Kas tai? Eksperto įžvalgos

Tobulinant vidinę komunikaciją: bendradarbiavimo įrankių ir el. pašto konkurencija

Publikuota: 2019-07-17
„Blue Bridge“ procesų vadovė Inga Žuravliovaitė.
„Blue Bridge“ procesų vadovė Inga Žuravliovaitė.

Paprasta naudoti ir patogią struktūrą turinti vidinės komunikacijos erdvė tampa vis svarbesnė organizacijos informacijos sraute. Kasmet darbuotojų gaunamų el. laiškų skaičius eksponentiškai didėja, todėl į vidinės komunikacijos įrankius dedama vis daugiau vilčių. Tikimasi, kad jie leis darbuotojams geriau paskirstyti dėmesį ir taip skatins jų produktyvumą, tuo pat metu leisdami išlaikyti emocinį ryšį su bendradarbiais. Diskutuojama net apie tai, kad vieną dieną tokie įrankiai galės atstoti el. paštą bendraujant įmonės viduje.

Vidinė komunikacija keliasi į išmanųjį telefoną

Vidinės komunikacijos tobulinimas naudojant bendradarbiavimo įrankius nesvetimas ir Lietuvos įmonėms. Prieš metus vieną populiariausių pasaulyje komandiniam darbui skirtų platformų „Microsoft Teams“ pradėjusios naudoti „Blue Bridge“ įmonių grupės atstovė, procesų vadovė Inga Žuravliovaitė pastebi, kad tokie įrankiai žengia socialinių tinklų pramintais takais, padėdami lengviau susidraugauti su komandos nariais. „Blue Bridge“ infrastruktūros sprendimų vadybininkas Kipras Kretavičius papildo, kad šiuolaikinės bendradarbiavimo platformos taip pat išsprendžia nemažai su informacijos konfidencialumu susijusių iššūkių, o tai leidžia sumažinti jautrių duomenų nutekėjimo riziką.

Apie naują intraneto įrankį „Blue Bridge“ grupėje pradėta svarstyti, kai 7 metus naudota vidinės komunikacijos sistema moraliai paseno – dėl duomenų kiekio pasunkėjo informacijos paieška, dokumentų redagavimas, dalis naudotų technologinių sprendimų atgyveno ir nebuvo palaikomi. Kaip pasakoja Inga Žuravliovaitė, vidinėje komunikacijoje svarbus patogumas ir tikslumas, todėl nors ankstesnė sistemos trūkumai nebuvo esminiai, ji nebeatitiko išaugusių darbuotojų reikalavimų, kuriuos formuoja ir populiarių socialinių tinklų galimybės.

„Perėjimą prie naujo bendradarbiavimo įrankio kruopščiai planavome, nes tai – iš tikrųjų atsakingas žingsnis, visada sulaukiantis daug dėmesio, nuomonių  ir diskusijų. Iš pradžių sudarėme reikalavimų sąrašą, kuriame buvo ir darbuotojų pageidaujama aplikacija išmaniajame telefone. Šiandien, jau naudodami „Teams“, kuris turi mobiliąją versiją, matome, kad toks funkcionalumas yra tiesiog būtinybė“, – pastebi „Blue Bridge“ procesų vadovė.

Struktūros, taupančios laiką, sukūrimas

Kitos priežastys, lėmusios „Teams“ įrankio pasirinkimą – nemažai teigiamų atsiliepimų, kurių šis, 2017 m. rinkoje pristatytas sprendimas, jau buvo sulaukęs ir patogus įrankio dizainas.

„Nuo to, kaip gali būti struktūruojama ir pateikiam informacija, didele dalimi priklauso bendradarbiavimo įrankio sėkmė. Kadangi „Teams“ intuityvus, vizualiai aiškus įrankis, tai palengvina loginės struktūros kūrimą. Pateikti gana didelius kiekius labai įvairios informacijos, įskaitant ir dokumentaciją, pasirinkome pagal tematiką atspindinčias grupes (komandas), turinčias kanalus – taip informacijos sritis galėjome suskirstyti į smulkesnes, greičiau randamas temas“, – pasakoja „Blue Bridge“ procesų vadovė ir priduria, kad pagal pasirinktą sumanymą, „Teams“ esančią informaciją šiuo metu galima suskirstyti į dvi kategorijas – kasdienių organizacijos aktualijų (klasikinio intraneto) ir su konkrečiais projektais, iniciatyvomis ar padaliniais susijusių darbo grupių bendradarbiavimo erdves.

„Bendradarbiavimo erdvė – tai atviros arba uždaros grupės, susijusios su konkrečiu projektu ar procesu, kuriuose galima dalytis ir bendrai redaguoti dokumentus, bendrauti grupės pokalbiuose, vaizdo konferencijose ir t. t. Visiems atviri kasdienių aktualijų kanalai – tai įmonių grupės gyvenimo naujienos apie šventes, renginius, gimtadienius, skelbimai ir t. t.“, – pasakoja pašnekovė.

Konkurencija su el. paštu išlieka ir iš įpročio

„Blue Bridge“ specialistė išskiria galimybę sekti visus ją dominančius kanalus kaip vieną svarbių „Teams“ privalumų, padedančių taupyti darbo laiką – apie tai, kad pasirodė naujas įrašas, jai svarbios grupės kanale galima sužinoti vos užmetus akį, nes kanalai, kuriuose įkelta nauja informacija, išryškinami.

„Darbuotojai gali aiškiai pamatyti, kas reikalauja jų dėmesio iškart, o kas – gali palaukti. Kitas naudingas „Teams“ elementas, susijęs su greitesniu informacijos radimu, – vėliavėlės, leidžiančios pažymėti ir atskirai išsaugoti vėlesniam skaitymui bet kurią informacijos dalį iš susirašinėjimų ar kanalų“, – pasakoja pašnekovė, tačiau priduria, kad vykdant vidinę komunikaciją, konkurencija tarp el. pašto ir „Teams“ vis dar jaučiama: „Norėtųsi, kad informacija, atsirandanti darbuotojų el. pašte ir „Teams“, visiškai nesidubliuotų, bet dėl nusistovėjusių įpročių šis procesas gana lėtas. Vis tik tikimės, kad ateityje dauguma įpras žvilgtelėti į „Teams“ kanalus ir negavę el. laiško.“

Panašumas į socialinius tinklus turi teigiamos įtakos

Galimybė komentuoti kitų paskelbtas žinutes, naudoti įvairius jaustukus (šypsniukus) bei GIF paveikslėlius šiuolaikiniuose vidinės komunikacijos įrankiuose išties pagyvina vidinę komunikaciją, tačiau vis dėlto įtraukia ne visus, pastebi I. Žuravliovaitė.

„Simboliai ir bendravimo būdas, gerai pažįstamas iš socialinių tinklų, iš tikrųjų suaktyvina bendrą naujienų bei informacijos erdvę, ir tai svarbus „Teams“ privalumas. Tačiau jis drastiškai nepadidina darbuotojų įsitraukimo. Didžiausio populiarumo sulaukia „klasikinė“ pokalbių funkcija – ja naudojasi dauguma. Tokia tendencija nestebina, nes jau kurį laiką naudojame „Teams“ vietoj „Skype“ verslui (Skype for Business Online)“. Nors pastaroji platforma dar gyvuoja, tačiau artėjant jos palaikymo pabaigai, labai naudinga pratintis prie naujosios pokalbių programos“, – pastebi „Blue Bridge“ procesų vadovė.

Automatiškai saugesnė komunikacija

„Blue Bridge“ infrastruktūros sprendimų vadybininkas Kipras Kretavičius pasakoja, kad dauguma organizacijų apie „Teams“ išgirsta būtent dėl žinios apie artėjančią „Skype“ verslui palaikymo pabaigą, tačiau „Teams“ – daug ambicingesnis projektas, galintis sudominti ir didesnio vidinės komunikacijos saugumo siekiančias organizacijas.

„Skype“ verslui nėra vienintelis sprendimas, kurį turėtų atstoti „Teams“. Ši komunikavimo platforma taip pat apjungia daugiau „Office 365“ paketo paslaugų, tarp jų – el. pašto funkcijas, „OneDrive“ ir t. t. Ji taip pat gali integruoti „PowerBI“, „Adobe Creative Cloud“, „Youtube“ ir dar daugybe kitų „Microsoft“ bei trečiųjų šalių aplikacijų“, – pasakoja K. Kretavičius ir priduria, kad „Teams“ universalumas kyla iš „SharePoint Online“ platformos, kuri panaudota kuriant šį įrankį.

„Vis dėlto BDAR ir kitų, nuolat didėjančių saugumo iššūkių kontekste, į „Teams“ verta atkreipti dėmesį ir todėl, kad visi duomenys, esantys šiame įrankyje, yra šiuolaikiškiau apsaugoti. Pirmiausia, kiekvienam naudotojui priskiriamos prieigos teisės, antra, kiekvienas dokumentas gali turėti atskirus saugumo nustatymus, trečia, nepriklausomai nuo to, ar prie „Teams“ jungiamasi per naršyklę, ar per išmanųjį įrenginį, galima naudoti didesnį saugumą užtikrinančias technologijas, pavyzdžiui, dviejų faktorių autentifikavimą, kurią pasirinko ir „Blue Bridge“ grupė. Turint omeny, kad kol kas „Teams“ licenciją organizacijos iki 300 darbo vietų gali gauti nemokamai, o didesnės organizacijos gauna ją be papildomų mokesčių, jeigu perka „Office 365“ paslaugų planus, dabar išties puiki proga pasidomėti šiuo įrankiu“, – komentuoja K. Kretavičius. 

Gauk nemokamą VERSLO naujienlaiškį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Rašyti komentarą 0
Startuolis „Lympo“ sukirto rankomis su Pietų Korėjos biofarmacijos milžine

Lietuvos startuolis „Lympo“ ir Pietų Korėjos biofarmacijos milžinė „GC Pharma“ (anksčiau „Green Cross...

Paslaugos
2019.12.31
Lietuvos startuoliai žengia į JAV rinką Verslo tribūna

Mokslo, inovacijų ir technologijų agentūros (MITA) pirmą kartą organizuota akceleravimo programa JAV sulaukė...

Išmani Lietuva
2019.12.31
Kuo inovacijų pasauliui buvo įsimintini 2019-ieji? Verslo tribūna 1

Lietuvos inovacijų ekosistema šiais metais augo ir stiprėjo, inovacijas diegė kas antra įmonė, startuolių...

Išmani Lietuva
2019.12.31
„Eddy Travels“ pritraukė beveik 0,5 mln. USD investiciją Premium

„Eddy Travels“, lietuvių startuolis, vystantis dirbtinio intelekto pagrindu veikiantį skaitmeninį kelionių...

Technologijos
2019.12.31
Lietuvos IT metų apžvalga: „Linkomanijos“ blokavimas ir apskaičiuotas bankų atvirumas Premium 3

Nors svarbiausi ir daugiausia įtakos pasaulio raidai turintys dalykai vyksta kiek tolėliau nuo mūsų mažo...

Verslo klasė
2019.12.28
Stagnuojančioje rinkoje – inovatyvi „Veikos“ technologija

Stiprėjant individualizuotų sprendimų poreikiui stagnuojančioje tradicinių tapetų rinkoje UAB „Veika“ siūlo...

Pramonė
2019.12.25
„Nordcurrent Group“ susitarė dėl nuomos verslo centre „Wave“

Žaidimų kūrimo UAB „Nordcurrent Group“ susitarė su nekilnojamojo turto (NT) plėtros bendrove „M.M.M.

Statyba ir NT
2019.12.23
Svarbiausios 2019-ųjų IT tendencijos: dirbtinis intelektas IT sektoriuje, nauja tinklo valdymo koncepcija ir kylantis DevOps poreikis Verslo tribūna

Metams artėjant prie pabaigos, IT įmonės „Blue Bridge“ komanda pasidalijo savo įžvalgomis apie įtakingiausias...

Išmani Lietuva
2019.12.23
KTU sukurtas diržas nėščiosioms – geriausia medicinos inovacija Silicio slėnio konkurse

Kauno technologijos universiteto (KTU) studentų komanda „BeltaMom” sukūrė diržą nėščiosioms, kuris seka...

Paslaugos
2019.12.21
Kviečia mokslininkus išradimus paversti įmonėmis ir žada po 100.000 Eur

Mokslo, inovacijų ir technologijų agentūra (MITA) kartu su Švietimo, mokslo ir sporto ministerija ragina...

Paslaugos
2019.12.20
Automatizuota įrankių nuoma dėl pyrago dalies turės pakovoti Premium

Startuoja vokiečių ir lietuvių kurta dalijimosi įrankiais platforma „kurts“. Visiškai automatizuotų nedidelių...

Paslaugos
2019.12.19
Pasauliniame inovacijų konkurse – du nugalėtojai iš Lietuvos 1

Tarp šių metų „World Summit Awards“ (WSA) konkurso nugalėtojų – du sprendimai iš Lietuvos.

Paslaugos
2019.12.19
Augantis duomenų kiekis, duomenų kopijavimo būdai ir IT veiklos atkūrimo planas Verslo tribūna

Iki 2025 m. pasaulyje bus sukurta per 90 zetabaitų duomenų ir vienaip ar kitaip su jais kiekvieną minutę...

Išmani Lietuva
2019.12.19
Taupyti energiją biure tamsiausiais metų mėnesiais – misija įmanoma Verslo tribūna

Pasaulyje garsiai kalbant apie klimato kaitą ir verdant diskusijoms apie tai, kaip prie klimato šiltėjimo...

Išmani Lietuva
2019.12.19
Linas Savickas. Išryškėję specialistų poreikiai – aiškios 2020-ųjų gairės darbdaviams Verslo tribūna

Ir gyventi, ir dirbti vilniečiai norėtų arčiau geriausiai išvystytos ir greičiausiai pasiekiamos plataus...

Šalies klasterių bendruomenė metus baigė tarptautiniu forumu Verslo tribūna

Gausi 57 veikiančių šalies klasterių bendruomenė, kurią sudaro 777 įmonės, klasterių koordinatoriai, nariai...

Išmani Lietuva
2019.12.19
Palankesnės opcionų sąlygos padės išlaikyti startuolius Lietuvoje Premium

Seimui šiemet pritarus Gyventojų pajamų mokesčio (GPM) įstatymo pakeitimui, nustatančiam aiškesnes ir...

Paslaugos
2019.12.19
Sociologai: šventinį stresą patiria 93 proc. lietuvių, jį įveikti padeda išmanūs sprendimai ir patarimai Verslo tribūna

Kalėdų periodas daugeliui reiškia ne vien dovanas ir laiką su artimaisiais, bet ir stresą – net 93 proc.

Išmani Lietuva
2019.12.18
Kas vis dar trukdo gauti iš CRM maksimalią naudą? Verslo tribūna 1

CRM (klientų valdymo sistema) daugeliui gerai pažįstamas ir plačiai naudojamas įrankis. Vis dėlto dažnai jis...

Išmani Lietuva
2019.12.18
Europos inovacijų ir technologijos institutas didina paramą inovatoriams

2020 m. Europos inovacijų ir technologijos institutas (EIT) investuos 500 mln. Eur į žinių ir inovacijų...

Paslaugos
2019.12.17

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau