Veiklos pradžia su pažangia dokumentų valdymo sistema: iššūkiai ir laimėjimai

Šiandien daugiau nei 60 kompiuterizuotų darbo vietų turinčiai įmonei toks sprendimas leidžia efektyviai valdyti vieną iš svarbiausių veiklos procesų bei planuoti naujas sistemos funkcijas, leisiančias užtikrinti efektyvesnį klientų aptarnavimą.

Apie tai, kokios priežastys paskatino pasirinkti „SharePoint“ platformą ir kaip sekėsi įgyvendinti dokumentų valdymo sistemos kūrimą, pasakoja SĮ VASA ir „Blue Bridge Code“ specialistai.

Vienas svarbiausių procesų – efektyvus dokumentų valdymas

Ieškoti sprendimo, leidžiančio efektyviai valdyti gaunamus ir siunčiamus oficialius dokumentus, SĮ VASA paskatino ir veiklos pobūdis, ir šiuolaikinei organizacijai keliami reikalavimai, pasakoja SĮ VASA direktorius Rimantas Juknevičius.

Pagrindinė SĮ VASA veikla apima šias dalis – efektyvus atliekų tvarkymo sistemos administravimas, komunalinių atliekų tvarkymo paslaugos teikimo kontrolė ir priežiūra bei informacijos teikimas komunalinių atliekų turėtojams ir Vilniaus miesto savivaldybės institucijoms. Šios funkcijos apibrėžia ir gaunamų dokumentų tipus.

„Kiekvieną darbo dieną gauname vidutiniškai 40-45 dokumentus iš įvairių institucijų, įmonių ir gyventojų, o taip pat – iš savivaldybės ir mišrių komunalinių atliekų vežėjų. Atitinkamai dokumentus išsiunčiame visomis šiomis kryptimis. Ypač daug bendraujame su gyventojais ir įmonėmis, atsakome  į jų paklausimus, sprendžiame kilusius klausimus. Tad siekiant užtikrinti dokumentų valdymo procesų efektyvumą, būtinas šių procesų skaitmenizavimas. Juolab, kaupiant popierinius dokumentus juos vis tiek anksčiau ar vėliau reikės skaitmenizuoti, o tam teks skirti papildomo laiko ir lėšų“, – pasakoja SĮ VASA vadovas.   

Sudomino suderinamumas su kitais „Microsoft“ produktais

Pasakodamas apie konkrečios sistemos pasirinkimą, pašnekovas sako, kad dokumentų valdymo sistemų (DVS) rinkoje ieškota nesudėtingo sprendimo, kuris turėtų tokias funkcijas kaip dokumentų ruošimas, derinimas, tvirtinimas kvalifikuotu el. parašu ir archyvavimas.

„Atkreipti dėmesį į „SharePoint“ technologija paremtą sprendimą paskatino tai, kad SĮ VASA informacinių sistemų infrastruktūra daugiausiai paremta „Microsoft“ sprendimais, įskaitant ir veiklos informacinė sistemą ATRIS. Kadangi „Microsoft“ produktai lengvai integruojami tarpusavyje, pasirinkus „SharePoint“ galima išvengti papildomų rūpesčių „derinant“ skirtingas sistemas. Pasvėrę kitus variantus, pamatėme, kad „SharePoint“ – tinkamiausias pasirinkimas“, – dėsto SĮ VASA IT vyriausiasis inžinierius Laimonas Murinas.

Diegimas užtruko vos mėnesį

„SharePoint“ diegimas SĮ VASA užtruko vos mėnesį – spartų projekto įgyvendinimą užtikrino ir tai, kad įmonė nusprendė diegti sprendimą dar prieš įsibėgėjant veiklai, pasakoja „Blue Bridge Code“ produkto vadovas Šarūnas Morkūnas.

„Šiuo atveju ir laiko, ir lėšų sutaupyta vien todėl, kad įmonė nuo pat pradžių perkėlė vieną svarbiausių savo veiklos procesų į skaitmeninę erdvę. Kitaip būtų tekę skirti papildomų resursų popierinių dokumentų perkėlimui į sistemą arba duomenų perkėlimui iš failų saugyklų ir kitų sistemų“,– sako Š. Morkūnas.

Antrasis projekto etapas – sprendimo pritaikymas SĮ VASA poreikiams, kuris apėmė ir mokymus darbuotojams – truko kelis mėnesius.

„Įmonei pradėjus aktyvią veiklą, augant sistemos naudotojų kiekiui, keitėsi procesai, kuriuos turėjo skaitmenizuoti sistema,  iškilo papildomo funkcionalumo poreikis, pasikeitė darbų apimtys ir jų intensyvumas. Tačiau kilę iššūkiai buvo suvaldyti ir išspręsti, pasinaudojus vienu didžiausių „SharePoint“ privalumų – tuo, kad daugelis darbų gali būti atliekami ne programavimo, o konfigūravimo būdu, kuris reikalauja mažau lėšų ir laiko“, – pabrėžia „Blue Bridge Code“ produkto vadovas.

Nauja sistema formuoja naujus įpročius

Prie naujojo dokumentų valdymo sprendimo, kaip ir prie bet kurio kito skaitmenio įrankio, būtina priprasti, todėl kiekvieno naujo sprendimo ar sistemos diegimas apima ne tik technologinius, bet ir procedūrinius, organizacinius klausimus. Ir dažniausiai sprendžiant būtent procedūrinius klausimus susiduriama su iššūkiais, pastebi SĮ VASA IT vyriausiasis inžinierius.

„Su kolegomis turėjome nuspręsti, kokia bus sistemos naudojimo tvarka bei procedūros; išsiaiškinti, kokius uždavinius padeda spręsti ši sistema, o kokių – ne. Priprasti prie naujų taisyklių prireikė laiko. Be to, išsiplėtus ir pradėjus savo pagrindinę aktyvią veiklą, prireikė papildomų sistemos valdomų procedūrų ir procesų korekcijų, kas taip pat kėlė iššūkių. Vis dėlto platformos diegimo ir pritaikymo procesu esame patenkinti. Visi iššūkiai buvo sprendžiami nuoširdžiai ir dalykiškai bendradarbiaujant su „Blue Bridge Code“ komanda, o projektas, nepaisant visų iššūkių, buvo įgyvendintas laiku ir kokybiškai“, – pasakoja Laimonas Murinas.

Ateityje dar daugiau planų

Kalbėdamas apie ateities planus, SĮ VASA direktorius Rimantas Juknevičius neslepia, kad bėgant laikui atsiranda vis daugiau minčių, kaip sistema galėtų padėti spręsti dar sudėtingesnius kasdienio įmonės darbo uždavinius ir paspartinti procesus.

„Turime nemažai užduočių, susijusių su klientų aptarnavimu, todėl jau dabar matome, kad dokumentų valdymo sprendimas galėtų pasižymėti ir tam tikromis papildomomis funkcijomis, pavyzdžiui, sieti skirtingus dokumentus, gautus iš to paties gavėjo“, – pastebi R. Juknevičius. Taip pat jis pabrėžia, jog ateityje „SharePoint“ paremta dokumentų valdymo sistema galėtų būti sąlyginai nesudėtingai ir nebrangiai išplėsta naujais moduliais.

Tinka įvairaus dydžio organizacijoms

Tai, kad „SharePoint“ iš tiesų gali tapti itin patogiu sprendimu, tinkančiu smulkiajam ir vidutiniam verslui, liudija ir šios platformos pasaulinė sėkmė, primena „Blue Bridge Code“ produkto vadovas Šarūnas Morkūnas.

„Per pastaruosius metus „SharePoint“ tik populiarėjo. Šį sprendimą palankiai vertina ir didelės, ir mažos organizacijos. Pernai metų „Gartner“ kvadrante „SharePoint“ užėmė lyderio pozicijas tarp bendradarbiavimo ir turinio valdymo platformų. Šiuo metu Lietuvoje šis įrankis taip pat sudomina vis daugiau naudotojų“, – sako „Blue Bridge Code“ atstovas.