Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje

Publikuota: 2018-11-29

Kartu su naujų biurų bei verslo centrų bumu į Lietuvą ateina ir naujovė, smarkiai palengvinanti vidinį darbo organizavimą – susitikimo kambarių rezervavimo ir valdymo sistema. Šalyse, kur tokios sistemos naudojamos jau seniai, jos jau virtusios neatskiriama susitikimų kambario įrangos dalimi.

Susitikimo kambarių valdymo sprendimai smarkiai padidina darbo efektyvumą – leidžia išvengti konfliktinių situacijų tarp kolegų dėl kambarių rezervacijos, sutaupo laiko ieškant laisvos salės ir užtikrina susitikimų konfidencialumą. „Organizacijai, turinčiai bent 3 susitikimų kambarius, valdymo sprendimai jau padėtų organizuoti susitikimus kur kas efektyviau. Kuo kambarių ir jais besinaudojančiųjų daugiau, tuo didesnė tampa ir interesų susikirtimo tikimybė, be to, iškyla kitų nesklandumų, kurie lėtina darbo tempą, sukelia nepasitenkinimą ir neigiamai veikia darbuotojų produktyvumą“, – dėsto Agnė Šimelevičė, „Hansab“ Pardavimų projektų vadovė. Kompanijos sukurtas susitikimų kambarių valdymo sprendimas APEAR rinkoje jau sulaukė pripažinimo būtent dėl savo efektyvumo bei inovatyvaus pritaikymo.

Mažiau konfliktų, daugiau efektyvumo

APEAR sistema susideda iš ekranų, įrengiamų prie susitikimų kambarių, ir programinės įrangos, kuri tiesiogiai integruojama su organizacijos el. pašto kalendorių sistema. Susitikimą galima rezervuoti tiek fiziškai, priėjus prie LCD lietimui jautrių ekranų, tiek naudojantis kalendoriumi savo kompiuteryje – informacija yra susieta, o duomenys joje nuolat atnaujinami. Be to, APEAR turi dar vieną išskirtinę funkciją – didelį ekraną, kuriame rodomi laisvi susitikimų kambariai visame biure ar konkrečiame jo aukšte. Tai ypač aktualu sulaukus netikėto kliento vizito – nebūtina grįžti prie savo kompiuterio arba karštligiškai ieškoti laisvos erdvės: visa informacija matoma vienoje vietoje.

nuotrauka::1 right

Tiek kompiuteryje, tiek ir ekranuose pateikiamos ir kiekvieno susitikimų kambario ypatybės: kokia įranga jame yra, kiek žmonių telpa ir panašiai. Pagal tuos pačius kriterijus galima ir atsirinkti sau tinkamiausią kambarį iš visų galimų. „Taigi erdvės išnaudojamos optimaliai – jei susitinka keli žmonės, jie nerezervuos keliolikos vietų salės. Be to, išvengiama nesusipratimų, kai, tarkime, sukviečiama grupė žmonių prezentacijai, o paaiškėja, kad toje salėje nėra projektoriaus“, – pasakoja „Hansab“ atstovė.

10‘‘ colių ekranas prie susitikimų kambario durų tarnauja ne tik kaip valdymo, bet ir kaip informacijos šaltinis: jame matyti dabartinis užimtumas bei būsimos rezervacijos ir susitikimų pobūdis (kas inicijavo susitikimą ir kokiu tikslu). Ar kambarys šiuo metu laisvas, matyti iš tolo: integruotos LED šoninės juostelės šviečia žaliai arba raudonai. Aiškiai pastebima užimtumo informacija padeda orientuotis, kai kambario prireikia spontaniškai – tarkime, norint netrukdomai pasikalbėti telefonu ar rasti vietos neplanuotai atėjusiam svečiui. Be to, sustiprina ir susitikimų konfidencialumo lygį: matydami degančią raudoną šviesą, reiškiančią, kad kambarys užimtas, į vidų galvų nekaišios kolegos, ieškantys laisvos erdvės.

Sistema padeda išspręsti ir kitą reikšmingą efektyvumo klausimą – kai salės rezervuojamos, bet nenaudojamos. „Jeigu per penkiolika minučių nuo susitikimo pradžios kambarį rezervavęs žmogus neužsiregistruoja, kad atėjo, sistema panaikina rezervaciją, o ekranas automatiškai pakeičia užimtumo būseną į laisvą. Taip pat ir susitikimą baigus anksčiau, nei planuota – išeinant nesunku ekrane spustelėjus mygtuką pažymėti, kad kambarys jau laisvas. Pripažinkime – retas iš mūsų nepamiršta to padaryti grįžęs į savo darbo vietą“, – efektyvumo sprendimus vardina A. Šimelevičė. Dideliame verslo centre arba bendradarbystės erdvėje, kur susitikimų kambariais naudojasi daug skirtingų žmonių, galima įdiegti autentifikaciją su PIN kodu – tuomet į kambarį galės patekti tik jį rezervavęs asmuo.

Lengvai pritaikoma konkrečioms reikmėms

„Hansab“ yra ne tik sprendimo tiekėja, bet ir kūrėja, tad atlieka ir programos palaikymą, visą parą veikiantis serviso centras realiu laiku reaguoja į sutrikimus. APEAR programinė įranga talpinama debesyje arba ją naudojančios įmonės serveryje, organizacijos IT specialistams tereikia sukurti vartotojų teises darbuotojams. Šios taip pat gali būti diferencijuotos: iš anksto galima nustatyti, kokius ir kiek kambarių gali naudoti atskiri departamentai arba apriboti naudojimąsi išskirtinėmis, tik vadovybei skirtomis salėmis.

Unikali ir itin vertinga papildoma APEAR nauda – galimybė personalizuoti tiek programos funkcionalumą, tiek jos aplinką. Pasak A. Šimelevičės sukurti šį kambarių rezervavimo sprendimą ir paskatino užsakovo pageidavimas turėti individualizuotą sistemą: su firminėmis spalvomis, kompanijos logotipais, personalizuotomis žinutėmis ir panašiai. APEAR lengvai adaptuojamas pagal konkrečius poreikius – pradedant spalviniu apipavidalinimu, kitais vaizdiniais elementais, atliepiančiais organizacijos koncepciją ir stilistiką, baigiant pageidaujamomis papildomomis funkcijomis, kaip mobili aplikacija ir kitos. Jei laikui bėgant organizacijoje keičiasi susitikimų kambarių skaičius, planas, dydis ar kiti svarbūs parametrai, įdiegtas sprendimas bet kada gali būti atnaujintas arba praplėstas.

Plačios ir šio susitikimų kambarių rezervavimo sprendimo pritaikymo galimybės – jis tinka ne tik verslo įmonėms, bet ir valstybinėms įstaigoms, mokykloms, verslo centrams ir kitoms organizacijoms. Agnė Šimelevičė neabejoja, kad APEAR naudingas bet kuriai organizacijai, turinčiai bent keletą susitikimo erdvių: „Ir visai nesvarbu, ar jomis naudojamasi vidinėms organizacijos reikmėms – mokymams, posėdžiams ir panašiai, ar susitikimams su išorės klientais. Jeigu tas erdves tenka dalintis skirtingiems žmonėms, rezervacijos sistema aktuali ir reikalinga – tam, kad laikas susitikimams būtų naudojamas protingai ir efektyviai.“

FOTOGALERIJA Kaip išvengti nesklandumų rengiant susitikimus organizacijoje (5 nuotr.)

Gauk nemokamą VERSLO VALDYMO savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:













Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

„Viduramžio krizės“ padariniai – nuosavas verslas: pajamų mažiau, bet nesigaili Premium 2

Išeiti iš perspektyvaus darbo neturint jokio kito pasiūlymo – kodėl gi ne. Nes tada tenka išsigryninti, ką...

Gazelė
2019.10.01
„Verslo žinių“ skaitytojai renka CEO: prasideda I turas 6

Vz.lt skaitytojai balsuodami portale patys renka CEO, lyderį, kuris, jų nuomone, geriausiai reprezentuoja...

Vadyba
2019.10.01
Jurgita Judickienė: nesąžininga konkurencija transporto versle gali smogti ypač skaudžiai Verslo tribūna

Klientų sąrašai, krovinių gabenimo maršrutai, kiekiai, kainos ir kita panašaus pobūdžio informacija...

Vadyba
2019.10.01
Karjerą technologijų srityje padariusios moterys vyks į 100 mokyklų: kodėl vis dar manoma, kad technologijos – vyrų sritis? Verslo tribūna 1

Nors su lyčių stereotipais kovojama nebe pirmus metus, augant informacinių technologijų specialistų...

Technologijos
2019.10.01
Energijos monitoringas: kokias problemas sprendžia ir naudas teikia  Verslo tribūna 2

Duomenys buvo ir yra didelė vertybė, tačiau retas juos panaudoja tinkamai, ypač energetiniame sektoriuje.

Technologijos
2019.10.01
Kaip elgiasi vadovai, kai darbuotojai vaikštinėja į darbo pokalbius Premium 13

Jei žinia apie gero specialisto sprendimą palikti bendrovę trenkia kaip perkūnas iš giedro dangaus,...

Vadyba
2019.10.01
Darželio muštukai užaugę uždirba mažiau 28

Vaiko charakteris pradeda formuotis vos gimus ir daugelis jo bruožų ima ryškėti jau pirmaisiais gyvenimo...

Vadyba
2019.09.28
Kokias algų medianas rugpjūtį mokėjo didžiausi darbdaviai 5

„Sodros“ skelbiami duomenys rodo, kokios algų medianos rugpjūčio mėnesį buvo daugiausia darbuotojų turinčiose...

Vadyba
2019.09.28
Kokias algų medianas rugpjūtį mokėjo geidžiamiausi darbdaviai 3

Naujausi „Sodros“ skelbiami duomenys rodo, kokios algų medianos buvo geidžiamiausiais darbdaviais skelbiamose...

Vadyba
2019.09.27
Darbuotojai didžiuojasi principingais vadovais Premium 4

Žmonėms patinka dirbti bendrovėse, kurių vadovai nebijo pasakyti, ką galvoja ne tik darbo, bet ir...

Vadyba
2019.09.27
Vadovų rokiruotė „Impuls“ įmonių grupėje 7

Sveikatingumo klubų tinklą Baltijos šalyse valdančioje „Impuls“ įmonių grupėje keičiama valdymo struktūra.

Vadyba
2019.09.26
CEO kaitos epidemija: postus palieka dažniau nei per krizę 3

Rugsėjo 25 d. iš postų pasitraukė trys didelių JAV bendrovių vadovai. Adamas Neumannas paskelbė paliekantis...

Trumpalaikių darbo vietų dalis Vokietijos pramonėje pasiekė recesijos lygį 1

Vokietijos pramonės įmonėse auga trumpalaikių darbo vietų skaičius. Įmonių apklausa parodė, kad 5,5%...

Pramonė
2019.09.26
D. Dargis prisijungė prie „Civinity“ valdybos 13

Būsto ir komercinių pastatų administravimo įmonių grupės „Civinity“ valdybą papildė Domas Dargis, Giedrius...

Vadyba
2019.09.26
Š. Ruzgys paliko „Luminor“ grupę 13

Šarūnas Ruzgys, ilgametis bankui „Luminor“ priklausančios investicijų valdymo įmonės „Luminor investicijų...

Rinkos
2019.09.26
SBA grupės valdyboje - nepriklausomas narys 1

Prie SBA verslo grupės valdybos prisijungia nepriklausomas valdybos narys – Petras Jašinskas, anksčiau dirbęs...

Vadyba
2019.09.26
Apdovanotos Vilniaus ir Utenos regionų „Gazelės“

Trečiadienį sostinėje vyksta „Gazelės“ konferencija, į kurią susirinko tiek Vilniaus, tiek Utenos regionų...

Gazelė
2019.09.25
Registrų centro transformacija: mažiau vadovų, daugiau tvarkos Premium 15

Iki šiol gaji nuomonė, kad aršios konkurencijos išvargintiems specialistams ramiu užutėkiu gali tapti...

Vadyba
2019.09.25
Smulkaus ir vidutinio verslo atstovai patirtimi dalinasi „Gazelės“ konferencijoje Vilniuje

Šiandien į sostinę susirinko apie 700 verslininkų iš Vilniaus ir Utenos regionų. Nors regionų ekonominiai...

Gazelė
2019.09.25
Suskaičiuotos didžiausios algų medianos rugpjūčio mėnesį 7

„Sodra“ paskelbė duomenis, iš kurių matyti, kokios didžiausios algų medianos buvo šalies bendrovėse rugpjūčio...

Vadyba
2019.09.25

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau