Planuojant biudžetą, „Excel“ jau neužtenka

Publikuota: 2017-01-10
„Alna Business Solutions“ SAP sprendimų ekspertė

Biudžeto planavimo procesas yra kasmetinis ritualas, kuris apjungia aukščiausių ir brangiausių įmonės darbuotojų grupę, atitraukia nuo kasdieninių darbų ir verčia susitelkti ateities prognozei ir savo verslo vystymo raidai. Deja, dažnos įmonės ir netgi valstybės biudžetas prieš naują ataskaitinį laikotarpį netampa dėmesio traukos centru.

Jo svarstymai labiau primena kelių „Excel“ lentelės skaičių tampymą, o ne diskusiją apie tai, kiek ir kodėl išleisime, kiek uždirbsime, kaip geriausia tas išlaidas ir pajamas suplanuoti. Ir – svarbiausia: kas iš to? Prioritetų begalybėje paskendę skaičiai kol kas neleidžia susitelkti į svarbiausią klausimą: kokios iš tiesų gerovės norime, kuria kryptimi eiti ir kaip pasiekti tai, ko norime, galų gale, kokia viso to pridėtinė vertė. Tačiau dera priminti, kad jokia gera valdžia nenuves mūsų į ten, kur norime, jei patys to nedarysime.

Biudžetas – vienas svarbiausių metų dokumentų. Štai Estijos finansų ministerija įsidiegė biudžeto planavimo sistemą, apimančią daugiau nei kelis šimtus viešojo sektoriaus institucijų. Taigi ministerija gali kontroliuoti valstybinio biudžeto įvykdymą, sistema apima ir kitus valstybinio biudžeto formavimo procesus. Kas iš to? Biudžeto planavimo trukmė sumažėjo, išsyk padidėjo efektyvumas.

Pasaulis keičiasi greičiau, nei mes galime nuspėti. Vyraujančių tendencijų planuoti, prognozuoti ir tikslinti biudžetą – ne viena. Pvz., modeliavimas. Sudaryti vieno unikalaus plano nepakanka. Visuomet, prieš sudarant detalų biudžetą, iškils klausimų – „o kas, jeigu?“ Iš anksto numatyti keletą galimų biudžeto scenarijų – ne prabanga, o būtinybė. Tai leidžia iš anksto numatyti atsakomuosius veiksmus, greičiau reaguoti į pokyčius, būti pasiruošusiam. Jei ir ne viskam, tai bent sulaukti kuo mažiau netikėtumų.

Populiarėja ir integralus, prielaidomis paremtas planavimas (driver–based planning), kuris leidžia integruoti operatyvinį ir finansinį biudžetus. 2011 m., nurodoma „Ventana Research“ ataskaitoje, tik 6% įmonių, turinčių daugiau nei 100 darbuotojų, turėjo pilną modelį, apibrėžiantį pajamų/sąnaudų priklausomybę nuo žemesnio lygio veiklos rodiklių. Tačiau jau pernai tokių įmonių, pasak minėtos ataskaitos, buvo jau 66%. Žinoma, visų kintamųjų nenumatysi – kartais žalos gali pridaryti ir finansų departamento vadovo sloga... Vis tik įmonės dažnai sudaro modelį, apibrėžiantį finansinio biudžeto priklausomybę nuo integruotų įvairių departamentų pateiktų duomenų, pritaikant atitinkamas maržas, koeficientus ir panašiai. Taigi netikėtumui vietos lieka lyg ir mažiau, tai leidžia lengviau modeliuoti keičiant veiklos rodiklius ir nagrinėjant jų finansines pasekmes. Atsiveria ir galimybė susieti operatyvių planų ir finansinio biudžeto sudarymo procesą.

Tam, kad padidintume tikslumą – ypač taikant prielaidomis paremtus modelius – finansinis biudžetas tampa vis detalesnis. Niekam nėra neįprasta turėti atskirus finansinius planus pagal klientų segmentus, produktų kategorijas, darbuotojų grupes ir panašiai. Tačiau apetitas ateina bevalgant, taigi populiarėja tendencija ir turėti tokį pat arba bent artimą dimensijų detalumą kaip ERP sistemoje. Kartu, aišku, turint plačias galimybes biudžeto vykdymo analizei bet kurio norimu pjūviu. Didesnio žmonių skaičiaus įtraukimas į planavimo procesą irgi būtinas. Detalesnis biudžeto planavimo lygis tiesiog reikalauja daugiau pirminių duomenų, taigi vis žemesnės grandies vadovai turi teikti duomenis biudžeto sudarymui ir atsiskaityti už jo įvykdymą.

Įvertinus tendencijas nesunku pastebėti, kad standartinis planavimo būdas, pvz., naudojant „Excel“ skaičiuoklę arba jos netolimą analogą tampa vis sudėtingesnis. Jo trūkumai yra akivaizdūs: daug nesusistemintos komunikacijos, sudėtinga versijų kontrolė, didelė klaidų tikimybė ir be galo daug sugaišto laiko duomenų kopijavimui, bylų konsolidavimui, tikrinimui, proceso kontrolei ir kitoms pašalinėms, tiesiogiai su biudžeto sudarymu nesusietoms veikloms.

Taigi nieko nuostabaus, kad pasaulyje vyrauja ir kita tendencija – IT sistemų naudojimas biudžeto sudarymui, prognozavimui ir vykdymo kontrolei. Pernai metų PWC ataskaita parodė, kad toks sprendimas ne tik tiesiogiai atsiliepia biudžeto kokybei, bet ir rimtai įtakoja įmones valdymo efektyvumo rodiklius.

Išmatavus finansų kaštus kaip procentą nuo pajamų paaiškėjo, kad yra didelis atotrūkis tarp rinkos vidurkio ir geriausių jos žaidėjų, kurių šis rodiklis yra dvigubai geresnis net lyginant įmones, turinčias panašią apyvartą. Tai, anot PWC, pasiekiama ne paprastu sąnaudų mažinimu, kaip dažnai pasitaiko Lietuvoje, bet efektyvesniu resursų panaudojimu. Vienas iš leidžiančių tai padaryti būdų yra ir technologijų pritraukimas.

Tuo tarpu SAP AG bendrovės atliktos apklausos rodo,kad įdiegus SAP BPC planavimo ir konsolidavimo įrankius galima ženkliai sutaupyti. Pvz., laikas finansinio periodo uždarymui sumažėja 30-50%, o valdymo personalo laikas biudžeto duomenų vedimui, ataskaitų formavimui ir versijų sekimui susitraukia iki 25-45%.

Taip, technologijos yra brangios, įmonėms trūksta laiko ir motyvacijos jų pritraukimui. Bet suskaičiuokime visų biudžeto planavime ir sudaryme dalyvaujančių finansų analitikų, vadovų laiką, įvertinime rizikas, kurias sukelia nekokybiškas planavimas, ir paklauskime: ar tikrai ilgalaikė nauda neatsvers dabartinių investicijų?

Komentaro autorė – Natalija Levit, „Alna Business Solutions“ SAP sprendimų ekspertė

Autoriaus nuomonė nebūtinai sutampa su redakcijos pozicija.
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą FINANSŲ IR APSKAITOS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
V.Vasilauskas: mokesčių reforma be pensijų reformos „neskrenda“ Premium

Apie euro zonos tendencijas, tektoninius lūžius Lietuvoje dabar ir po dešimties metų, būtinybę plėsti...

Finansai
08:15
Pildosi net ir „dirvonavusios“ LEZ 2

Metams artėjant į pabaigą, laisvųjų ekonominių zonų (LEZ) vadovai trina rankas: apie įkurtuves jų valdose...

Finansai
06:30
Dėl švenčių persikelia mokesčių mokėjimo datos

Valstybinė mokesčių inspekcija primena, kad baigiantis metams įmonės turi laiku sumokėti privalomus...

Finansai
2017.12.14
Progresiniai mokesčiai taikosi į 80.000 dirbančiųjų Premium 40

Latvijoje nuo kitų metų įsigalioja progresiniai pajamų mokesčio tarifai. Lietuvoje Seimas prie šio klausimo...

Finansai
2017.12.14
Šapoka: kitąmet pasislėpti nuo mokesčių bus sudėtingiau 12

Po 2018 m. Finansų ministerija planuoja toliau mažinti darbo santykių apmokestinimą, lopyti mokesčių sistemos...

Verslo aplinka
2017.12.14
Kompromisas dėl GPAIS: valdžia prabilo pereinamąjį laikotarpį Premium 2

25.000 Lietuvos įmonių su didėjančiu nerimu laukia sausio 1 d., kai Lietuvoje startuos Vieninga gaminių,...

„Fintech“ grupė siūlo lengvatas smulkiems investuotojams 1

Jeigu asmuo iš asmeninės sąskaitos investuoja ne daugiau nei 20.000 Eur, iš to gaunamos pajamos turėtų būti...

Technologijos
2017.12.14
Premjeras: antrosios pensijų pakopos nenaikinsim, bet jos korekcijų bus 15

Vyriausybė ruošia pensijų sistemos pertvarką. Viena pagrindinių minčių – valstybės įmokas į II pakopos fondus...

Finansai
2017.12.13
Kas laukia 2018 m.: visi mokesčių pakeitimai Premium

Pateikiame visas nuo kitų metų įsigaliosiančias naujoves.

Finansai
2017.12.13
Pyragą perskirstyti – ne ambicija, tikroji užduotis – jį padidinti 2

Mokestinė politika turi būti įrankis užsibrėžtiems tikslams pasiekti ir pasirinktam ekonomikos plėtojimo...

Verslo aplinka
2017.12.13
Mokesčių pakeitimai: žaidžiame lengvatų žaidimą 4

Labai gaila, kad „Sodros“ įmokų viršutinė riba gyventojams buvo pažadėta, tačiau šie pažadai kaip ir kitus...

Verslo aplinka
2017.12.13
Daugiau kaip tūkstantis apmokestinimo sutarčių netenka pranašumų Premium

Kipro ir Rusijos dvigubo apmokestinimo išvengimo sutartis greitai gali netekti pranašumų, toks pats likimas...

Finansai
2017.12.13
Kaunas centralizavo buhalteriją – planuoja sutaupyti 1,2 mln. Eur 9

Visų Kauno miesto savivaldybei priklausančių įstaigų – mokyklų, darželių, kultūros bei sporto organizacijų –...

Finansai
2017.12.13
Metai be proveržio, kur valdžia ves 2018-aisiais? 5

Seimo valdantieji praėjusį rudenį dūsavo, kad 2017-uosius teks gyventi su praėjusios valdžios sudarytu...

Verslo aplinka
2017.12.13
Pinigai – prekybai, statyboms ir gynybos sektoriui Premium

Mažmenininkai, gynybos pramonės įmonės, statybų sektorius, tikėtina, turės daugiausia naudos dėl kitąmet...

Verslo aplinka
2017.12.13
Sveikatos biudžetas kitąmet kiek didesnis nei šiemet

Seimas antradienį patvirtino 2018 m. Privalomojo sveikatos draudimo fondo (PSDF) biudžetą, kuris bus apie 7%...

Verslo aplinka
2017.12.12
Priimtajame „Sodros“ kitų metų biudžete – perteklius

Seimo priimtame kitų metų „Sodros“ biudžete pajamos viršys išlaidas daugiau kaip pora šimtų milijonų eurų. Be...

Verslo aplinka
2017.12.12
Aiškėja, kad kasos kvitus privalu išduoti ne visuomet 9

Prasidėjus kvitų loterijai, VMI paaiškina, kada verslas neprivalo išduoti kasos aparato kvitų ir kokie kvitai...

Finansai
2017.12.12
Seimas priėmė kitų metų valstybės biudžetą 4

Šiomis dienomis pirmąsias darbo metines mininti Sauliaus Skvernelio vadovaujama Vyriausybė užsitikrino...

Verslo aplinka
2017.12.12
Klaipėdos uostas po 7 metų pertraukos mokės dividendus Premium 1

Valstybės įmonė Klaipėdos valstybinio jūrų uosto direkcija kitąmet pirmąkart po septynerių metų pertraukos...

Transportas
2017.12.12

Verslo žinių pasiūlymai

Nepamirštamos kelionės laiku

Nepamirštamos kelionės laiku

Kas mėnesį laukia nauji įspūdžiai ir netikėti atradimai

NEMOKAMI specializuoti savaitraščiai

NEMOKAMI specializuoti savaitraščiai

Nepraleiskite savo srities naujienų

„Verslo žinių“ akademija

„Verslo žinių“ akademija

Išsamūs praktiniai mokymai ne didesnėse nei 14 dalyvių grupėse

Pažintinis žurnalas

Pažintinis žurnalas

Tiems, kas brangina savo laisvalaikį ir domisi rytojumi

Siekdami pagerinti Jūsų naršymo kokybę, statistiniais ir rinkodaros tikslais šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“), kuriuos galite bet kada atšaukti.
Sutinku Plačiau