Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje

Publikuota: 2018-11-29

Kartu su naujų biurų bei verslo centrų bumu į Lietuvą ateina ir naujovė, smarkiai palengvinanti vidinį darbo organizavimą – susitikimo kambarių rezervavimo ir valdymo sistema. Šalyse, kur tokios sistemos naudojamos jau seniai, jos jau virtusios neatskiriama susitikimų kambario įrangos dalimi.

Susitikimo kambarių valdymo sprendimai smarkiai padidina darbo efektyvumą – leidžia išvengti konfliktinių situacijų tarp kolegų dėl kambarių rezervacijos, sutaupo laiko ieškant laisvos salės ir užtikrina susitikimų konfidencialumą. „Organizacijai, turinčiai bent 3 susitikimų kambarius, valdymo sprendimai jau padėtų organizuoti susitikimus kur kas efektyviau. Kuo kambarių ir jais besinaudojančiųjų daugiau, tuo didesnė tampa ir interesų susikirtimo tikimybė, be to, iškyla kitų nesklandumų, kurie lėtina darbo tempą, sukelia nepasitenkinimą ir neigiamai veikia darbuotojų produktyvumą“, – dėsto Agnė Šimelevičė, „Hansab“ Pardavimų projektų vadovė. Kompanijos sukurtas susitikimų kambarių valdymo sprendimas APEAR rinkoje jau sulaukė pripažinimo būtent dėl savo efektyvumo bei inovatyvaus pritaikymo.

Mažiau konfliktų, daugiau efektyvumo

APEAR sistema susideda iš ekranų, įrengiamų prie susitikimų kambarių, ir programinės įrangos, kuri tiesiogiai integruojama su organizacijos el. pašto kalendorių sistema. Susitikimą galima rezervuoti tiek fiziškai, priėjus prie LCD lietimui jautrių ekranų, tiek naudojantis kalendoriumi savo kompiuteryje – informacija yra susieta, o duomenys joje nuolat atnaujinami. Be to, APEAR turi dar vieną išskirtinę funkciją – didelį ekraną, kuriame rodomi laisvi susitikimų kambariai visame biure ar konkrečiame jo aukšte. Tai ypač aktualu sulaukus netikėto kliento vizito – nebūtina grįžti prie savo kompiuterio arba karštligiškai ieškoti laisvos erdvės: visa informacija matoma vienoje vietoje.

nuotrauka::1 right

Tiek kompiuteryje, tiek ir ekranuose pateikiamos ir kiekvieno susitikimų kambario ypatybės: kokia įranga jame yra, kiek žmonių telpa ir panašiai. Pagal tuos pačius kriterijus galima ir atsirinkti sau tinkamiausią kambarį iš visų galimų. „Taigi erdvės išnaudojamos optimaliai – jei susitinka keli žmonės, jie nerezervuos keliolikos vietų salės. Be to, išvengiama nesusipratimų, kai, tarkime, sukviečiama grupė žmonių prezentacijai, o paaiškėja, kad toje salėje nėra projektoriaus“, – pasakoja „Hansab“ atstovė.

10‘‘ colių ekranas prie susitikimų kambario durų tarnauja ne tik kaip valdymo, bet ir kaip informacijos šaltinis: jame matyti dabartinis užimtumas bei būsimos rezervacijos ir susitikimų pobūdis (kas inicijavo susitikimą ir kokiu tikslu). Ar kambarys šiuo metu laisvas, matyti iš tolo: integruotos LED šoninės juostelės šviečia žaliai arba raudonai. Aiškiai pastebima užimtumo informacija padeda orientuotis, kai kambario prireikia spontaniškai – tarkime, norint netrukdomai pasikalbėti telefonu ar rasti vietos neplanuotai atėjusiam svečiui. Be to, sustiprina ir susitikimų konfidencialumo lygį: matydami degančią raudoną šviesą, reiškiančią, kad kambarys užimtas, į vidų galvų nekaišios kolegos, ieškantys laisvos erdvės.

Sistema padeda išspręsti ir kitą reikšmingą efektyvumo klausimą – kai salės rezervuojamos, bet nenaudojamos. „Jeigu per penkiolika minučių nuo susitikimo pradžios kambarį rezervavęs žmogus neužsiregistruoja, kad atėjo, sistema panaikina rezervaciją, o ekranas automatiškai pakeičia užimtumo būseną į laisvą. Taip pat ir susitikimą baigus anksčiau, nei planuota – išeinant nesunku ekrane spustelėjus mygtuką pažymėti, kad kambarys jau laisvas. Pripažinkime – retas iš mūsų nepamiršta to padaryti grįžęs į savo darbo vietą“, – efektyvumo sprendimus vardina A. Šimelevičė. Dideliame verslo centre arba bendradarbystės erdvėje, kur susitikimų kambariais naudojasi daug skirtingų žmonių, galima įdiegti autentifikaciją su PIN kodu – tuomet į kambarį galės patekti tik jį rezervavęs asmuo.

Lengvai pritaikoma konkrečioms reikmėms

„Hansab“ yra ne tik sprendimo tiekėja, bet ir kūrėja, tad atlieka ir programos palaikymą, visą parą veikiantis serviso centras realiu laiku reaguoja į sutrikimus. APEAR programinė įranga talpinama debesyje arba ją naudojančios įmonės serveryje, organizacijos IT specialistams tereikia sukurti vartotojų teises darbuotojams. Šios taip pat gali būti diferencijuotos: iš anksto galima nustatyti, kokius ir kiek kambarių gali naudoti atskiri departamentai arba apriboti naudojimąsi išskirtinėmis, tik vadovybei skirtomis salėmis.

Unikali ir itin vertinga papildoma APEAR nauda – galimybė personalizuoti tiek programos funkcionalumą, tiek jos aplinką. Pasak A. Šimelevičės sukurti šį kambarių rezervavimo sprendimą ir paskatino užsakovo pageidavimas turėti individualizuotą sistemą: su firminėmis spalvomis, kompanijos logotipais, personalizuotomis žinutėmis ir panašiai. APEAR lengvai adaptuojamas pagal konkrečius poreikius – pradedant spalviniu apipavidalinimu, kitais vaizdiniais elementais, atliepiančiais organizacijos koncepciją ir stilistiką, baigiant pageidaujamomis papildomomis funkcijomis, kaip mobili aplikacija ir kitos. Jei laikui bėgant organizacijoje keičiasi susitikimų kambarių skaičius, planas, dydis ar kiti svarbūs parametrai, įdiegtas sprendimas bet kada gali būti atnaujintas arba praplėstas.

Plačios ir šio susitikimų kambarių rezervavimo sprendimo pritaikymo galimybės – jis tinka ne tik verslo įmonėms, bet ir valstybinėms įstaigoms, mokykloms, verslo centrams ir kitoms organizacijoms. Agnė Šimelevičė neabejoja, kad APEAR naudingas bet kuriai organizacijai, turinčiai bent keletą susitikimo erdvių: „Ir visai nesvarbu, ar jomis naudojamasi vidinėms organizacijos reikmėms – mokymams, posėdžiams ir panašiai, ar susitikimams su išorės klientais. Jeigu tas erdves tenka dalintis skirtingiems žmonėms, rezervacijos sistema aktuali ir reikalinga – tam, kad laikas susitikimams būtų naudojamas protingai ir efektyviai.“

FOTOGALERIJA Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje (5 nuotr.)

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

„Alibaba“ įkūrėjas: dirbti 12 val. per parą, 6 dienas per savaitę – palaima Premium 13

Kai vis aktyviau diskutuojama apie darbo savaitės trumpinimą bei tokio pokyčio naudą darbuotojams, Jacko Ma,...

Vadyba
2019.04.17
Darbuotojus motyvuoja robotai Algis ir Pūkis Premium

Robotai ir darbų automatizacija dažnai įsivaizduojami kaip žmogiškosios darbo jėgos priešai. Tačiau bent jau...

Vadyba
2019.04.17
Pesimistinis scenarijus: iki 2030 m. Lietuvoje liks 2,4 mln. gyventojų 38

Per ateinančius šešerius metus žmonių skaičius Lietuvoje gali sumažėti iki 2,5 mln. žmonių, o iki 2030 m.

Vadyba
2019.04.16
Vilniaus kino klasteris siekia užsienio dėmesio Baltijos regionui Verslo tribūna

Kartu su „Kino pavasariu“ neseniai praūžė ir svarbiausias metų kino industrijos renginys Lietuvoje „Meeting...

Paslaugos
2019.04.16
Kaip išlikti įsitraukus į savo darbą

Darbuotojo įsitraukimas – naudingas ne tik jį samdančiai įmonei, bet ir pačiam darbuotojui. Naujas tyrimas...

Vadyba
2019.04.15
Kai liežuvis tampa CEO priešu – įmonei tai gali brangiai kainuoti

Kartais nereikšminga frazė gali sukelti sumaištį, ypač jei tą frazę ištarė vadovas. Vadybos specialistai...

Vadyba
2019.04.14
Dėl prastos komunikacijos darbuotojai nori mesti darbą 2

Vidinė komunikacija – svarbus įmonės sėkmės veiksnys. Jis ne tik daro įtaką bendrovės finansiniams...

Vadyba
2019.04.13
Kokia „Amazon“ įkūrėjo J. Bezoso metinė alga 9

Jeffo Bezoso, JAV prekybos milžinės „Amazon“ įkūrėjo ir turtingiausio pasaulio žmogaus, darbo užmokestis...

Vadyba
2019.04.13
Kaip „Danske Bank“ darbuotojų mokymo trukmę sumažino 5 kartus Premium 12

Standartizuoti veiklos procesai įmonėje padeda darbuotojams taupyti laiką bei įgalina juos dirbti...

Vadyba
2019.04.12
Teatras ir verslas: ko iš režisierių gali išmokti vadovai? Verslo tribūna

Teatras ir verslas yra panašūs tuo, kad tiek spektaklio premjerą, tiek verslo projektų sėkmę nulemia stipri...

Rinkodara
2019.04.11
Kaip „Air Asia“ CEO 0,26 USD vertės bendrovę išaugino iki milijardinio verslo 1

Sėkmingam vadovui svarbu ne tik mokėti keistis pačiam, bet ir gebėti suburti gabių specialistų komandą,...

Vadyba
2019.04.11
Paskirta nauja švietimo, mokslo ir sporto viceministrė 1

Švietimo, mokslo ir sporto ministerijoje darbą pradėjo nauja viceministrė Kornelija Tiesnesytė, kuruojanti...

Vadyba
2019.04.11
Ateities profesijai specialistų reikia jau dabar Verslo tribūna

Nors praėjusiame dešimtmetyje mobilusis telefonas tebuvo daiktas paskambinti anksti ryte ar vėlai vakare, kai...

Ateities miestas
2019.04.11
Pamatyti, kad darbuotojas išeis, galima prieš 9 mėnesius 5

Pirmieji ženklai, signalizuojantys apie kolektyvo nario būsimą pabėgimą iš įmonės, matyti likus 9 mėnesiams...

Vadyba
2019.04.10
Darbas ne biure – nauja norma, su kuria darbdaviai turi susitaikyti

Galimybė dirbti nebūtinai biure yra nauja norma tarp darbuotojų. Be to, renkantis darbovietę vis didesniu...

Vadyba
2019.04.09
Vadovės ambicija: LRT – patraukliausias darbdavys Premium 11

„Tiek daug ir taip intensyviai gyvenime dar nedirbau“, — prisipažįsta Monika Garbačiauskaitė-Budrienė, metus...

Vadyba
2019.04.09
E. Musko atleistą vadovą pasamdė J. Bezosas 3

Geri vadovai be darbo nebūna, ko gero, taip būtų galima apibūdinti Jeffo Bezoso, „Amazon“ įkūrėjo, sprendimą...

Vadyba
2019.04.08
Grįžtamasis ryšys veikia, kai vadovas supranta tokios praktikos svarbą Premium

Efektyvus grįžtamasis ryšys gali būti darbuotojų ugdymo, skatinimo bei motyvacijos didinimo priemonė. Kad...

Vadyba
2019.04.08
Mentorių turėti nori, bet ne visiems pavyksta tokį sutikti

Tinkamas mentorius gali padėti darbuotojui greičiau tobulėti. Bėda ta, kad toli gražu ne visiems pavyksta...

Vadyba
2019.04.07
Patrauklaus darbdavio įvaizdis: gražesnių skelbimų nepakanka 4

Susidaro įspūdis, kad patrauklaus darbdavio įvaizdis (angl. employer branding), paskutiniu metu yra...

Rinkodara
2019.04.07

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau