Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje

Publikuota: 2018-11-29

Kartu su naujų biurų bei verslo centrų bumu į Lietuvą ateina ir naujovė, smarkiai palengvinanti vidinį darbo organizavimą – susitikimo kambarių rezervavimo ir valdymo sistema. Šalyse, kur tokios sistemos naudojamos jau seniai, jos jau virtusios neatskiriama susitikimų kambario įrangos dalimi.

Susitikimo kambarių valdymo sprendimai smarkiai padidina darbo efektyvumą – leidžia išvengti konfliktinių situacijų tarp kolegų dėl kambarių rezervacijos, sutaupo laiko ieškant laisvos salės ir užtikrina susitikimų konfidencialumą. „Organizacijai, turinčiai bent 3 susitikimų kambarius, valdymo sprendimai jau padėtų organizuoti susitikimus kur kas efektyviau. Kuo kambarių ir jais besinaudojančiųjų daugiau, tuo didesnė tampa ir interesų susikirtimo tikimybė, be to, iškyla kitų nesklandumų, kurie lėtina darbo tempą, sukelia nepasitenkinimą ir neigiamai veikia darbuotojų produktyvumą“, – dėsto Agnė Šimelevičė, „Hansab“ Pardavimų projektų vadovė. Kompanijos sukurtas susitikimų kambarių valdymo sprendimas APEAR rinkoje jau sulaukė pripažinimo būtent dėl savo efektyvumo bei inovatyvaus pritaikymo.

Mažiau konfliktų, daugiau efektyvumo

APEAR sistema susideda iš ekranų, įrengiamų prie susitikimų kambarių, ir programinės įrangos, kuri tiesiogiai integruojama su organizacijos el. pašto kalendorių sistema. Susitikimą galima rezervuoti tiek fiziškai, priėjus prie LCD lietimui jautrių ekranų, tiek naudojantis kalendoriumi savo kompiuteryje – informacija yra susieta, o duomenys joje nuolat atnaujinami. Be to, APEAR turi dar vieną išskirtinę funkciją – didelį ekraną, kuriame rodomi laisvi susitikimų kambariai visame biure ar konkrečiame jo aukšte. Tai ypač aktualu sulaukus netikėto kliento vizito – nebūtina grįžti prie savo kompiuterio arba karštligiškai ieškoti laisvos erdvės: visa informacija matoma vienoje vietoje.

nuotrauka::1 right

Tiek kompiuteryje, tiek ir ekranuose pateikiamos ir kiekvieno susitikimų kambario ypatybės: kokia įranga jame yra, kiek žmonių telpa ir panašiai. Pagal tuos pačius kriterijus galima ir atsirinkti sau tinkamiausią kambarį iš visų galimų. „Taigi erdvės išnaudojamos optimaliai – jei susitinka keli žmonės, jie nerezervuos keliolikos vietų salės. Be to, išvengiama nesusipratimų, kai, tarkime, sukviečiama grupė žmonių prezentacijai, o paaiškėja, kad toje salėje nėra projektoriaus“, – pasakoja „Hansab“ atstovė.

10‘‘ colių ekranas prie susitikimų kambario durų tarnauja ne tik kaip valdymo, bet ir kaip informacijos šaltinis: jame matyti dabartinis užimtumas bei būsimos rezervacijos ir susitikimų pobūdis (kas inicijavo susitikimą ir kokiu tikslu). Ar kambarys šiuo metu laisvas, matyti iš tolo: integruotos LED šoninės juostelės šviečia žaliai arba raudonai. Aiškiai pastebima užimtumo informacija padeda orientuotis, kai kambario prireikia spontaniškai – tarkime, norint netrukdomai pasikalbėti telefonu ar rasti vietos neplanuotai atėjusiam svečiui. Be to, sustiprina ir susitikimų konfidencialumo lygį: matydami degančią raudoną šviesą, reiškiančią, kad kambarys užimtas, į vidų galvų nekaišios kolegos, ieškantys laisvos erdvės.

Sistema padeda išspręsti ir kitą reikšmingą efektyvumo klausimą – kai salės rezervuojamos, bet nenaudojamos. „Jeigu per penkiolika minučių nuo susitikimo pradžios kambarį rezervavęs žmogus neužsiregistruoja, kad atėjo, sistema panaikina rezervaciją, o ekranas automatiškai pakeičia užimtumo būseną į laisvą. Taip pat ir susitikimą baigus anksčiau, nei planuota – išeinant nesunku ekrane spustelėjus mygtuką pažymėti, kad kambarys jau laisvas. Pripažinkime – retas iš mūsų nepamiršta to padaryti grįžęs į savo darbo vietą“, – efektyvumo sprendimus vardina A. Šimelevičė. Dideliame verslo centre arba bendradarbystės erdvėje, kur susitikimų kambariais naudojasi daug skirtingų žmonių, galima įdiegti autentifikaciją su PIN kodu – tuomet į kambarį galės patekti tik jį rezervavęs asmuo.

Lengvai pritaikoma konkrečioms reikmėms

„Hansab“ yra ne tik sprendimo tiekėja, bet ir kūrėja, tad atlieka ir programos palaikymą, visą parą veikiantis serviso centras realiu laiku reaguoja į sutrikimus. APEAR programinė įranga talpinama debesyje arba ją naudojančios įmonės serveryje, organizacijos IT specialistams tereikia sukurti vartotojų teises darbuotojams. Šios taip pat gali būti diferencijuotos: iš anksto galima nustatyti, kokius ir kiek kambarių gali naudoti atskiri departamentai arba apriboti naudojimąsi išskirtinėmis, tik vadovybei skirtomis salėmis.

Unikali ir itin vertinga papildoma APEAR nauda – galimybė personalizuoti tiek programos funkcionalumą, tiek jos aplinką. Pasak A. Šimelevičės sukurti šį kambarių rezervavimo sprendimą ir paskatino užsakovo pageidavimas turėti individualizuotą sistemą: su firminėmis spalvomis, kompanijos logotipais, personalizuotomis žinutėmis ir panašiai. APEAR lengvai adaptuojamas pagal konkrečius poreikius – pradedant spalviniu apipavidalinimu, kitais vaizdiniais elementais, atliepiančiais organizacijos koncepciją ir stilistiką, baigiant pageidaujamomis papildomomis funkcijomis, kaip mobili aplikacija ir kitos. Jei laikui bėgant organizacijoje keičiasi susitikimų kambarių skaičius, planas, dydis ar kiti svarbūs parametrai, įdiegtas sprendimas bet kada gali būti atnaujintas arba praplėstas.

Plačios ir šio susitikimų kambarių rezervavimo sprendimo pritaikymo galimybės – jis tinka ne tik verslo įmonėms, bet ir valstybinėms įstaigoms, mokykloms, verslo centrams ir kitoms organizacijoms. Agnė Šimelevičė neabejoja, kad APEAR naudingas bet kuriai organizacijai, turinčiai bent keletą susitikimo erdvių: „Ir visai nesvarbu, ar jomis naudojamasi vidinėms organizacijos reikmėms – mokymams, posėdžiams ir panašiai, ar susitikimams su išorės klientais. Jeigu tas erdves tenka dalintis skirtingiems žmonėms, rezervacijos sistema aktuali ir reikalinga – tam, kad laikas susitikimams būtų naudojamas protingai ir efektyviai.“

FOTOGALERIJA Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje (5 nuotr.)

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą VERSLO VALDYMO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Kada Lietuvoje bus populiarūs kalendoriai Premium

Manau, kad daugelis „Verslo klasės“ skaitytojų vaikystėje žaisdavo gaudynes, slėpynes ar karą kieme, patys...

Technologijos per metus pakeitė 16% žmonių darbo pobūdį

Daugiau nei šeštadalis Europos internetu besinaudojančių darbuotojų per pastaruosius metus susidūrė su...

Vadyba
09:34
Dėl algų nesiderantys darbuotojai praranda tūkstančius

JAV atliktas tyrimas rodo, kad dėl algos dydžio nesiderantys darbuotojai per savo gyvenimą vidutiniškai...

Vadyba
08:26
TOP20 didžiausių Lietuvos darbdavių atlyginimai lapkritį 3

Naujausi „Sodros“ duomenys leidžia pažiūrėti, kokie atlyginimai lapkritį vyravo tarp daugiausia darbuotojų...

Vadyba
2018.12.31
Pranešėjai apie įstatymų pažeidimus turės apsaugos garantijas 1

Nuo 2019 m. sausio 1 d. Lietuvoje įsigalioja naujas teisės aktas – Pranešėjų apsaugos įstatymas. Jis numatys...

Verslo aplinka
2018.12.29
Geidžiamiausių darbdavių atlyginimai lapkritį 26

Nauji „Sodros“ duomenys leidžia pažiūrėti, kokie atlyginimai vyravo tarp bendrovių, kurios šiemet pateko į...

Vadyba
2018.12.29
10 svarbiausių vadovų pasikeitimų šalies įmonėse 12

Vadovų kaita šįmet buvo aktuali ne tik verslui, bet ir valstybės valdomoms įmonėms.

Vadyba
2018.12.29
Parlamentarų padėjėjų algos „į rankas“ augs daugiau kaip šimtu eurų 4

Seimo valdybai gruodžio viduryje priėmus sprendimą didinti parlamentarų padėjėjų-sekretorių pareiginių algų...

Vadyba
2018.12.28
Įmonės vertybės: nuo „katės maiše“ iki metų darbuotojo Rėmėjo turinys

Metų pabaiga signalizuoja ne vien apie visų laukiamas šventes, bet ir įmonių metinius vakarėlius. O tokiuose...

Inovatyvus verslas
2018.12.28
Patvirtinta nauja ESO valdyba 3

AB Energijos skirstymo operatorius (ESO) nepasibaigus praėjusios valdybos narių kadencijai išsirinko naują...

Vadyba
2018.12.27
Seniai regėta atleidimų gausa – viešojo sektoriaus pokyčių rezultatas Premium 6

Tokių didelių grupinių atleidimų skaičių kaip šiemet nebuvo regėti nuo 2010-ųjų. Tarptautinėms rinkoms...

Vadyba
2018.12.27
„Panoramai“ dešimt metų – penkios išmoktos pamokos Rėmėjo turinys 4

Dešimt metų prekybos versle – daug. Per tokį laikotarpį gali pasikeisti klientų poreikiai, prekybos kanalai,...

Didžiausia algų mediana Lietuvoje lapkritį – virš 10.000 Eur

Nauji „Sodros“ duomenys parodo, kuriose įmonėse vyravo didžiausios atlyginimų medianos lapkritį.

Vadyba
2018.12.27
„Uberizaciją“ pritaikė verslo konsultantų paslaugoms Premium

Kai Robas Biedermanas ir Patas Petitti 2013 m. pradėjo studijas Harvardo verslo mokykloje, visiems studentams...

Vadyba
2018.12.27
Darbo santykių lankstumas - Lietuvos proveržis ir lyderiaujančių valstybių pamokos 17

Praėjusiais metais įsigalioję Darbo kodekso pakeitimai pateisino lūkesčius – darbo santykių reguliavimas...

Verslo aplinka
2018.12.26
Darbuotojai nori tik dviejų dalykų 11

Darbdaviai nenuilsdami mėgina išsiaiškinti, ko iš tiesų nori darbuotojai. Pasirodo, kad atsakymas yra labai...

Vadyba
2018.12.25
Vyriausybės vicekancleris: mokytojų algos turi augti labiau nei vidutinis atlyginimas 1

Vyriausybės vicekancleris Deividas Matulionis sako, kad mokytojų atlyginimai turi augti labiau nei vidutinis...

Vadyba
2018.12.21
A. Navicko vadovaujama profsąjunga sustabdo streiką 6

Andriaus Navicko vadovaujama profsąjunga nuo penktadienio oficialiai sustabdo daugiau nei mėnesį trukusį...

Vadyba
2018.12.21
Darbas per šventes: teisės ir apmokėjimas 4

Jei darbuotojas turi teisę rinktis dirbti šventinę dieną, būtina turėti jo raštišką sutikimą, o už darbą...

Finansai
2018.12.20
Lietuvos oro uostų valdybą papildė nauja narė 4

Valstybės valdomos įmonės Lietuvos oro uostai (LOU) 5 narių valdybą papildė nauja narė Justina Bučinskaitė.

Vadyba
2018.12.19

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau