Planuojant biudžetą, „Excel“ jau neužtenka

Publikuota: 2017-01-10
Atnaujinta 2017-09-29 13:07
„Alna Business Solutions“ SAP sprendimų ekspertė

Biudžeto planavimo procesas yra kasmetinis ritualas, kuris apjungia aukščiausių ir brangiausių įmonės darbuotojų grupę, atitraukia nuo kasdieninių darbų ir verčia susitelkti ateities prognozei ir savo verslo vystymo raidai. Deja, dažnos įmonės ir netgi valstybės biudžetas prieš naują ataskaitinį laikotarpį netampa dėmesio traukos centru.

Jo svarstymai labiau primena kelių „Excel“ lentelės skaičių tampymą, o ne diskusiją apie tai, kiek ir kodėl išleisime, kiek uždirbsime, kaip geriausia tas išlaidas ir pajamas suplanuoti. Ir – svarbiausia: kas iš to? Prioritetų begalybėje paskendę skaičiai kol kas neleidžia susitelkti į svarbiausią klausimą: kokios iš tiesų gerovės norime, kuria kryptimi eiti ir kaip pasiekti tai, ko norime, galų gale, kokia viso to pridėtinė vertė. Tačiau dera priminti, kad jokia gera valdžia nenuves mūsų į ten, kur norime, jei patys to nedarysime.

Biudžetas – vienas svarbiausių metų dokumentų. Štai Estijos finansų ministerija įsidiegė biudžeto planavimo sistemą, apimančią daugiau nei kelis šimtus viešojo sektoriaus institucijų. Taigi ministerija gali kontroliuoti valstybinio biudžeto įvykdymą, sistema apima ir kitus valstybinio biudžeto formavimo procesus. Kas iš to? Biudžeto planavimo trukmė sumažėjo, išsyk padidėjo efektyvumas.

Pasaulis keičiasi greičiau, nei mes galime nuspėti. Vyraujančių tendencijų planuoti, prognozuoti ir tikslinti biudžetą – ne viena. Pvz., modeliavimas. Sudaryti vieno unikalaus plano nepakanka. Visuomet, prieš sudarant detalų biudžetą, iškils klausimų – „o kas, jeigu?“ Iš anksto numatyti keletą galimų biudžeto scenarijų – ne prabanga, o būtinybė. Tai leidžia iš anksto numatyti atsakomuosius veiksmus, greičiau reaguoti į pokyčius, būti pasiruošusiam. Jei ir ne viskam, tai bent sulaukti kuo mažiau netikėtumų.

Populiarėja ir integralus, prielaidomis paremtas planavimas (driver–based planning), kuris leidžia integruoti operatyvinį ir finansinį biudžetus. 2011 m., nurodoma „Ventana Research“ ataskaitoje, tik 6% įmonių, turinčių daugiau nei 100 darbuotojų, turėjo pilną modelį, apibrėžiantį pajamų/sąnaudų priklausomybę nuo žemesnio lygio veiklos rodiklių. Tačiau jau pernai tokių įmonių, pasak minėtos ataskaitos, buvo jau 66%. Žinoma, visų kintamųjų nenumatysi – kartais žalos gali pridaryti ir finansų departamento vadovo sloga... Vis tik įmonės dažnai sudaro modelį, apibrėžiantį finansinio biudžeto priklausomybę nuo integruotų įvairių departamentų pateiktų duomenų, pritaikant atitinkamas maržas, koeficientus ir panašiai. Taigi netikėtumui vietos lieka lyg ir mažiau, tai leidžia lengviau modeliuoti keičiant veiklos rodiklius ir nagrinėjant jų finansines pasekmes. Atsiveria ir galimybė susieti operatyvių planų ir finansinio biudžeto sudarymo procesą.

Tam, kad padidintume tikslumą – ypač taikant prielaidomis paremtus modelius – finansinis biudžetas tampa vis detalesnis. Niekam nėra neįprasta turėti atskirus finansinius planus pagal klientų segmentus, produktų kategorijas, darbuotojų grupes ir panašiai. Tačiau apetitas ateina bevalgant, taigi populiarėja tendencija ir turėti tokį pat arba bent artimą dimensijų detalumą kaip ERP sistemoje. Kartu, aišku, turint plačias galimybes biudžeto vykdymo analizei bet kurio norimu pjūviu. Didesnio žmonių skaičiaus įtraukimas į planavimo procesą irgi būtinas. Detalesnis biudžeto planavimo lygis tiesiog reikalauja daugiau pirminių duomenų, taigi vis žemesnės grandies vadovai turi teikti duomenis biudžeto sudarymui ir atsiskaityti už jo įvykdymą.

Įvertinus tendencijas nesunku pastebėti, kad standartinis planavimo būdas, pvz., naudojant „Excel“ skaičiuoklę arba jos netolimą analogą tampa vis sudėtingesnis. Jo trūkumai yra akivaizdūs: daug nesusistemintos komunikacijos, sudėtinga versijų kontrolė, didelė klaidų tikimybė ir be galo daug sugaišto laiko duomenų kopijavimui, bylų konsolidavimui, tikrinimui, proceso kontrolei ir kitoms pašalinėms, tiesiogiai su biudžeto sudarymu nesusietoms veikloms.

Taigi nieko nuostabaus, kad pasaulyje vyrauja ir kita tendencija – IT sistemų naudojimas biudžeto sudarymui, prognozavimui ir vykdymo kontrolei. Pernai metų PWC ataskaita parodė, kad toks sprendimas ne tik tiesiogiai atsiliepia biudžeto kokybei, bet ir rimtai įtakoja įmones valdymo efektyvumo rodiklius.

Išmatavus finansų kaštus kaip procentą nuo pajamų paaiškėjo, kad yra didelis atotrūkis tarp rinkos vidurkio ir geriausių jos žaidėjų, kurių šis rodiklis yra dvigubai geresnis net lyginant įmones, turinčias panašią apyvartą. Tai, anot PWC, pasiekiama ne paprastu sąnaudų mažinimu, kaip dažnai pasitaiko Lietuvoje, bet efektyvesniu resursų panaudojimu. Vienas iš leidžiančių tai padaryti būdų yra ir technologijų pritraukimas.

Tuo tarpu SAP AG bendrovės atliktos apklausos rodo,kad įdiegus SAP BPC planavimo ir konsolidavimo įrankius galima ženkliai sutaupyti. Pvz., laikas finansinio periodo uždarymui sumažėja 30-50%, o valdymo personalo laikas biudžeto duomenų vedimui, ataskaitų formavimui ir versijų sekimui susitraukia iki 25-45%.

Taip, technologijos yra brangios, įmonėms trūksta laiko ir motyvacijos jų pritraukimui. Bet suskaičiuokime visų biudžeto planavime ir sudaryme dalyvaujančių finansų analitikų, vadovų laiką, įvertinime rizikas, kurias sukelia nekokybiškas planavimas, ir paklauskime: ar tikrai ilgalaikė nauda neatsvers dabartinių investicijų?

Komentaro autorė – Natalija Levit, „Alna Business Solutions“ SAP sprendimų ekspertė

Autoriaus nuomonė nebūtinai sutampa su redakcijos pozicija.
Rašyti komentarą

Rašyti komentarą

Gauk nemokamą FINANSŲ IR APSKAITOS savaitraštį į savo el.pašto dėžutę:

Pasirinkite Jus dominančius NEMOKAMUS savaitraščius:















Svarbiausios dienos naujienos trumpai:



 
Jeffas Bezosas tapo turtingiausiu žmogumi šių laikų istorijoje 3

El. prekybos milžinės „Amazon“ įkūrėjo ir vadovo Jeffo Bezoso turto vertė pirmadienį perkopė 150 mlrd. USD.

Vadyba
2018.07.17
Trumpesni senaties terminai – mažiau delspinigių Premium 1

Trumpesnis senaties terminas Lietuvoje pagerins mokestinę aplinką. Jo sutrumpinimas nuo 3 iki 5 metų rodo,...

Finansai
2018.07.17
VMI paaiškina Seimo priimtus gyventojų pajamų mokesčio pakeitimus 11

Valstybinė mokesčių inspekcija informuoja apie šių metų birželio 28 d. Seimo priimtus Gyventojų pajamų...

Finansai
2018.07.17
Interviu: kaip Lietuvai patekti į „Doing Business“ 10-uką ir nesugriauti pensijų sistemos Premium 2

Kad patektų į verslui patraukliausių šalių dešimtuką, Lietuvai pertvarkyti mokesčių sistemos nepakaks. Kur...

Verslo aplinka
2018.07.17
Pasitikrinkite, ar nesate „Cryptojacking” taikinyje 2

Visame pasaulyje plinta „Blockchain” taikymas įvairiose srityse, todėl nenuostabu, kad šios technologijos...

Finansai
2018.07.16
„TransferGo“ gavo elektroninių pinigų licenciją 3

Lietuvos bankas suteikė elektroninių pinigų įstaigos licenciją piniginių perlaidų startuoliui „TransferGo“.

Technologijos
2018.07.16
Didžiausių Lietuvos bendrovių TOP 1000: verslas nusiteikęs optimistiškai Premium 2

Įvairių sričių įmonių vadovai džiugiai nusiteikę ne tik kalbėdami apie praėjusių metų rezultatus, bet ir...

Verslo klasė
2018.07.16
Pinigai, keliantys galvos skausmą 14

Pinigai, kaip ir lazda, irgi turi du galus: galvą skauda, kai jų nėra, bet, ko gero, dar labiau skauda, kai...

Finansai
2018.07.16
Agrokoncerną vejasi trąšų muitai Premium 3

Muitinės departamentas (MD) įsivėlė į ikiteisminį ginčą su rusiškų trąšų importuotojais dėl priskaičiuotų...

Agroverslas
2018.07.16
Ar svarbu, kas moka mokesčius nuo algos 34

Nuo 2019 m. Lietuvoje įsigalioja nauja atlyginimų skaičiavimo tvarka, kai „Sodros“ įmokos bus konsoliduotos...

Finansai
2018.07.14
Dvigubos atsakomybės už nesumokėtus mokesčius nebebus 1

Įsigaliojus Mokesčių administravimo įstatymo pakeitimams, asmuo už mokestinius pažeidimus nebus baudžiamas du...

Finansai
2018.07.13
Apklausa: sumažėjo manančių, kad būstas brangs 2

Šių metų antrąjį ketvirtį sumažėjo gyventojų dalis, manančių, kad per ateinančius 12 mėnesių būstas brangs.

Statyba ir NT
2018.07.12
VMI galės atskleisti daugiau informacijos apie mokesčių mokėtoją 6

Nuo 2019 m. sausio 1 d. paslaptyje nebus laikoma, ar mokesčių mokėtojas – juridinis asmuo arba individualia...

Finansai
2018.07.12
Įstatymų pinklių įkaitai 7

Klampiai surašyti teisiniai aktai palieka terpę interpretacijoms, todėl skirtingas dviprasmiškų nuostatų...

Finansai
2018.07.11
Teismas gyventojui leido atskaityti palūkanas Premium

Parduodant nekilnojamąjį turtą, obligacijas ar automobilį ir apskaičiuojant mokesčius, prie jų įsigijimo...

Finansai
2018.07.10
Fondų dėka – mažesnė rizika investuotojams Rėmėjo turinys

Rizikos kapitalas – tai alternatyvus verslo finansavimo šaltinis, kai investuojama į nuosavą įmonių kapitalą.

2018.07.10
Namų ūkių skola toliau auga

Lietuvos banko paskelbti 2018 m. I ketv. finansinių sąskaitų duomenys rodo, kad namų ūkių skola ir toliau...

Finansai
2018.07.09
Pasaulio banko ekspertas apie pensijų reformą: II pakopa „nebebus įdomi taupantiems“ 38

Pakeitusi gyventojų apmokestinimą ir pensijų sistemą Lietuvos vyriausybė siekė sustiprinti socialinę...

Finansai
2018.07.09
10 didžiausių Lietuvos bendrovių pagal 2017 m. pajamas 11

Kaip ir kasmet „Verslo žinios“ sudarė bendrovių TOP 1000 pagal jų gautas pajamas 2017 m.  VŽ siūlo...

Verslo aplinka
2018.07.09
Lietuvos bankas nepatikėjo mįslinga 5.000 Eur dingimo iš sąskaitos istorija 9

Lietuvos bankas, atsakingas už vartotojų ginčų su komerciniais bankais sprendimą, atmetė SEB banko klientės...

Rinkos
2018.07.09

Verslo žinių pasiūlymai

Šioje svetainėje naudojame slapukus (angl. „cookies“). Jie padeda atpažinti prisijungusius vartotojus, matuoti auditorijos dydį ir naršymo įpročius; taip mes galime keisti svetainę, kad ji būtų jums patogesnė.
Sutinku Plačiau