Kas tai? Eksperto įžvalgos

Veiklos pradžia su pažangia dokumentų valdymo sistema: iššūkiai ir laimėjimai

Reklama publikuota: 2019-02-07
Šarūnas Morkūnas "Blue Bridge Code" Produkto vadovas.
svg svg
Šarūnas Morkūnas "Blue Bridge Code" Produkto vadovas.

Dar pačioje įmonės kūrimosi pradžioje, t. y. prieš pradėdama savo aktyvią veiklą, savivaldybės įmonė „Vilniaus atliekų sistemos administratorius“ (SĮ VASA) nusprendė, kad dokumentų valdymui naudos skaitmeninį dokumentų valdymo sprendimą. Pasirinkta šį sprendimą kurti remiantis „Microsoft“ bendradarbiavimo ir turinio valdymo platforma „SharePoint“.

Šiandien daugiau nei 60 kompiuterizuotų darbo vietų turinčiai įmonei toks sprendimas leidžia efektyviai valdyti vieną iš svarbiausių veiklos procesų bei planuoti naujas sistemos funkcijas, leisiančias užtikrinti efektyvesnį klientų aptarnavimą.

Apie tai, kokios priežastys paskatino pasirinkti „SharePoint“ platformą ir kaip sekėsi įgyvendinti dokumentų valdymo sistemos kūrimą, pasakoja SĮ VASA ir „Blue Bridge Code“ specialistai.

Vienas svarbiausių procesų – efektyvus dokumentų valdymas

Ieškoti sprendimo, leidžiančio efektyviai valdyti gaunamus ir siunčiamus oficialius dokumentus, SĮ VASA paskatino ir veiklos pobūdis, ir šiuolaikinei organizacijai keliami reikalavimai, pasakoja SĮ VASA direktorius Rimantas Juknevičius.

Nemokami naujienlaiškiai į savo el. pašto dėžutę:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Pagrindinė SĮ VASA veikla apima šias dalis – efektyvus atliekų tvarkymo sistemos administravimas, komunalinių atliekų tvarkymo paslaugos teikimo kontrolė ir priežiūra bei informacijos teikimas komunalinių atliekų turėtojams ir Vilniaus miesto savivaldybės institucijoms. Šios funkcijos apibrėžia ir gaunamų dokumentų tipus.

„Kiekvieną darbo dieną gauname vidutiniškai 40-45 dokumentus iš įvairių institucijų, įmonių ir gyventojų, o taip pat – iš savivaldybės ir mišrių komunalinių atliekų vežėjų. Atitinkamai dokumentus išsiunčiame visomis šiomis kryptimis. Ypač daug bendraujame su gyventojais ir įmonėmis, atsakome  į jų paklausimus, sprendžiame kilusius klausimus. Tad siekiant užtikrinti dokumentų valdymo procesų efektyvumą, būtinas šių procesų skaitmenizavimas. Juolab, kaupiant popierinius dokumentus juos vis tiek anksčiau ar vėliau reikės skaitmenizuoti, o tam teks skirti papildomo laiko ir lėšų“, – pasakoja SĮ VASA vadovas.   

Sudomino suderinamumas su kitais „Microsoft“ produktais

Pasakodamas apie konkrečios sistemos pasirinkimą, pašnekovas sako, kad dokumentų valdymo sistemų (DVS) rinkoje ieškota nesudėtingo sprendimo, kuris turėtų tokias funkcijas kaip dokumentų ruošimas, derinimas, tvirtinimas kvalifikuotu el. parašu ir archyvavimas.

„Atkreipti dėmesį į „SharePoint“ technologija paremtą sprendimą paskatino tai, kad SĮ VASA informacinių sistemų infrastruktūra daugiausiai paremta „Microsoft“ sprendimais, įskaitant ir veiklos informacinė sistemą ATRIS. Kadangi „Microsoft“ produktai lengvai integruojami tarpusavyje, pasirinkus „SharePoint“ galima išvengti papildomų rūpesčių „derinant“ skirtingas sistemas. Pasvėrę kitus variantus, pamatėme, kad „SharePoint“ – tinkamiausias pasirinkimas“, – dėsto SĮ VASA IT vyriausiasis inžinierius Laimonas Murinas.

Diegimas užtruko vos mėnesį

„SharePoint“ diegimas SĮ VASA užtruko vos mėnesį – spartų projekto įgyvendinimą užtikrino ir tai, kad įmonė nusprendė diegti sprendimą dar prieš įsibėgėjant veiklai, pasakoja „Blue Bridge Code“ produkto vadovas Šarūnas Morkūnas.

„Šiuo atveju ir laiko, ir lėšų sutaupyta vien todėl, kad įmonė nuo pat pradžių perkėlė vieną svarbiausių savo veiklos procesų į skaitmeninę erdvę. Kitaip būtų tekę skirti papildomų resursų popierinių dokumentų perkėlimui į sistemą arba duomenų perkėlimui iš failų saugyklų ir kitų sistemų“,– sako Š. Morkūnas.

Antrasis projekto etapas – sprendimo pritaikymas SĮ VASA poreikiams, kuris apėmė ir mokymus darbuotojams – truko kelis mėnesius.

„Įmonei pradėjus aktyvią veiklą, augant sistemos naudotojų kiekiui, keitėsi procesai, kuriuos turėjo skaitmenizuoti sistema,  iškilo papildomo funkcionalumo poreikis, pasikeitė darbų apimtys ir jų intensyvumas. Tačiau kilę iššūkiai buvo suvaldyti ir išspręsti, pasinaudojus vienu didžiausių „SharePoint“ privalumų – tuo, kad daugelis darbų gali būti atliekami ne programavimo, o konfigūravimo būdu, kuris reikalauja mažau lėšų ir laiko“, – pabrėžia „Blue Bridge Code“ produkto vadovas.

Nauja sistema formuoja naujus įpročius

Prie naujojo dokumentų valdymo sprendimo, kaip ir prie bet kurio kito skaitmenio įrankio, būtina priprasti, todėl kiekvieno naujo sprendimo ar sistemos diegimas apima ne tik technologinius, bet ir procedūrinius, organizacinius klausimus. Ir dažniausiai sprendžiant būtent procedūrinius klausimus susiduriama su iššūkiais, pastebi SĮ VASA IT vyriausiasis inžinierius.

„Su kolegomis turėjome nuspręsti, kokia bus sistemos naudojimo tvarka bei procedūros; išsiaiškinti, kokius uždavinius padeda spręsti ši sistema, o kokių – ne. Priprasti prie naujų taisyklių prireikė laiko. Be to, išsiplėtus ir pradėjus savo pagrindinę aktyvią veiklą, prireikė papildomų sistemos valdomų procedūrų ir procesų korekcijų, kas taip pat kėlė iššūkių. Vis dėlto platformos diegimo ir pritaikymo procesu esame patenkinti. Visi iššūkiai buvo sprendžiami nuoširdžiai ir dalykiškai bendradarbiaujant su „Blue Bridge Code“ komanda, o projektas, nepaisant visų iššūkių, buvo įgyvendintas laiku ir kokybiškai“, – pasakoja Laimonas Murinas.

Ateityje dar daugiau planų

Kalbėdamas apie ateities planus, SĮ VASA direktorius Rimantas Juknevičius neslepia, kad bėgant laikui atsiranda vis daugiau minčių, kaip sistema galėtų padėti spręsti dar sudėtingesnius kasdienio įmonės darbo uždavinius ir paspartinti procesus.

„Turime nemažai užduočių, susijusių su klientų aptarnavimu, todėl jau dabar matome, kad dokumentų valdymo sprendimas galėtų pasižymėti ir tam tikromis papildomomis funkcijomis, pavyzdžiui, sieti skirtingus dokumentus, gautus iš to paties gavėjo“, – pastebi R. Juknevičius. Taip pat jis pabrėžia, jog ateityje „SharePoint“ paremta dokumentų valdymo sistema galėtų būti sąlyginai nesudėtingai ir nebrangiai išplėsta naujais moduliais.

Tinka įvairaus dydžio organizacijoms

Tai, kad „SharePoint“ iš tiesų gali tapti itin patogiu sprendimu, tinkančiu smulkiajam ir vidutiniam verslui, liudija ir šios platformos pasaulinė sėkmė, primena „Blue Bridge Code“ produkto vadovas Šarūnas Morkūnas.

„Per pastaruosius metus „SharePoint“ tik populiarėjo. Šį sprendimą palankiai vertina ir didelės, ir mažos organizacijos. Pernai metų „Gartner“ kvadrante „SharePoint“ užėmė lyderio pozicijas tarp bendradarbiavimo ir turinio valdymo platformų. Šiuo metu Lietuvoje šis įrankis taip pat sudomina vis daugiau naudotojų“, – sako „Blue Bridge Code“ atstovas.

Pasirinkite jus dominančias įmones ir temas – asmeniniu naujienlaiškiu informuosime iškart, kai jos bus minimos „Verslo žiniose“, „Sodros“, Registrų centro ir kt. šaltiniuose.

Rekordiniai Lietuvos žaidimų industrijos metai: naujos galimybės ir senos problemos Premium

Lietuvos žaidimų industrija pernai stiebėsi į viršų – plėtėsi vietos įmonės, taip pat atvyko naujų, kurios...

Inovacijos
2022.06.30
Darbo aplinka keičiasi iš esmės: „Xerox“ žengia permainų priešakyje Verslo tribūna

Skaitmeninimo iniciatyvos versle, ypač paskatino prigijęs hibridinio ar nuotolinio darbo modelis, ragina...

Išmani Lietuva
2022.06.30
Švedų tyliai nupirkta Kauno žaidimų kūrėja „Tutotoons“ pelną augino 15 kartų Premium 1

Kauno mobiliųjų žaidimų kūrėjai „Tutotoons“ karantinas leido pasiekti rekordinį pelną ir apyvartą. Be to,...

Inovacijos
2022.06.27
Tiksliosios technologijos tvariai užaugintam kokybiškam maistui – Lietuvos ūkių dabartis Verslo tribūna

Neįtikėtinu greičiu tobulėjančios šiuolaikinės technologijos ir inovatyvūs sprendimai keičia Lietuvos...

Išmani Lietuva
2022.06.27
Robotai, „atimsiantys jūsų darbą“ – ne toks jau ir baubas Premium

Robotizacija ir, kalbant plačiau, DI, tebėra daugybės mitų gaubiamos technologijos ir tendencijos. Galima...

Inovacijos
2022.06.26
P. Kuisys: ruošiamės blogiausiam, o tikimės geresnio Premium

Nors ekonominės krizės – galbūt pageidaujamas reiškinys, į jas reikėtų žiūrėti kaip į savotišką gydymą – per...

Inovacijos
2022.06.23
50 mln. Eur investicija Klaipėdoje – galimybė pramonei nebemindžikuoti ties inovacijų slenksčiu Premium 1

Jau šį rudenį planuojama baigti statyti 21.000 kv. m ploto pramonės inovacijų parką „VMG Technics R&D Park“,...

Vadyba
2022.06.23
Bizūnas dar neišgąsdino: kriptoįmonės Lietuvoje toliau dygsta kaip grybai po lietaus Premium

Vyriausybė kriptopaslaugų tiekėjų reguliavimo sugriežtinimui pritarė anksčiau birželį. Dabar svarstymai...

Inovacijos
2022.06.22
Naujasis „Bitė Lietuvos“ vadovas – G. Butėnas

Naujuoju UAB „Bitė Lietuva“ vadovu paskirtas Gintas Butėnas, ilgametis bendrovės darbuotojas, pastaruoju metu...

Inovacijos
2022.06.21
„Money 20/20“: „fintech“ reguliavimas toliau eis saugumo keliu

Birželio 7–9 d. Amsterdame vyko didžiausias Europoje „fintech“ renginys „Money 20/20“, kuriame pirmą kartą...

Inovacijos
2022.06.19
Tyrimas: kas penktas Lietuvos gyventojas norėtų keisti karjerą į IT 7

Kas antras suaugęs Lietuvos gyventojas – 52% – mano, kad jo ar jos skaitmeninių įgūdžių ir žinių lygis yra...

Vadyba
2022.06.18
Kompiuterijos ateitis – gali tekti pajudėti prie krašto Premium 1

Technologijų tyrimų ir konsultacijų bendrovė „Gartner“ skaičiuoja, kad iki 2025 m. net 75% duomenų verslai...

Inovacijos
2022.06.17
Norime daugiau turtingų žmonių? Sumažinkime opcionų biurokratiją Premium

Nors skatinimas opcionais – teisė darbuotojams įgyti dalį įmonės, kurioje jie dirba, nuosavybės – Vakaruose...

Inovacijos
2022.06.16
Metų verslumo pedagogė: mokome susikurti pagalvę ir skaudžiai nekristi Premium

Poreikiai yra neriboti, o ištekliai – riboti, – toks vienas iš principų ir sąvokų, kurių siekta mokiniams...

Gazelė
2022.06.16
Neišvengiama, bet komplikuota tvarių vilkikų perspektyva Lietuvoje Premium

Jau nuo 2035-ųjų ES bus visiškai sustabdyta prekyba naujomis anglies dvideginį išmetančiomis transporto...

Logistika
2022.06.16
Kas bendro tarp juostų ir AI bei kaip duomenų saugykla gali apsaugoti nuo „Ransomware“ ? Verslo tribūna

Atsakymai į visus šiuos klausimus – neseniai pristatytose IBM naujienose, susijusiose ir su programine...

Išmani Lietuva
2022.06.16
5G inovacijoms ir pritaikymui Lietuvoje – „smėlio dėžė“

Susisiekimo ministerija trečiadienį pristatė bandomosios 5G inovacijų ir pritaikymo skatinimo aplinkos –...

Inovacijos
2022.06.15
Kaip vadovauti komandai, kuri nori augti? Verslo tribūna

Kiekviena organizacija susiduria su darbuotojų pritraukimo, išlaikymo ir motyvavimo iššūkiais. Ne vienas...

Išmani Lietuva
2022.06.15
Ruošiamasi atverti didelės vertės duomenis

Ekonomikos ir inovacijų ministerija teigia, jog viešojo sektoriaus institucijos turėtų pradėti rengtis...

Inovacijos
2022.06.13
Lietuvoje kuriasi Izraelio „fintech“ bendrovė „UNIPaaS“

Izraelio finansinių technologijų („fintech“) sprendimų bendrovė „UNIPaaS“ Lietuvoje įsteigė padalinį „UNIPaaS...

Inovacijos
2022.06.09

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Valdyti Sutinku