Nuolatinės veiklos efektyvumo paieškos: ką darome ne taip

Publikuota: 2017-12-03
PwC nuotr.
PwC nuotr.
PwC vyresnioji konsultantė

Susiduriant su tokiais iššūkiais kaip senkančios veiklos kaštų taupymo bei paslaugų kokybės gerinimo idėjos, organizacijų viduje užaugę komandų vadovai, ne visuomet žinantys kaip įgyvendinti naują rolę, tarpusavyje nepakankamai bendradarbiaujančios komandos, iš esmės kitokie Y ir Z kartų reikalavimai bei vis sudėtingesnė kova dėl talentingų darbuotojų, kyla labai natūralus klausimas – kaip su visu tuo susidoroti ir sėkmingai įgyvendinti strateginius organizacijos tikslus?

Siekiant sukurti reikšmingą pokytį, reikalingas kompleksinis sprendimas, apimantis komandų vadovų ir darbuotojų ugdymą, efektyviam kasdieniam veiklos valdymui reikalingų įrankių sukūrimą bei maksimalų darbuotojų įtraukimą į organizacijos veiklos vystymą. Puikus atspirties taškas – vis dažniau taikomi LEAN įrankiai bei praktikos, kurie apima kasdienius 15 min. susirinkimus, skirtus peržiūrėti rezultatus, aptarti svarbiausius dienos prioritetus ir pasidalinti darbo krūvį bei kitas veiksmingas priemones, tokias kaip klaidų mažinimas standartizuojant veiklą ar darbuotojų įgalinimas savarankiškai spręsti problemas.

Dalis organizacijų, jau išbandžiusių šiuos sprendimus, sėkmingai keičia savo veiklos organizavimo būdą bei skaičiuoja svarius veiklos kaštų sutaupymus, džiaugiasi klientų atsiliepimais dėl geresnės paslaugų kokybės, o kartu ir besikeičiančia organizacijos kultūra – darbuotojai tampa labiau įsitraukę, noriai prisiima daugiau atsakomybių, garsiai kalba apie kylančias problemas ir efektyviau jas sprendžia reikiamame (ne tik vadovų) lygmenyje.

Ir visgi pasiekti minėtus rezultatus pavyksta ne visiems. Tad kur gi esminis skirtumas ir ką darome ne taip?

Nepakankamai įsitraukę vadovai

Neretai pradedant pokyčių įgyvendinimą vadovų ryžto nestinga, tačiau jau po kelių savaičių jis ima blėsti – sėkmingi veiklos efektyvumo didinimo projektai pareikalauja bent 20-30%, o neretai ir gerokai daugiau vadovų laiko, tuo tarpu pirmieji rezultatai pastebimi tik po kelių mėnesių.

Tai rimtas iššūkis net stiprioms vadovų komandoms, tad svarbu kritiškai įvertinti savo galimybes ir tinkamai pasiruošti dar planavimo etape. Vadovų įsitraukimas itin svarbus ir siekiant komandų įsitraukimo – darbuotojai, nematydami įkvepiančio pavyzdžio, retai imasi iniciatyvos ir patiki tuo, dėl ko vadovai jau nuleido rankas.

Tikslų neapibrėžtumas

Sėkmingam projekto įgyvendinimui svarbus ir tinkamas tikslų formulavimas. Nepakankamai aiškus ir detalus projekto tikslų apibrėžimas palieka sąlyginai daug erdvės interpretacijoms bei galimiems nesutarimams tiek projekto įgyvendinimo metu, nustatant finansinių, laiko bei žmogiškųjų resursų paskirstymo prioritetus, tiek ir siekiant įvertinti, ar įgyvendintas projektas sukūrė siektiną rezultatą.

Tad dar planuojant projektą būtina nustatyti 3-5 aiškiai apibrėžtus tikslus – šiuo atveju puikiai tinka daugeliui pažįstamas SMART modelis, keliamiems tikslams formuluojantis sekančius kriterijus: konkretūs, išmatuojami, ambicingi, realistiški, apibrėžti laike.

Greitų rezultatų laukimas

Kartu su klientais įgyvendindami įvairius veiklos efektyvinimo projektus pastebime, jog dalis organizacijų tikisi labai greitų rezultatų, pastebimų jau trečią ar ketvirtą projekto įgyvendinimo savaitę. Tačiau daugeliu atveju tai per trumpas laikas esminiams pokyčiams sukurti.

Realūs rezultatai tampa akivaizdūs po bemaž dvigubai ilgesnio laiko, priklausomai nuo pasirinkto veiklos efektyvinimo būdo.

Svarbu įvertinti tai, jog veiklos efektyvumo didinimo projektai – tai visų pirma kultūrinis pokytis, formuojamas naujos komandų elgsenos pagrindu, o tam reikalinga svari laiko investicija. Siekiant paskatinti komandas išlikti įsitraukus ir nenuleisti rankų iki didieji pokyčiai taps matomi, verta tikslingai pastebėti mažus, greitus laimėjimus (angl. quick wins) ir juos ne tik nuosekliai komunikuoti, tačiau kartu ir įvertinti bei atšvęsti.

Komunikacijos stoka

Daugelis organizacijų išties sėkmingai pasiruošia vienam pirmųjų komunikacijos žingsnių – veiklos efektyvumo didinimo projekto pristatymui organizacijai. Vėliau komunikacijai pristinga nuoseklumo tiek turinio, tiek dažnumo prasme.

Apie projekto įgyvendinimo statusą bei pasiektus rezultatus nepakankamai ar netinkamai informuoti darbuotojai linkę vis mažiau įsitraukti į veiklos efektyvinimo projekto veiklas bei kvestionuoti rezultatus ir sukuriamą naudą.

Pagrindinė su komunikacija susijusių iššūkių priežastis – neparengtas komunikacijos planas veiksmingai komunikacijai užtikrinti, kuriame numatomos pagrindinės žinutės atitinkamoms suinteresuotoms šalims, jų dažnis, kanalas bei atsakingi asmenys.

Kartu labai svarbus ir abipusės komunikacijos užtikrinimas – darbuotojų grįžtamasis ryšys įgalina geriau suvaldyti lūkesčius, įvertinti kylančius prieštaravimus bei galimas rizikas ir planuotis tolimesnius sklandžiam projekto įgyvendinimui reikalingus veiksmus.

Iššūkių sąrašą galima papildyti ir neefektyvių pavienių sprendimų, sunkiai veikiančių be visapusiškos sistemos, taikymu ar iš esmės netinkamai pasirinktu sprendimu organizacijos iššūkiams spręsti, nulemtu populiarių sprendimų vaikymosi, prieš tai neskiriant pakankamai dėmesio organizacijos problematikai suvokti.

Komentaro autorė – Ieva Šegždaitė, PwC vyresnioji konsultantė

Autoriaus nuomonė nebūtinai sutampa su redakcijos pozicija.
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą VERSLO naujienlaiškį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 

Verslo žinių pasiūlymai

Nepamirštamos kelionės laiku

Nepamirštamos kelionės laiku

Kas mėnesį laukia nauji įspūdžiai ir netikėti atradimai

NEMOKAMI specializuoti savaitraščiai

NEMOKAMI specializuoti savaitraščiai

Nepraleiskite savo srities naujienų

„Verslo žinių“ akademija

„Verslo žinių“ akademija

Išsamūs praktiniai mokymai ne didesnėse nei 14 dalyvių grupėse

Pažintinis žurnalas

Pažintinis žurnalas

Tiems, kas brangina savo laisvalaikį ir domisi rytojumi

Siekdami pagerinti Jūsų naršymo kokybę, statistiniais ir rinkodaros tikslais šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“), kuriuos galite bet kada atšaukti.
Sutinku Plačiau