Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje

Publikuota: 2018-11-29

Kartu su naujų biurų bei verslo centrų bumu į Lietuvą ateina ir naujovė, smarkiai palengvinanti vidinį darbo organizavimą – susitikimo kambarių rezervavimo ir valdymo sistema. Šalyse, kur tokios sistemos naudojamos jau seniai, jos jau virtusios neatskiriama susitikimų kambario įrangos dalimi.

Susitikimo kambarių valdymo sprendimai smarkiai padidina darbo efektyvumą – leidžia išvengti konfliktinių situacijų tarp kolegų dėl kambarių rezervacijos, sutaupo laiko ieškant laisvos salės ir užtikrina susitikimų konfidencialumą. „Organizacijai, turinčiai bent 3 susitikimų kambarius, valdymo sprendimai jau padėtų organizuoti susitikimus kur kas efektyviau. Kuo kambarių ir jais besinaudojančiųjų daugiau, tuo didesnė tampa ir interesų susikirtimo tikimybė, be to, iškyla kitų nesklandumų, kurie lėtina darbo tempą, sukelia nepasitenkinimą ir neigiamai veikia darbuotojų produktyvumą“, – dėsto Agnė Šimelevičė, „Hansab“ Pardavimų projektų vadovė. Kompanijos sukurtas susitikimų kambarių valdymo sprendimas APEAR rinkoje jau sulaukė pripažinimo būtent dėl savo efektyvumo bei inovatyvaus pritaikymo.

Mažiau konfliktų, daugiau efektyvumo

APEAR sistema susideda iš ekranų, įrengiamų prie susitikimų kambarių, ir programinės įrangos, kuri tiesiogiai integruojama su organizacijos el. pašto kalendorių sistema. Susitikimą galima rezervuoti tiek fiziškai, priėjus prie LCD lietimui jautrių ekranų, tiek naudojantis kalendoriumi savo kompiuteryje – informacija yra susieta, o duomenys joje nuolat atnaujinami. Be to, APEAR turi dar vieną išskirtinę funkciją – didelį ekraną, kuriame rodomi laisvi susitikimų kambariai visame biure ar konkrečiame jo aukšte. Tai ypač aktualu sulaukus netikėto kliento vizito – nebūtina grįžti prie savo kompiuterio arba karštligiškai ieškoti laisvos erdvės: visa informacija matoma vienoje vietoje.

nuotrauka::1 right

Tiek kompiuteryje, tiek ir ekranuose pateikiamos ir kiekvieno susitikimų kambario ypatybės: kokia įranga jame yra, kiek žmonių telpa ir panašiai. Pagal tuos pačius kriterijus galima ir atsirinkti sau tinkamiausią kambarį iš visų galimų. „Taigi erdvės išnaudojamos optimaliai – jei susitinka keli žmonės, jie nerezervuos keliolikos vietų salės. Be to, išvengiama nesusipratimų, kai, tarkime, sukviečiama grupė žmonių prezentacijai, o paaiškėja, kad toje salėje nėra projektoriaus“, – pasakoja „Hansab“ atstovė.

10‘‘ colių ekranas prie susitikimų kambario durų tarnauja ne tik kaip valdymo, bet ir kaip informacijos šaltinis: jame matyti dabartinis užimtumas bei būsimos rezervacijos ir susitikimų pobūdis (kas inicijavo susitikimą ir kokiu tikslu). Ar kambarys šiuo metu laisvas, matyti iš tolo: integruotos LED šoninės juostelės šviečia žaliai arba raudonai. Aiškiai pastebima užimtumo informacija padeda orientuotis, kai kambario prireikia spontaniškai – tarkime, norint netrukdomai pasikalbėti telefonu ar rasti vietos neplanuotai atėjusiam svečiui. Be to, sustiprina ir susitikimų konfidencialumo lygį: matydami degančią raudoną šviesą, reiškiančią, kad kambarys užimtas, į vidų galvų nekaišios kolegos, ieškantys laisvos erdvės.

Sistema padeda išspręsti ir kitą reikšmingą efektyvumo klausimą – kai salės rezervuojamos, bet nenaudojamos. „Jeigu per penkiolika minučių nuo susitikimo pradžios kambarį rezervavęs žmogus neužsiregistruoja, kad atėjo, sistema panaikina rezervaciją, o ekranas automatiškai pakeičia užimtumo būseną į laisvą. Taip pat ir susitikimą baigus anksčiau, nei planuota – išeinant nesunku ekrane spustelėjus mygtuką pažymėti, kad kambarys jau laisvas. Pripažinkime – retas iš mūsų nepamiršta to padaryti grįžęs į savo darbo vietą“, – efektyvumo sprendimus vardina A. Šimelevičė. Dideliame verslo centre arba bendradarbystės erdvėje, kur susitikimų kambariais naudojasi daug skirtingų žmonių, galima įdiegti autentifikaciją su PIN kodu – tuomet į kambarį galės patekti tik jį rezervavęs asmuo.

Lengvai pritaikoma konkrečioms reikmėms

„Hansab“ yra ne tik sprendimo tiekėja, bet ir kūrėja, tad atlieka ir programos palaikymą, visą parą veikiantis serviso centras realiu laiku reaguoja į sutrikimus. APEAR programinė įranga talpinama debesyje arba ją naudojančios įmonės serveryje, organizacijos IT specialistams tereikia sukurti vartotojų teises darbuotojams. Šios taip pat gali būti diferencijuotos: iš anksto galima nustatyti, kokius ir kiek kambarių gali naudoti atskiri departamentai arba apriboti naudojimąsi išskirtinėmis, tik vadovybei skirtomis salėmis.

Unikali ir itin vertinga papildoma APEAR nauda – galimybė personalizuoti tiek programos funkcionalumą, tiek jos aplinką. Pasak A. Šimelevičės sukurti šį kambarių rezervavimo sprendimą ir paskatino užsakovo pageidavimas turėti individualizuotą sistemą: su firminėmis spalvomis, kompanijos logotipais, personalizuotomis žinutėmis ir panašiai. APEAR lengvai adaptuojamas pagal konkrečius poreikius – pradedant spalviniu apipavidalinimu, kitais vaizdiniais elementais, atliepiančiais organizacijos koncepciją ir stilistiką, baigiant pageidaujamomis papildomomis funkcijomis, kaip mobili aplikacija ir kitos. Jei laikui bėgant organizacijoje keičiasi susitikimų kambarių skaičius, planas, dydis ar kiti svarbūs parametrai, įdiegtas sprendimas bet kada gali būti atnaujintas arba praplėstas.

Plačios ir šio susitikimų kambarių rezervavimo sprendimo pritaikymo galimybės – jis tinka ne tik verslo įmonėms, bet ir valstybinėms įstaigoms, mokykloms, verslo centrams ir kitoms organizacijoms. Agnė Šimelevičė neabejoja, kad APEAR naudingas bet kuriai organizacijai, turinčiai bent keletą susitikimo erdvių: „Ir visai nesvarbu, ar jomis naudojamasi vidinėms organizacijos reikmėms – mokymams, posėdžiams ir panašiai, ar susitikimams su išorės klientais. Jeigu tas erdves tenka dalintis skirtingiems žmonėms, rezervacijos sistema aktuali ir reikalinga – tam, kad laikas susitikimams būtų naudojamas protingai ir efektyviai.“

FOTOGALERIJA Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje (5 nuotr.)

Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą VERSLO VALDYMO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Kai atlyginimus kelti darosi sunku, darbuotojus vilioja kitaip: „Maximos“, H&M, „Lidl“ sprendimai Premium 2

Prekybos sektoriuje atlyginimai vieni mažesnių, todėl pritraukti ir išlaikyti darbuotojus nėra lengva.

Vyriausybė kviečiasi mokytojų profsąjungas 17

Vyriausybė pirmadienį rengia posėdį, kur svarstys biudžeto projektą ir su profsąjungomis aptars jų...

Vadyba
07:03
J. Petrauskienės ir profsąjungų derybose – pertrauka 11

Švietimo ir mokslo ministerijoje (ŠMM) ketvirtadienį baigėsi pirmasis derybų etapas tarp profesinių sąjungų...

Vadyba
2018.11.29
TOP20 didžiausių darbdavių algos: užmokestį kelia prekybos tinklai 9

Tarp didžiųjų darbdavių atlyginimus augina ne tik valstybinės įstaigos. Apie keliamas algas praneša ir...

Vadyba
2018.11.29
Jūrinės krovos įmonė į darbuotojų ateitį investuoja kaupdama INVL pensijų fonduose Rėmėjo turinys

Klaipėdoje įsikūrusi jūrinės krovos bendrovė „Malkų įlankos terminalas“, siekdama pasirūpinti savo darbuotojų...

Vadyba
2018.11.29
Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje Rėmėjo turinys

Kartu su naujų biurų bei verslo centrų bumu į Lietuvą ateina ir naujovė, smarkiai palengvinanti vidinį darbo...

Vadyba
2018.11.29
Nauji Konkurencijos tarybos įgaliojimai gali būti skausmingi įmonėms Rėmėjo turinys 9

Praėjusią savaitę Vyriausybė Seime užregistravo Konkurencijos įstatymo pataisas. Įstatymo pakeitimais...

Vadyba
2018.11.28
Futurologo receptas vadovams: kaip pasiruošti miglotai ateičiai Premium

Vadovai bandydami susigaudyti dabartiniuose pasaulio pokyčiuose patiria daug streso. Tačiau Alfas Rehnas,...

Vadyba
2018.11.28
Profsąjungos vadovas A. Navickas švietimo ministrę kaltina derybų imitavimu 6

Dėl etatinio darbo apmokėjimo modelio streikuojanti švietimo profsąjunga ministrę Jurgitą Petrauskienę...

Vadyba
2018.11.28
Galimybė „LinkedIn“: kalbėti ne darbdavio, o darbuotojų lūpomis Premium

„LinkedIn“ atsiranda daugiau galimybių dalytis naujienomis ir straipsniais, dalykiniais darbuotojų įrašais...

Rinkodara
2018.11.28
„Visma Group“ vadovas: darbuotojai į darbą ateina dėl 4 priežasčių Premium

Šiandienos vadovas turi sugebėti nuolat keistis, išmokti dirbti neapibrėžtumo sąlygomis, tačiau ir neprarasti...

Vadyba
2018.11.28
Startuolio „PulseTip“ apklausų sprendimas – tarp 40-ies geriausių pasaulyje Premium 1

Darbuotojų apklausų startuolis „PulseTip“, kuris šių metų konkurse „Naujasis knygnešys 2018“ iškovojo...

Technologijos
2018.11.27
A. Tapinas: „Laisvės piknikas turėjo nepasisekti“ Rėmėjo turinys 7

Tarp sėkmingų socialinių iniciatyvų ir lyderiaujančio verslo kartais yra daugiau bendro nei gali atrodyti.

Vadyba
2018.11.27
Kuo aukščiau karjeros laiptais kyla vadovas, tuo daugiau reikia finansinių žinių Rėmėjo turinys 1

„Kiekvienas vadovo priimamas sprendimas turi būti vienaip ar kitaip pagrįstas finansine informacija, o ne...

Vadyba
2018.11.26
Metinis algų augimas Lietuvoje – ir vėl dviženklis 20

Antrą ketvirtį iš eilės atlyginimų metinis augimas Lietuvoje išlieka dviženklis. Trečiąjį ketvirtį jis sudarė...

Vadyba
2018.11.26
Kartais premiją mokėti privalu, o kartais – ne

Premijos už atliktą darbą mokamos už praeityje pasiektus rezultatus, o skatinamosios premijos – už būsimus...

Finansai
2018.11.26
„INVL Technology“ įmonės Norvegijoje turės naują vadovą 2

Nuo kitų metų sausio „INVL Technology” kontroliuojamai Norvegijos bendrovei „Norway Registers Development AS“...

Vadyba
2018.11.26
Didžiausios algų medianos spalį: pirmoje vietoje – naujokas 20

Naujausi „Sodros“ duomenys atskleidžia, kokie atlyginimai spalio mėnesį vyravo tarp dosniausių Lietuvos...

Vadyba
2018.11.26
Properšos talentų žemėlapyje 2

Lietuva pasauliniame IMD talentų reitinge antrus metus iš eilės krinta žemyn – šiemet ji smuko trimis...

Vadyba
2018.11.26
CEO užsisiuva burnas: lyderio atvirumas gali sukelti krizę įmonėje 3

Nors šiandienos vadovai turi dirbti chaoso ir neapibrėžtumo sąlygomis, tačiau ryškėja tendencija, kad itin...

Vadyba
2018.11.24

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau