugiau išskyrus pokalbį su jumis“, - VŽ pasakoja p. Allenas.

Tokia būsena, nors ir padeda išvengti streso bei skatina kūrybingumą, dalį šiuolaikinių žmonių gali gąsdinti ar nepatikti. Pavyzdžiui, vartotojų tyrimas rodo, kad 54% lietuvių apsimeta esantys labiau užimti nei yra iš tiesų.

„Turbūt žmonės jaučia savivertę tuomet, kai yra labai labai užsiėmę. Manau, kad daug žmonių, nežinotų, ką daryti, jei jie neturėtų galybės užduočių. Jiems yra gan baisu atsidurti situacijoje, kai jie gali leisti sau nedaryti visų tų darbų, – aiškina p. Allenas. – Taip pat yra daug etninių bei religinių priežasčių, kurios verčia žmogų galvoti: „Ei, jeigu aš nesijausiu kaltas dėl daugelio darbų, kuriuos man reikia nuveikti, aš keliausiu į pragarą.“

Kaip veikia GTD

GTD sistemos stuburą iš esmės sudaro penki žingsniai.

1. Užfiksavimas.

Mūsų galvose nuolat sukasi begalė minčių apie užduotis, tikslus, nebaigtus darbus. Šios mintys visiškai nerūšiuotos, o mūsų smegenys nereikalingai vargsta bandydamos jas išlaikyti. Dėl to reikia jas visas užfiksuoti kitame mediume. Nesvarbu, ar tai būtų popieriaus lapas, mobilioji programėlė, diktofonas, visas minėtas mintis reikia iš karto užfiksuoti.

2. Išaiškinimas.

Neužtenka tik užrašyti užduotis, reikia išsiaiškinti, ką jos reiškia. Ar įmanoma šią užduotį šiuo metu padaryti, ar įmanoma pasiekti šį tikslą? Jeigu ne, reikia tą užduotį išmesti ar archyvuoti. Jeigu taip, reikia išsiaiškinti, koks yra tolimesnis žingsnis. Jei jis užima mažiau nei 2 min. – reikia iš karto jį padaryti. Jei ką nors galima perduoti atlikti kitiems žmonėms, reikia tai padaryti.

3. Organizavimas.

Sudarytą sąrašą reikia išrūšiuoti pagal sritis ir prioritetus. Pavyzdžiui, laiškai, kuriuos būtina išsiųsti, skambučiai, kuriuos reikia padaryti ir pan. Kur įmanoma, galima priskirti laiką ir priminimus, iki kada užduotys turi būti atliktos.

4. Refleksija.

Suorganizavus visas užduotis, galima į jas pažvelgti iš toliau ir pamatyti visą paveikslą. Ar tikrai aišku, ko reikia toliau imtis. Jeigu organizacija atlikta gerai, bus aiškus tolimesnis planas. Jeigu ne, reiktų grįžti į trečią punktą.

5. Veiksmas.

Telieka pasiraitoti rankoves ir imtis užduočių. Jeigu pirmi keturi punktai buvo atlikti kruopščiai, darbų kalnas nebeatrodys neįveikiamas ir sudėtingas.

Iš pirmo žvilgsnio šie žingsniai atrodo paprasti, bet sistemą pilnai įvaldyti gali užtrukti dvejus metus ir daugiau, sako p.Allenas.

Be daugelio kitų savo užsiėmimų, jis yra ir karate meistras, tad savo produktyvumo sistemą jis neretai lygina būtent su kovos menu.

„Kovos menai rūpinasi tuo, kas „įeina“. Skirtingai, nei, pavyzdžiui, baletas, kovos menai susiję su tuo, kas yra netikėta. Panašiai, kaip kovos menai, GTD padeda susidoroti su netikėtais el. laiškais, skambučiais, problemomis ir t.t.“, - sako autorius.

Programinė produktyvumo įranga

VERSLO TRIBŪNA

RĖMIMAS

„ASUS Expert P“ serija: išmaniam bendradarbiavimui bei patikimam MVĮ augimui

„Expert P“ serijos asortimentas, kuriame yra nešiojamieji kompiuteriai „ExpertBook P5“ ir P3 bei kitos kartos viskas viename „ExpertCenter P400 AiO“, siūlo patikimus, dirbtiniu intelektu (DI) patobulintus įrankius ir patikimą našumą mažoms ir vidutinėms įmonėms (MVĮ). Šie įrenginiai, sukurti dinamiškai darbo aplinkai, sujungia DI patobulintas funkcijas, supaprastintą IT valdymą ir patikimą saugumą, kad padėtų klestėti MVĮ.

„Forest Math“ įkūrėjai: užsienio investuotojai Lietuvos miškais tiki labiau nei vietiniai

Galimybių langas. Taip šiandieninę situaciją Lietuvos miškų sektoriuje apibūdina tiek vietos ekspertai, tiek tarptautinės grupės, besidominčios investavimu į Lietuvos miškus. Miško investicijų biuro „Forest Math“ atstovai pastebi paradoksą: už kelių tūkstančių kilometrų veikiantys verslai mūsų šalies žaliuoju turtu domisi aktyviau nei meilę Lietuvos miškams deklaruojantys vietos investuotojai. Pastarieji, nepaisant gausybės objektyvių lietuviško miško pranašumų, šią investicinio turto klasę dar tik jaukinasi.

„Glimstedt“ stiprina komandą ir plečia partnerių ratą: jungiasi patyręs advokatas dr. Linas Belevičius

Daugiau nei 25 metų patirtį turintis baudžiamosios teisės ekspertas dr. Linas Belevičius prisijungia prie advokatų kontoros „Glimstedt“ partnerių.

Viršuliškių Spaudos kvartale įsikūrę „Duetto“ verslo namai kviečia dirbti modernioje aplinkoje arčiau namų

Vilniaus Viršuliškių rajonas tampa viena sparčiausiai besikeičiančių sostinės vietų – čia kyla mišrios paskirties Spaudos kvartalas su gyvenimui ir verslui skirtomis moderniomis erdvėmis, orientuotomis į 15 minučių pasiekiamumą iš daugelio Vilniaus vietų. Šiame kvartale per ateinančius 2–3 metus planuojama pastatyti apie 1000 naujų butų, o bendras biuro erdvių plotas čia artėja prie 70 tūkst. kv. m. Net ketvirtadalį šio ploto rinkai siūlo didžiausi šioje teritorijoje „Duetto“ verslo namai.

1

Nors GTD gali pritaikyti sau bet kuris žmogus, turintis lapą popieriaus ir rašiklį, sistemą itin pasigavo technologijų sektoriaus atstovai.

„Jie beveik tokie patys tinginiai kaip ir aš, - juokiasi p. Allenas. – Kita vertus, jiems patinka metodologija, kuri yra išbaigta. Kai kas yra pasakęs, kad aš identifikavau visas paprogrames (angl. subroutines), kurios padeda „išvalyti“ mintis. Tai yra tiesiog formulės, nereikia niekuo įtikėti. Be to, ši sistema suteikia jiems erdvės išnaudoti savo turimus kietus technologinius žaisliukus.“

Kita grupė žmonių, kuriuos patraukė GTD – dvasininkai, kurie ieško erdvės meditacijai. Taip pat GTD padeda žmonėms dirbantiems kūrybinį darbą.

„Tai gali būti bet koks sektorius. Sistema yra taikoma individualiai. Pastebėjau, kad dažniausiai ši sistema traukia tuos, kurie jau yra labai organizuoti ir produktyvūs. Sistemą renkasi tie, kurios jiems mažiausiai reikia“, – sako p. Allenas.

Pokytis – nuo vieno žmogaus

Savo pranešimo metu autorius kalbėjo, kaip organizacijos ar bendrovės sėkmę lemia individų požiūris į produktyvumą. Anot p. Alleno, užtenka vieno žmogaus tam, kad organizacija imtų keistis: „Yra sudėtinga šią sistemą kam nors primesti. Ką galite daryti, tai tikėtis, kad kažką įkvėpsite savo elgesiu. Netgi tiesiog pradėdami naudoti žodžius iš GTD, jūs pamažu keičiate organizaciją, nes žodynas juda maisto grandine į viršų. Jūs pamažu užkuriate pokyčius, nes keičiasi tai, kaip organizuojate susitikimus, komunikuojate su žmonėmis. Jūs tampate labiau susikaupęs ir labiau kontroliuojate dalykus, kurie veikia ir jūsų aplinką.“