Kas tai? Eksperto įžvalgos

Veiklos pradžia su pažangia dokumentų valdymo sistema: iššūkiai ir laimėjimai

Publikuota: 2019-02-07
Šarūnas Morkūnas "Blue Bridge Code" Produkto vadovas.
Šarūnas Morkūnas "Blue Bridge Code" Produkto vadovas.

Dar pačioje įmonės kūrimosi pradžioje, t. y. prieš pradėdama savo aktyvią veiklą, savivaldybės įmonė „Vilniaus atliekų sistemos administratorius“ (SĮ VASA) nusprendė, kad dokumentų valdymui naudos skaitmeninį dokumentų valdymo sprendimą. Pasirinkta šį sprendimą kurti remiantis „Microsoft“ bendradarbiavimo ir turinio valdymo platforma „SharePoint“.

Šiandien daugiau nei 60 kompiuterizuotų darbo vietų turinčiai įmonei toks sprendimas leidžia efektyviai valdyti vieną iš svarbiausių veiklos procesų bei planuoti naujas sistemos funkcijas, leisiančias užtikrinti efektyvesnį klientų aptarnavimą.

Apie tai, kokios priežastys paskatino pasirinkti „SharePoint“ platformą ir kaip sekėsi įgyvendinti dokumentų valdymo sistemos kūrimą, pasakoja SĮ VASA ir „Blue Bridge Code“ specialistai.

Vienas svarbiausių procesų – efektyvus dokumentų valdymas

Ieškoti sprendimo, leidžiančio efektyviai valdyti gaunamus ir siunčiamus oficialius dokumentus, SĮ VASA paskatino ir veiklos pobūdis, ir šiuolaikinei organizacijai keliami reikalavimai, pasakoja SĮ VASA direktorius Rimantas Juknevičius.

Pagrindinė SĮ VASA veikla apima šias dalis – efektyvus atliekų tvarkymo sistemos administravimas, komunalinių atliekų tvarkymo paslaugos teikimo kontrolė ir priežiūra bei informacijos teikimas komunalinių atliekų turėtojams ir Vilniaus miesto savivaldybės institucijoms. Šios funkcijos apibrėžia ir gaunamų dokumentų tipus.

„Kiekvieną darbo dieną gauname vidutiniškai 40-45 dokumentus iš įvairių institucijų, įmonių ir gyventojų, o taip pat – iš savivaldybės ir mišrių komunalinių atliekų vežėjų. Atitinkamai dokumentus išsiunčiame visomis šiomis kryptimis. Ypač daug bendraujame su gyventojais ir įmonėmis, atsakome  į jų paklausimus, sprendžiame kilusius klausimus. Tad siekiant užtikrinti dokumentų valdymo procesų efektyvumą, būtinas šių procesų skaitmenizavimas. Juolab, kaupiant popierinius dokumentus juos vis tiek anksčiau ar vėliau reikės skaitmenizuoti, o tam teks skirti papildomo laiko ir lėšų“, – pasakoja SĮ VASA vadovas.   

Sudomino suderinamumas su kitais „Microsoft“ produktais

Pasakodamas apie konkrečios sistemos pasirinkimą, pašnekovas sako, kad dokumentų valdymo sistemų (DVS) rinkoje ieškota nesudėtingo sprendimo, kuris turėtų tokias funkcijas kaip dokumentų ruošimas, derinimas, tvirtinimas kvalifikuotu el. parašu ir archyvavimas.

„Atkreipti dėmesį į „SharePoint“ technologija paremtą sprendimą paskatino tai, kad SĮ VASA informacinių sistemų infrastruktūra daugiausiai paremta „Microsoft“ sprendimais, įskaitant ir veiklos informacinė sistemą ATRIS. Kadangi „Microsoft“ produktai lengvai integruojami tarpusavyje, pasirinkus „SharePoint“ galima išvengti papildomų rūpesčių „derinant“ skirtingas sistemas. Pasvėrę kitus variantus, pamatėme, kad „SharePoint“ – tinkamiausias pasirinkimas“, – dėsto SĮ VASA IT vyriausiasis inžinierius Laimonas Murinas.

Diegimas užtruko vos mėnesį

„SharePoint“ diegimas SĮ VASA užtruko vos mėnesį – spartų projekto įgyvendinimą užtikrino ir tai, kad įmonė nusprendė diegti sprendimą dar prieš įsibėgėjant veiklai, pasakoja „Blue Bridge Code“ produkto vadovas Šarūnas Morkūnas.

„Šiuo atveju ir laiko, ir lėšų sutaupyta vien todėl, kad įmonė nuo pat pradžių perkėlė vieną svarbiausių savo veiklos procesų į skaitmeninę erdvę. Kitaip būtų tekę skirti papildomų resursų popierinių dokumentų perkėlimui į sistemą arba duomenų perkėlimui iš failų saugyklų ir kitų sistemų“,– sako Š. Morkūnas.

Antrasis projekto etapas – sprendimo pritaikymas SĮ VASA poreikiams, kuris apėmė ir mokymus darbuotojams – truko kelis mėnesius.

„Įmonei pradėjus aktyvią veiklą, augant sistemos naudotojų kiekiui, keitėsi procesai, kuriuos turėjo skaitmenizuoti sistema,  iškilo papildomo funkcionalumo poreikis, pasikeitė darbų apimtys ir jų intensyvumas. Tačiau kilę iššūkiai buvo suvaldyti ir išspręsti, pasinaudojus vienu didžiausių „SharePoint“ privalumų – tuo, kad daugelis darbų gali būti atliekami ne programavimo, o konfigūravimo būdu, kuris reikalauja mažau lėšų ir laiko“, – pabrėžia „Blue Bridge Code“ produkto vadovas.

Nauja sistema formuoja naujus įpročius

Prie naujojo dokumentų valdymo sprendimo, kaip ir prie bet kurio kito skaitmenio įrankio, būtina priprasti, todėl kiekvieno naujo sprendimo ar sistemos diegimas apima ne tik technologinius, bet ir procedūrinius, organizacinius klausimus. Ir dažniausiai sprendžiant būtent procedūrinius klausimus susiduriama su iššūkiais, pastebi SĮ VASA IT vyriausiasis inžinierius.

„Su kolegomis turėjome nuspręsti, kokia bus sistemos naudojimo tvarka bei procedūros; išsiaiškinti, kokius uždavinius padeda spręsti ši sistema, o kokių – ne. Priprasti prie naujų taisyklių prireikė laiko. Be to, išsiplėtus ir pradėjus savo pagrindinę aktyvią veiklą, prireikė papildomų sistemos valdomų procedūrų ir procesų korekcijų, kas taip pat kėlė iššūkių. Vis dėlto platformos diegimo ir pritaikymo procesu esame patenkinti. Visi iššūkiai buvo sprendžiami nuoširdžiai ir dalykiškai bendradarbiaujant su „Blue Bridge Code“ komanda, o projektas, nepaisant visų iššūkių, buvo įgyvendintas laiku ir kokybiškai“, – pasakoja Laimonas Murinas.

Ateityje dar daugiau planų

Kalbėdamas apie ateities planus, SĮ VASA direktorius Rimantas Juknevičius neslepia, kad bėgant laikui atsiranda vis daugiau minčių, kaip sistema galėtų padėti spręsti dar sudėtingesnius kasdienio įmonės darbo uždavinius ir paspartinti procesus.

„Turime nemažai užduočių, susijusių su klientų aptarnavimu, todėl jau dabar matome, kad dokumentų valdymo sprendimas galėtų pasižymėti ir tam tikromis papildomomis funkcijomis, pavyzdžiui, sieti skirtingus dokumentus, gautus iš to paties gavėjo“, – pastebi R. Juknevičius. Taip pat jis pabrėžia, jog ateityje „SharePoint“ paremta dokumentų valdymo sistema galėtų būti sąlyginai nesudėtingai ir nebrangiai išplėsta naujais moduliais.

Tinka įvairaus dydžio organizacijoms

Tai, kad „SharePoint“ iš tiesų gali tapti itin patogiu sprendimu, tinkančiu smulkiajam ir vidutiniam verslui, liudija ir šios platformos pasaulinė sėkmė, primena „Blue Bridge Code“ produkto vadovas Šarūnas Morkūnas.

„Per pastaruosius metus „SharePoint“ tik populiarėjo. Šį sprendimą palankiai vertina ir didelės, ir mažos organizacijos. Pernai metų „Gartner“ kvadrante „SharePoint“ užėmė lyderio pozicijas tarp bendradarbiavimo ir turinio valdymo platformų. Šiuo metu Lietuvoje šis įrankis taip pat sudomina vis daugiau naudotojų“, – sako „Blue Bridge Code“ atstovas.

Žinote, ką norite žinoti?
Užsisakykite personalizuotą naujienlaiškį.
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Idėja iš Londono: lietuviai sukūrė sporto klubus vienijančią interneto platformą Premium

Aktyvi dviejų vaikų mama Greta Šidlauskienė su broliu Laurynu Gružinsku sukūrė sporto klubus vienijančią...

Paslaugos
13:48
„Telecentras“ ir „LG Electronics“ bendradarbiaus Lietuvoje diegdami hibridinę TV 6

AB Lietuvos radijo ir televizijos centras („Telecentras“) ir PIetų Korėjos bendrovė „LG Electronics“ sutarė...

Paslaugos
12:10
„Inopatentas“ padeda apsaugoti intelektinę nuosavybę ir sumažinti finansinę naštą įmonėms Verslo tribūna 1

Remiantis Europos patentų tarnybos paskelbtais 2018 m. statistiniais duomenimis, pernai, palyginti su 2017...

Kviečia paminėti pasaulinę intelektinės nuosavybės dieną Verslo tribūna

Balandžio 26 d. Mokslo, inovacijų ir technologijų agentūra (MITA) kviečia į kasmetinį renginį „Intelektinės...

ESO Pažangios energijos klubo dirbtuvėse – efektyvumo sprendimai Verslo tribūna

„Energijos skirstymo operatoriaus“ (ESO) įsteigtas Pažangios energijos klubas, bendradarbiaudamas su „Verslo...

Išmani Lietuva
2019.04.17
Populiariausi socialinės inžinerijos būdai ir kaip nuo jų apsisaugoti? Verslo tribūna 2

Per pastarąjį dešimtmetį kibernetinio saugumo kontekste vis daugiau dėmesio sulaukianti socialinė inžinerija...

Išmani Lietuva
2019.04.16
 Populiarėjantis pastatų BREEAM standartas – keliama kartelė vystytojams Verslo tribūna 2

Mūsų šalyje BREEAM standartu įvertintų pastatų kol kas – vienetai. Vis dėlto specialistai teigia, kad šis...

Išmani Lietuva
2019.04.16
Pirmame gynybos hakatone triumfavo kompiuterinės regos sprendimų kūrėjai 1

Rukloje savaitgalį vykusios pirmosios Lietuvoje gynybos technologijų kūrybos stovyklos (hakatono) pagrindinį,...

Paslaugos
2019.04.16
Lietuva neužleidžia lyderio pozicijų lazerių srityje Verslo tribūna

Lazerinių ir inžinerinių technologijų klasterio (LITEK) nariai vieningai tvirtina, kad LITEK ypač svarbus ir...

Išmani Lietuva
2019.04.16
V. Bumelio įmonė su 50 mln. Eur investicija įsitvirtins 70 mlrd. USD rinkoje Premium 12

Verslininko Vlado Algirdo Bumelio netiesiogiai kontroliuojama gamtos mokslų ir genų inžinerijos mokslinių...

Pramonė
2019.04.16
„Startup Visa“ rezultatai gerėja, panaši programa ruošiama ir darbuotojams 1

Per pirmus tris šių metų mėnesius leidimą Lietuvoje įkurti 18 startuolių gavo 45 užsienio piliečiai,...

Paslaugos
2019.04.13
Vilniuje įsikūrė CERN gimęs startuolis „ProtonMail“ 7

„ProtonMail“, viena žymiausių kibernetinio saugumo kompanijų, atvėrusių savo biuro duris Vilniuje. Šis...

Paslaugos
2019.04.11
„Ford“ irgi siūlys gamyklinę telematikos sistemą Premium

Koncernas „Ford“ Amsterdame neseniai vykusiame renginyje paskelbė apie jau šiemet Europoje pradedamus siūlyti...

Paslaugos
2019.04.11
„Bitė“ plečia savo tarptautinį tinklą, nuo šiol turės kabelį į Ukrainą 1

Informacijos ir komunikacijos technologijų bendrovė „Bitė Lietuva“ stiprina savo tarptautinių jungčių tinklą.

Paslaugos
2019.04.11
VMG akcininkas S. Paulauskas: teko išbraukti projektų už pusę milijardo eurų Premium 21

Sigitas Paulauskas, Vakarų medienos grupės (VMG) akcininkas ir verslo plėtros konsultantas apie tramdomą...

Pramonė
2019.04.11
Nevalyva dirbtinio intelekto strategija 11

Turbūt iš tikrųjų niekas jau seniai neskaito jokių oficialių dokumentų. Tikriausiai daugelis jau pamiršo...

Išmani Lietuva
2019.04.11
Specialistai įvertino Vilniaus senamiestį: kokybiškų biurų trūkumą didins ir Lietuvą atrandantys „fintech“ startuoliai Verslo tribūna 3

Nekilnojamojo turto plėtotojams pastaraisiais metais fiksuojant augantį žmonių norą įsikurti arčiau Vilniaus...

Išmani Lietuva
2019.04.10
Lietuvos paštui licencinio turto įvertinimas leido sumažinti išlaidas Verslo tribūna 4

Beveik 2500 kompiuterizuotų darbo vietų turinčiam Lietuvos paštui „Microsoft“ licencinio turto įvertinimas...

Išmani Lietuva
2019.04.09
Daugiau jokių adatų: lietuviai sukūrė jutiklį, gebantį atlikti kraujo tyrimus Premium 21

Bendrovė „Brolis Semiconductors“ kartu su Lietuvos sveikatos mokslų universiteto (LSMU) mokslininkais sukūrė...

Paslaugos
2019.04.09
Moksliniam tyrimui pristatyti – 3 minutės

2019 m. „Trijų minučių disertacijos“ konkursą Vilniaus universiteto Mokslinės komunikacijos ir informacijos...

Verslo klasė
2019.04.06

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau