Kaip išvengti finansinių rizikų, užtikrinant stabilų apskaitos valdymą?

Niekas nėra apsaugotas nuo ligos – finansininkai, apskaitininkai ir buhalteriai gali susirgti arba bus priversti prižiūrėti negaluojantį šeimos narį. Jeigu mokyklos ir darželiai bus uždaryti karantinui, tėvams gali tekti likti namuose su vaikais. Todėl būtinas aiškus ir veiksmingas planas, kurio tikslas – užtikrinti nenutrūkstamą finansinių procesų valdymą įmonėje, o tuo pačiu - ir verslo tęstinumą.

Pavyzdžiui, tai gali būti detalizuotas instrukcijų ir darbų perdavimo aprašas bei atsakingų asmenų ar organizacijų kontaktų sąrašas tam atvejui, jeigu kitas darbuotojas turės perimti apskaitos procesų valdymą ar mokėjimo operacijų vykdymą.

Nuotolinio darbo organizavimas

Dirbant namų sąlygomis apskaitos ir finansų specialistai turi būti aprūpinti būtinomis techninėmis priemonėmis: kompiuterine įranga, mobiliuoju telefonu, pakankamai greitu interneto ryšiu, turėti nuotolinę prieigą prie pagrindinių programų.

Viena esminių sąlygų organizuojant darbą nuotoliniu būdu – užtikrinti duomenų apsaugą. Todėl informacinių technologijų infrastruktūros saugumui dirbant nuotoliniu būdu,turėtų būti teikiamas ypatingas dėmesys.

Juolab kad kalba eina apie nuotolinę prieigą prie žmogiškųjų resursų informacijos, įmonės finansinių duomenų. Todėl informacinių technologijų apsaugos lygis turi užtikrinti saugią nuotolinę prieiga prie banko mokėjimų, o taip pat garantuoti saugų išskirtinių mokėjimo procedūrų leidimo procesą.

Kibernetinių atakų pavojus

Noras apsaugoti darbuotojų sveikatą gali sukelti kitų neplanuotų finansinių rizikų organizacijoms. Pavyzdžiui, kaip išvengti kibernetinių atakų iš išorės organizuojant kasdienes elektronines operacijas nuotoliniu būdu. Juk tam būtina, kad biuro IT sistemos būtų pasiekiamos iš išorės.

JAV kibernetinio saugumo bendrovės „MonsterCloud“ duomenimis, Jungtinėse Valstijose kibernetinių atakų skaičius COVID-19 laikotarpiu išaugo net 400%, palyginti su statistika iki pandemijos.

Kaip pažymi tyrėjai, kibernetiniai išpuoliai, nukreipti prieš verslą, svarbios infrastruktūros valdytojus ir vyriausybines institucijas, paralyžiuoja ne tik jų veiklą, bet kartu kerta ir dideliais finansiniais nuostoliais.

Debesija ir konsultantų nuoma

Pandemijos laikotarpiu pastebimai išaugo užsakomųjų (outsourcing) buhalterinės apskaitos paslaugų paklausa. Verslui racionalu samdyti išorines įmones bei kvalifikuotus konsultantus, turinčius reikiamų žinių ir patirties.

Toks būdas padeda ne tik sumažinti sąnaudas, gauti kvalifikuotą pagalbą, sutaupyti laiko, gauti vertingų patarimų. Taip pat mažėja rizikos, su kuriomis potencialiai susiduria verslas, nuotoliniu būdu valdydamas finansinės apskaitos ar mokėjimo operacijas.

Versle tampa įprasta praktika finansų apskaitos valdymą patikėti debesijos pagrindu veikiantiems IT sprendimams, prisitaikant prie verslo poreikių.

Pavyzdžiui, sąlyginai nesudėtingiems verslo poreikiams patenkinti užtenka įdiegti debesų apskaitos sprendimą, kurio pagalba išorinis paslaugų teikėjas galės lengvai tvarkyti jūsų įmonės rutininius buhalterinės apskaitos darbus nuotoliniu būdu.

Kitas variantas – visos apimties finansų apskaitos sprendimas debesų kompiuterijoje, kai klientai gali gauti ne tik bazines buhalterinės apskaitos paslaugas, bet ir pilno aptarnavimo komandą, įskaitant auditorius, darbo teisės konsultantus ir finansų vadovus.

Komentaro autorius - Simonas Tamulionis, mokesčių konsultacijų ir apskaitos bendrovės „MESO Global“ generalinis direktorius